Магическая уборка на работе. Создайте идеальную атмосферу для продуктивности и творчества в офисе или дома
Скотт Соненшайн
Мари Кондо
Метод КонМари. Японские секреты идеального порядка
Первая книга Мари Кондо стала мировым бестселлером и помогла миллионам людей по всему миру разобрать завалы ненужного хлама и полюбить свои дома. Теперь она предлагает навести порядок на рабочем месте, где бы вы ни трудились: в офисе, дома или в мастерской. Ведь когда нам комфортно, светло и уютно, мы больше успеваем и меньше устаем.
Кипы документов на рабочем столе, бесполезные чаты и созвоны, бесконечные электронные письма и срочные задачи опустошают и лишают мотивации, ограничивают продуктивность и возможности карьерного роста.
В новой книге Мари Кондо предлагает стратегии, которые помогут правильно организовать рабочее пространство, создать вдохновляющую атмосферу, освободить место в календаре для действительно важных задач, улучшить отношения с коллегами, наполнить профессиональную жизнь радостью и удовольствием. Используя всемирно известный метод уборки КонМари и передовые исследования в тайм-менеджменте, «Магическая уборка на работе» раз и навсегда решает проблему беспорядка на рабочем месте и неэффективной траты времени, чтобы наслаждаться успешной карьерой.
В формате PDF A4 сохранён издательский дизайн.
Мари Кондо, Скотт Соненшайн
Магическая уборка на работе: создайте идеальную атмосферу для продуктивности и творчества в офисе или дома
Посвящается моей семье, дому и всему, что поддерживает меня и зажигает в моей жизни искры радости, – с благодарностью.
М.К.
Моим маме и папе:
Я наконец научился наводить порядок!
С.С.
Marie Kondo and Scott Sonenshein
JOY AT WORK
Copyright © 2020 by Marie Kondo/KonMari Media Inc. (KMI) and Scott Sonenshein. This translation arranged through Gudovitz & Company Literary Agency, and InkWell Management
© Мельник Э.И., перевод на русский язык, 2021
© ООО «Издательство «Эксмо», 2021
Заметки для читателя
Хотя над книгой мы работали вместе, каждый из нас взял на себя ответственность за часть текста. Мари – автор вступления и 1, 2, 3 и 11-й глав; эти страницы подписаны ее именем. Скотт писал 4, 5, 6, 7, 8, 9 и 10-ю главы, над которыми указано его авторство. Кроме того, мы оставили комментарии к главам друг друга – они размещены в тексте как отдельные вставки.
Истории и примеры из этой книги – фрагменты биографии реальных людей. Иногда их имена изменены из соображений легкости чтения и сохранения конфиденциальности.
Вступление
Ваш рабочий стол всегда завален кипами документов? Уфф! Где же тот отчет, что я должен сдать завтра?
Вы безнадежно опаздываете с ответами на электронные письма, как бы часто их ни проверяли? «По поводу письма, которое мы направили вам вчера…» Какого еще письма?!
Ваше расписание забито встречами с людьми, которых вы даже видеть не хотите?
Каждый ваш день – это «день сурка», потому что вы напрочь забываете, что на самом деле хотели сделать?
Вам трудно принимать решения?
Вы задаетесь вопросами: И что, вот это вот – вся моя жизнь? Только и успеваешь вычеркивать пункты из списка дел! Неужели нет способа вернуть порядок в мою работу, карьеру, жизнь, наконец?
Если на все эти вопросы вы со вздохом отвечаете: «Да, да, да, это так!» – тогда есть одно решение – навести порядок.
Эта книга не только о том, как убраться на рабочем месте. Она еще и о том, как упорядочить и материальные, и нематериальные аспекты вашей работы, включая цифровые данные, время, сеть контактов. А еще – о том, как вдохнуть радость в вашу профессиональную жизнь.
Многие люди впадают в уныние, стоит только заговорить с ними о необходимости навести порядок. «Да нет у меня на это времени, нет! Я загружен под завязку!» – протестуют они. «Я и так принимаю слишком много решений, чтобы еще о какой-то там уборке думать», – говорят одни, а другие утверждают: «Я через все это уже проходила. Разобрала документы, но теперь все снова вернулось к полному хаосу».
