? элементы управления,
? модель руководства,
? типы организационной структуры.
Исчерпывающая информация и разъяснение факторов организационной системы, а также то, как сочетание данных факторов влияет на проект, выходят за рамки настоящего Руководства. Существуют дисциплины с относящейся к ним литературой, методологиями и практиками, которые занимаются изучением этих факторов более глубоко, чем это возможно сделать в настоящем Руководстве. В этом разделе приводится лишь общий обзор указанных факторов и их взаимосвязей.
Обзор начинается с изложения общей информации о системах. Система – это сочетание различных компонентов, способных совместно произвести результат, который не могут дать входящие в нее компоненты по отдельности. Компонент – это распознаваемый элемент в составе проекта или организации, который обеспечивает выполнение определенной функции или группы взаимосвязанных функций. Взаимодействие различных компонентов системы формирует культуру и способности организации. Имеется несколько принципов, относящихся к системам:
? системы являются динамическими;
? системы можно оптимизировать;
? компоненты системы можно оптимизировать;
? системы и их компоненты нельзя оптимизировать одновременно;
? реакция системы не является прямолинейной (изменение на входе в систему не производит прогнозируемого изменения на выходе из нее).
Внутри системы и на стыке системы с окружающей средой может произойти несколько изменений. Когда такие изменения происходят, в компонентах происходят явления адаптации, которые, в свою очередь, усиливают динамику системы. Динамика системы определяется взаимодействием между компонентами в зависимости от взаимодействий и зависимостей, которые существуют между компонентами.
За системы обычно отвечает руководство организации. Руководство организации изучает оптимизационные компромиссы между компонентами и системой с целью принятия целесообразных мер для достижения наилучших конечных результатов для организации. Результаты такого изучения окажут воздействие на проект, находящийся на рассмотрении. В силу этого важно, чтобы руководитель проекта учитывал данные результаты при принятии решений о путях достижения целей проекта. Кроме этого, руководитель проекта должен также принять в расчет структуру руководства организации.
2.4.2. Модели руководства организации
Недавнее исследование PMI показывает, что понятие «руководство» означает организационное или структурное устройство организации на всех ее уровнях, цель которого определять и влиять на поведение членов организации [9]. Из указанного исследования следует вывод, что концепция руководства является многоплановой и:
? включает в себя соображения о людях, функциях, структурах и политиках;
? требует обеспечения указаний и надзора на основе данных и обратной связи.
2.4.2.1. Модель руководства
Руководство – это модель, в рамках которой в организации осуществляются властные полномочия. Эта модель включает в себя, среди прочего:
? правила,
? политики,
? процедуры,
? нормы,
? отношения,
? системы,
? процессы.
Данная модель оказывает влияние на то, как:
? устанавливаются и достигаются цели организации,
? осуществляется мониторинг и оценка рисков,
? осуществляется оптимизация исполнения.
2.4.2.2. Руководство портфелями, программами и проектами
В документе «Руководство портфелями, программами и проектами: практическое руководство» (Governance of Portfolios, Programs, and Projects: A Practice Guide) [10] описывается наиболее распространенная модель руководства, согласующая организационное управление проектами (OPM) с управлением портфелями, программами и проектами. В данном практическом руководстве описаны четыре области руководства: приведение в соответствие, риск, исполнение и коммуникации. Каждая из указанных областей имеет следующие функции: надзор, контроль, интеграция и принятие решений. Каждая из этих функций обеспечивается вспомогательными процессами и действиями для самостоятельных проектов или проектов, осуществляемых в средах портфелей или программ.
Руководство проектом – это структура, функции и процессы, которые регламентируют операции по управлению проектом с целью создания уникального продукта, услуги или результата для достижения организационных, стратегических и операционных целей. Не существует единственной модели руководства, одинаково результативной для всех организаций. Модель руководства, чтобы добиться ее результативности, требуется адаптировать с учетом культуры организации, типов проектов и потребностей организации.