Очень многие не верят в то, что в работе можно находить радость. «Весь день проходит в бесполезных совещаниях. И никакая уборка, никакой порядок этого не изменит, – настаивают они. – Кроме того, слишком многое просто не в моей власти. Работа в радость? Не смешите меня!» Однако в действительности именно качественное наведение порядка способно наполнить работу радостью.
Эта тема – уборка и наведение порядка – увлекала меня с пяти лет. Интерес к ней я пронесла через годы учебы и сделала свои первые шаги как консультант по уборке в девятнадцать лет, еще учась в университете. «Метод КонМари» рождался из моего опыта, пока я учила людей правильно наводить порядок.
Мой подход отличается двумя характерными чертами. Во-первых, он прост, но эффективен, гарантируя, что вы больше никогда не вернетесь к захламленности. А во-вторых, в нем применяется уникальный критерий отбора – выбирать то, что приносит радость. Задаваясь вопросом: «Приносит ли это радость?», мы входим в контакт со своим внутренним «я» и выясняем, что для нас действительно важно. Результатом становится устойчивая перемена в поведении, переводящая жизнь на позитивные рельсы.
Я рассказала об этом методе в книге «Магическая уборка». Переведенная на сорок языков, она продана общим тиражом более чем двенадцать миллионов экземпляров. Последние несколько лет я езжу по всему миру, рассказывая о своем методе. И постоянно всплывает один и тот же вопрос: как навести порядок на рабочем месте и вдохнуть радость в работу?
Большинство людей считают меня специалистом по созданию чистоты и уюта в доме, а не экспертом по наведению порядка на рабочем месте, не говоря уже о развитии карьеры. Однако в юности, работая в одной японской компании, в свободное время я учила руководителей разных фирм наводить порядок в офисе. Даже коллеги из фирмы, где я трудилась официально, просили у меня совета. В итоге эти уроки начали отнимать у меня столько времени, что я наконец решила уйти с прежнего места и начать карьеру независимого консультанта.
Подготовленные мною консультанты продолжают ту же линию, давая уроки и читая лекции о наведении порядка на рабочем месте с использованием метода КонМари. Они делятся друг с другом знаниями и наработанным опытом. Благодаря этому становится ясно, что порядок на рабочем месте значительно увеличивает эффективность и усиливает радость, которую мы получаем от своей деятельности.
Например, клиенты рассказывали нам, что наведение порядка увеличивает результативность продаж на двадцать процентов, повышает эффективность настолько, что теперь они могут уходить домой на два часа раньше обычного, и помогает им заново оценить смысл своей работы, вновь проникнуться любовью к ней. И не сосчитать, сколько мы видели примеров, когда наведение порядка улучшало трудовую жизнь людей – как в материальном плане, так и в психологическом. Как уборка дома вдыхает радость в нашу частную жизнь, так приведение рабочего места в порядок дарит нам радость на работе, помогая стать более организованными и добиться лучших результатов. Наша книга раскрывает секреты этого процесса.
Разумеется, не все составляющие работы можно оценивать только по «критерию радости». Есть еще правила компании, которым надо следовать; начальство, которое принимает решения, влияющие на нашу работу; коллеги, с которыми мы сотрудничаем. Да и одной уборки физического пространства недостаточно, чтобы все в работе шло легко и гладко. Мы будем способны испытывать настоящую радость от трудовой жизни только тогда, когда приведем в порядок все ее аспекты, включая электронную переписку, цифровые данные, связанные с работой задачи, деловые встречи и совещания.
И в этом вопросе эстафетную палочку перехватывает мой соавтор Скотт. Скотт, организационный психолог и профессор бизнес-школы Университета Райса, находится на передовой фронта исследований, главная цель которых состоит в создании удовлетворительного и радостного профессионального пути. Его работа охватывает широкий спектр тем, включая вопросы о том, как добиться позитивной и осмысленной трудовой жизни, стать эффективным и продуктивным на рабочем месте, освоить навыки решения задач в бизнесе. Основанная на результатах этих исследований книга-бестселлер «Стретч»[1 - Stretch: Unlock the Power of Less and Achieve More Than You Ever Imagined («Стретч: откройте силу меньшего, чтобы достигать больше, чем вы могли себе представить»).], написанная Скоттом, показывает, как обрести успех и удовлетворенность своей работой, используя то, что у нас уже есть, будь то навыки, знания или предметы. Все это делает его одним из ведущих специалистов в вопросе о том, как вдохнуть радость в работу. На страницах нашей книги Скотт приводит данные новейших научных исследований, касающихся наведения порядка, и дает практические уроки по «расчистке» нематериальных аспектов трудовой жизни.
В первой главе мы приводим данные, связанные с наведением порядка, которые наверняка подстегнут вашу мотивацию. Главы вторая и третья посвящены организации рабочего места. В главах с четвертой по девятую разбираются вопросы организации таких областей трудовой жизни, как цифровые данные, время, решения, деловые связи, совещания и трудовые коллективы. Глава десятая расскажет, как приумножить эффект наведения порядка, «заразив» им свою компанию. Заключительная глава выходит за рамки темы собственно уборки и наведения порядка, рекомендуя шаги, которые можно предпринять, чтобы повседневная работа приносила еще больше удовольствия, а также показывая, какой образ мыслей и психологический подход ведут к полной радости карьере. В эту главу включены истории из моего собственного опыта. Их цель – помочь вам задуматься о том, как лично вы можете вдохнуть радость в свою трудовую жизнь.
Порядок на рабочем месте значительно увеличивает эффективность и усиливает радость, которую мы получаем от своей деятельности.
Мы надеемся, что вы воспользуетесь этой книгой как универсальным ключом, отпирающим двери к радостной профессиональной жизни.
1. Зачем наводить порядок?
Утро понедельника… И что же первым делом приветствует вас, когда вы приходите на работу?
Для многих это рабочий стол, с которого на них смотрят вещи, вещи, вещи!.. Кипы документов, разбросанные скрепки, невскрытые конверты с письмами, принесенные неизвестно кем, неизвестно когда, непрочитанные книги и компьютер, весь облепленный, точно пластырем, клейкими листочками с напоминаниями. А под столом затаились в засаде пакеты с рекламными сувенирами от клиентов. Уверена, при виде этой картины большинство из нас испускают глубокий вздох и задумываются: да как вообще можно что-то сделать, когда рабочий стол пребывает в таком первобытном хаосе?
Аки, офисная сотрудница агентства по торговле недвижимостью, была одной из тех, кому неряшливый рабочий стол причинял невыразимые страдания. Несмотря на его довольно скромные размеры (Аки легко дотягивалась рукой до противоположной стороны столешницы, да и ящиков было всего три), она никогда не могла в нем ничего найти. Перед каждым совещанием женщина лихорадочно перерывала все вещи в поисках очков, ручки или папки, а документы и материалы часто приходилось распечатывать заново, поскольку они никак не находились. Сколько раз у нее лопалось терпение, и она решала – непременно займусь столом и организую все как надо! Но к вечеру, как обычно, наваливалась усталость, и Аки откладывала эту задачу «до завтра», перед уходом складывая все материалы, которыми пользовалась за день, в одну кучу и сдвигая вбок. Ну и, конечно же, на следующий день начинались новые раскопки в этой несчастной куче, ведь без нужных материалов невозможно было приступить к работе. К тому времени как это ей наконец удавалось, сил уже не было.
– Когда сидишь за захламленным столом, это нагоняет жуткую тоску, – призналась она мне.
Увы, у Аки была более чем веская причина для уныния.