Дополнительную информацию в отношении руководства проектами, включая его реализацию, см. в документе «Руководство портфелями, программами и проектами: практическое руководство» (Governance of Portfolios, Programs, and Projects: A Practice Guide) [10].
2.4.3. Элементы управления
К элементам управления относятся компоненты, которые включают в себя основные функции или принципы общего управления в организации. Общие элементы управления распределяются в организации в соответствии со структурой ее руководства и выбранным типом организационной структуры.
Основные функции или принципы управления включают в себя, среди прочего:
? распределение работ с учетом специальных навыков и наличия сил для производства работ;
? полномочия, предоставленные для производства работ;
? ответственность за производство работ распределяется надлежащим образом с учетом таких качеств, как профессиональные навыки и опыт;
? дисциплина поведения (например, уважение к власти, людям и правилам);
? единоначалие (то есть только один человек отдает приказы на совершение любых операций или действий другому лицу);
? единство руководства (то есть существует только один план и один руководитель для группы мероприятий, имеющих общую цель);
? общие цели организации имеют приоритет над индивидуальными;
? справедливая оплата за выполненную работу;
? оптимальное использование ресурсов;
? четкие каналы коммуникации;
? правильные материалы для правильного лица для правильной работы в правильное время;
? справедливое и равноправное отношение к людям на рабочем месте;
? гарантия сохранения должности;
? безопасность людей на рабочих местах;
? открытый вклад каждого человека в планирование и исполнение;
? оптимальный моральный климат.
Исполнение указанных элементов руководства входит в обязанности определенных людей в организации. Эти лица могут исполнять данные функции в различных структурных подразделениях организации. Например, в иерархической структуре управления организации имеется горизонтальные и вертикальные уровни. Эти иерархические уровни включают в себя все уровни управления – от линейного до высшего исполнительного звена руководства. Ответственность, подотчетность и полномочия, которыми наделяется определенный иерархический уровень, показывают, как данное должностное лицо может исполнять возложенную на него функцию в рамках данной организационной структуры.
2.4.4. Типы организационных структур
Определение соответствующего типа организационной структуры является результатом изучения компромиссных вариантов между двумя переменными. Этими переменными являются: типы организационных структур, которые представляется возможным использовать, и то, как их можно оптимизировать для данной организации. Не существует структуры на все случаи жизни, подходящей для любой организации. Выбранная в конечном счете структура для данной организации из-за многочисленных переменных, которые приходится учитывать, является уникальной. В разделах 2.4.4.1 и 2.4.4.2 приводятся примеры некоторых факторов, которые необходимо принять в расчет при рассмотрении двух указанных выше переменных. В разделе 2.4.4.3 приводится описание организационной структуры, которая чаще всего используется для управления проектом.
2.4.4.1. Типы организационных структур
Организационные структуры имеют много форм или типов. В таблице 2–1 приведено сравнение типов организационных структур и их влияния на проекты.
2.4.4.2. Факторы выбора организационной структуры
Каждая организация учитывает большое число факторов для включения в свою организационную структуру. Каждый из факторов имеет разное значение для итогового анализа. Сочетание самого фактора, его полезности и сравнительной важности дает ответственным за принятие решений должностным лицам в организации нужную информацию для его включения в анализ.
Факторы, которые следует иметь в виду при выборе организационной структуры, включают в себя, среди прочего:
? степень согласованности с целями организации,
? возможности специализации,
? уровень эффективности и результативности контроля,
? четкий путь эскалации для принятия решений,
? четкие границы и содержание полномочий,
? возможности делегирования,
? назначение подотчетности,
? назначение ответственности,
? возможность адаптации структуры,
? простота структуры,
? эффективность работы,
? учет затрат,
? физическое местонахождение (например, совместное, региональное или виртуальное расположение),
? четкая система коммуникаций (например, политики, ход производства работ и видение организации).
Таблица 2–1. Влияние организационных структур на проекты
* ОУП – это офис или организация управления портфелем, программой или проектом.