Разнообразные исследования доказывают, что окружающий хаос обходится нам намного дороже, чем мы могли себе представить, причем расплачиваться приходится неоднократно и разными способами. В ходе опроса 1000 работающих взрослых американцев 90 процентов из них сказали, что чувствуют негативное воздействие[2 - «…90 процентов из них сказали, что чувствуют негативное воздействие…»: OfficeMax (2011). 2011 Workspace Organization Survey. http://multivu.prnewswire.com/mnr/officemax/46659/docs/46659-NewsWorthy_Analysis.pdf (дата обращения 11.10.2017).] захламленности на свою жизнь. Чаще всего они указывали на плохую продуктивность, негативную психологическую установку, ослабленную мотивацию и снижение уровня счастья.
Кроме того, захламленность отрицательно влияет на здоровье. По данным ученых из Калифорнийского университета в Лос-Анджелесе, среда, в которой слишком много вещей, вызывает повышение уровня кортизола[3 - «…среда, в которой слишком много вещей, вызывает повышение уровня кортизола…»: Saxbe, D. E., & Repetti, R. (2010). No place like home: Home tours correlate with daily patterns of mood and cortisol. Personality and Social Psychology Bulletin 36 (1), с. 71–81.] – основного гормона стресса. Хронически высокий уровень кортизола делает нас более восприимчивыми к депрессии, способствует возникновению бессонницы и других психических расстройств, а также таких связанных со стрессом проблем, как болезни сердца, повышенное артериальное давление и диабет.
Вдобавок недавние психологические исследования показывают, что неупорядоченная среда угнетает головной мозг[4 - «…неупорядоченная среда угнетает головной мозг»: Kastner, S., & Ungerleider, L. G. (2000). Mechanisms of visual attention in the human cortex. Annual Review of Neuroscience 23, с. 315–341.]. Когда мы окружены избытком вещей, наш мозг настолько занят их регистрированием, что мы не можем сфокусироваться на том, что делаем в данный момент – например, на рабочем задании, лежащем перед нами на столе, или общении с другими людьми. Мы отвлекаемся, испытываем стресс и тревожность, и к тому же это отражается на нашей способности принимать решения. Похоже на то, что захламленность – просто магнит для несчастий. Более того, полученные данные показывают, что люди вроде меня, которые при виде захламленного помещения приходят в восторг и засучивают рукава, горя желанием навести порядок, – исключение, а не правило.
Но захламленность мучает не только отдельных людей. Она вредит и бизнесу. Вам случалось убивать часы на поиски в офисе чего-то нужного и важного? Или терять это нужное и важное безвозвратно? Почти половина офисных работников признаются[5 - «…половина офисных работников признаются…»: Brother International (2010). White paper: The Costs Associated with Disorganization, http://www.brother-usa.com/ptouch/meansbusiness/ (дата обращения 09.10.2017).], что теряют каждый год как минимум одну важную вещь, связанную с работой. Это может быть папка с документами, калькулятор, флешка, портфель для бумаг, ноутбук или сотовый телефон. Мало того, что замена этих предметов стоит денег, в первую очередь их потеря создает эмоциональный стресс и… ненужный мусор, который загрязняет окружающую среду! Но главная потеря – время, потраченное на поиски этих предметов. Данные исследований свидетельствуют о том, что поиски потерянных вещей отнимают в среднем около одной полной рабочей недели в год на каждого сотрудника. За четыре года выходит целый месяц. Только в одних Соединенных Штатах ежегодно эта потеря продуктивности, конвертированная в деньги, доходит приблизительно до 89 миллиардов долларов. Эта сумма более чем вдвое превышает общие прибыли пяти крупнейших мировых корпораций.
Эти цифры ошеломляют, но они отражают реальность. Захламленность способна быть тем еще разрушителем. Но все же нет причин сходить с ума от беспокойства. Все эти проблемы можно решить, наведя порядок.
Захламленность – просто магнит для несчастий.
Как уборка рабочего места изменила мою жизнь
Окончив университет, я получила работу в кадровом агентстве, в отделе корпоративных продаж. Однако эйфория от того, что я стала полноправной сотрудницей, продлилась не долго. Хотя для новичков на рабочем месте первоначальные трудности – обычное дело, моя результативность в продажах никак не росла. Из пятнадцати человек, пришедших на работу в одном году со мной, я всегда болталась в нижней тройке.
Я приходила на работу заранее, часами висела на телефоне, пытаясь договориться о встрече с перспективными клиентами. Ходила на встречи, о которых удавалось договориться, а в промежутках между звонками и встречами составляла списки других потенциальных клиентов. По вечерам перехватывала миску горячей лапши в магазинчике, располагавшемся в одном здании с нашей компанией, а потом возвращалась за свой стол готовить материалы. Казалось, я только и делала, что работала, но результатов все не было.
Однажды после очередного безрезультатного раунда звонков я с глубоким вздохом отложила телефон и уныло повесила голову. Когда мой взгляд уперся в столешницу, я даже вздрогнула, внезапно осознав, какой на ней царит беспорядок. Вокруг клавиатуры веером рассыпались устаревшие списки продаж. Еще там были черновик недоделанного контракта, бумажный стаканчик с недопитым чаем, скукожившийся чайный пакетик, открытая бутылка воды недельной давности, клочки бумаги, на которых я записывала советы коллег, непрочитанная книжка по бизнесу, которую кто-то мне рекомендовал, ручка без колпачка, степлер, которым я собиралась скрепить какие-то листки, да так и забыла…
Я не могла поверить своим глазам. Как такое могло случиться? Я работала консультантом по уборке и наведению порядка с тех пор, как поступила в университет. Однако новая работа затянула меня в такое болото, что больше не было времени ни на какое консультирование, и даже дома мои, казалось бы, устоявшиеся привычки дали сбой. Распустилась! Каким-то образом я утратила контакт со своим «внутренним гиком», помешанным на опрятности и аккуратности. Неудивительно, что у меня ничего не получалось на работе!
Потрясенная этим открытием, на следующее утро я пришла на работу к семи, чтобы привести в порядок свой стол. Вооружившись всеми знаниями и навыками, которые оттачивала годами, я покончила с этой задачей за час. Вскоре мое рабочее пространство стало чистым и приятным. Единственное, что осталось на столе, – это телефон и компьютер.
Конечно, я рада была бы сказать, что после этого продажи рванули ввысь, но на самом деле все произошло не так быстро. Однако я стала чувствовать себя гораздо комфортнее за своим столом. Нужные документы отыскивались сразу. Никаких безумных раскопок в поисках вещей перед тем, как метнуться на совещание. А вернувшись за стол, я могла сразу же браться за следующую задачу. Постепенно работа стала доставлять мне больше радости.
Наведение порядка было моей страстью много лет, и я уже давно подозревала, что чистый и упорядоченный дом может изменить жизнь. Но теперь до меня дошло, что содержать в чистоте и порядке рабочее место тоже важно. Садясь за свой стол, который теперь сиял, будто только что доставленный с фабрики, я чувствовала, что его опрятность и упорядоченность сделают мою работу более приятной и помогут любить ее.
Почему порядок увеличивает производительность труда
– Мой стол – такая помойка, что даже стыдно, – призналась однажды моя коллега Лиза.
Мы с ней работали на одном этаже. Увидев, как я привела в порядок свой стол, она заинтересовалась и начала советоваться со мной. Она с детства не любила уборку, а дом ее родителей был полон самых разных вещей. Лизина квартира, по ее словам, тоже была сущей катастрофой.
– Не то чтобы я не умею наводить порядок, мне даже не приходило в голову, что это нужно сделать, – сказала она мне.
Но работа в офисе заставила Лизу осознать, что ее стол захламлен куда сильнее, чем рабочее место любого из коллег.
В ее истории нет ничего необычного. Главное отличие дома от офиса в том, что на работе мы среди посторонних людей. Дома почти никто не видит нашу одежду и книги, даже если они устилают пол ковром. Но офис – это пространство общего пользования, в результате чего разница между столом опрятным и столом неряшливым бросается в глаза всем. Как ни удивительно, этот факт оказывает намного более сильное воздействие на нашу трудовую жизнь, чем думает большинство людей.
