Условный пример
1. Руководитель отдела закупок – право подписи до 1 млн руб.
2. Операционный директор / исполнительный директор – право подписи до 5 млн руб.
3. Финансовый директор – право подписи до 10 млн руб.
4. Генеральный директор – право подписи до 50 млн руб.
5. Совет директоров – свыше 50 млн руб.
Четко установленное разграничение полномочий, лиц и сумм регламентирует процесс подписания документов и устраняет бюрократическую неразбериху в закупочной деятельности.
Третье положение. Закупочные процессы и процедуры
В этом разделе определяется четкая последовательность действий сотрудников отдела закупок. Это может включать:
? процедуру получения заявки на закупку с прилагаемой формой-образцом запроса;
? процедуру утверждения и согласования заявки на закупку;
? список уполномоченных лиц, имеющих право согласовывать заявки на закупку (в зависимости от автоматизации процессов и размера компании это могут быть руководители различных бизнес-подразделений);
? сроки согласования заявки на закупку.
Четвертое положение. Организация конкурентных торгов (тендеров)
Организация тендеров (конкурентных торгов) – официально утвержденная процедура получения коммерческих предложений от поставщиков и подрядчиков с последующим выбором наилучшего предложения, соответствующая требованиям и условиям компании-организатора.
Для начала необходимо установить порог, при котором начинается процедура торгов. Например, сумма заявки на закупку в размере 20 000 руб. не предполагает проведения процедуры конкурентных торгов. В политике может быть четко закреплено, что организация торгов осуществляется при заявке на закупку от 100 000 руб. Разумеется, это условная сумма, и компания сама определяет свои лимиты. Более того, в закупочной политике конкретно устанавливается уполномоченный орган, имеющий право проводить тендерные процедуры. Как правило, это сотрудники службы закупок, но в случае необходимости можно оговорить в закупочном регламенте вовлечение узкоспециализированных профессионалов для комплексных проектов.
Определив правила проведения конкурентных торгов, рекомендую подробно описать механизм от запроса коммерческого предложения до оценки поставщика и его официального утверждения.
Информируйте потенциальных поставщиков о том, на какие требования необходимо обратить внимание при подготовке коммерческих предложений в рамках организации конкурентных торгов. В ведущих компаниях речь может идти об интеграции цифровых платформ между организатором тендера и поставщиками.
Для оптимизации процедуры конкурентных торгов некоторые организации вводят в закупочную политику понятие «предпочтительный поставщик» – это проверенный временем и получивший официальную аттестацию и авторизацию надежный поставщик внутри организации. Формат работы с предпочтительным поставщиком предполагает наличие нескольких поставщиков, но организация в этом случае принимает решение приобрести товары или услуги у конкретного партнера, качество и параметры которого полностью удовлетворяют бизнес-потребности. Это стратегические отношения на уровне глубокой коллаборации, при которой отпадает необходимость организовывать регулярные конкурентные торги.
Еще один способ, который следует зафиксировать в закупочной политике, – приобретение товаров и услуг у единственного поставщика.
Единственный поставщик – это сценарий, при котором для приобретения товаров и услуг доступен только один источник или поставщик. Часто это происходит в сфере закупки IT-услуг, компании которых разрабатывают уникальные программные продукты для конкретной организации.
Пятое положение. Этические нормы
В этом разделе рекомендую подробно описать отношение организации к нарушению этических норм и способы разрешения потенциальных конфликтов интересов.
Допустим, специалист по закупкам знает, что компания довольно часто занимается закупкой компьютерной техники и IT-фурнитуры. Его близкий родственник открывает интернет-магазин по продаже компьютерной техники и становится поставщиком компании. Это прямой конфликт интересов. Закрепите в закупочном регламенте принципы, направленные на устранение конфликта интересов.
? Не занимайтесь бизнесом там, где есть конфликт интересов.
? В случае наличия конфликта интересов необходимо обнародовать этот факт, а лицам, связанным с конфликтом интересов, запрещается участвовать в закупочном процессе.
Этические нормы в закупках становятся важной частью эффективной стратегии снабжения, поэтому необходимо донести соответствующую позицию компании и до ваших поставщиков. Это включает не только деловые отношения, но и вопросы, связанные с подарками и развлечениями. Нулевая толерантность к коррупции и взяткам – безусловное требование ко всем участникам закупочного процесса.
Шестое положение. Взаимодействие с поставщиками
В закупочной политике раздел, посвященный работе с поставщиками, должен четко устанавливать алгоритм сотрудничества с партнерами в сфере закупок. Он способен существенно расширить стратегические возможности всей компании.
Например, российская компания продвигает курс на локализацию производства и принимает решение работать с местными поставщиками для снижения внешнеэкономических и внешнеполитических рисков, провозглашая это своей целью на следующие пять лет. Что это значит? В качестве предпочтительного поставщика в закупочной политике выступает национальный производитель или провайдер. Безусловно, это один из примеров, но он наглядно показывает, что в ваших руках находится эффективный и надежный инструмент, позволяющий достигать бизнес-целей и укреплять репутацию всей организации. Есть компании, закупочная политика которых совершенно четко устанавливает сотрудничество с определенными категориями поставщиков. Речь может идти о предприятиях среднего и малого бизнеса или предприятиях, персонал которых на 50 % состоит из людей с ограниченными возможностями.
Все сказанное выше свидетельствует, что положение о взаимодействии с поставщиками – действительно ценный стратегический ресурс, к которому необходимо отнестись со всей серьезностью, при условии, что служба закупок нацелена на оптимизацию деятельности.
Ключ эффективной закупочной политики – четкое определение целей и задач, стоящих за этой политикой, и понятного механизма контроля. Не только закупочный блок, но и вся компания в лице заинтересованных сторон должна ясно понимать правила игры, обязательства и ответственность в сфере закупок при ведении бизнеса с поставщиками и подрядчиками. Результатом рациональной политики закупок станут значительное снижение затрат, понятная структура расходов, устранение несанкционированных закупок и выстраивание продуктивных отношений с поставщиками.
Закупочная политика, учитывающая тренды современного бизнеса, не только может стать залогом успеха закупочной деятельности и способствовать росту и авторитету службы закупок, но и способна укрепить финансовую устойчивость компании на многие годы вперед.
Конец ознакомительного фрагмента.
Текст предоставлен ООО «ЛитРес».
Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию (https://www.litres.ru/pages/biblio_book/?art=68321992&lfrom=174836202) на ЛитРес.
Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.
notes
Сноски
1
https://ru.m.wikipedia.org/wiki/Писцы_Древнего_Египта (https://ru.m.wikipedia.org/wiki/%D0%9F%D0%B8%D1%81%D1%86%D1%8B_%D0%94%D1%80%D0%B5%D0%B2%D0%BD%D0%B5%D0%B3%D0%BE_%D0%95%D0%B3%D0%B8%D0%BF%D1%82%D0%B0)
2
https://ru.m.wikipedia.org/wiki/Госснаб_СССР (https://ru.m.wikipedia.org/wiki/%D0%93%D0%BE%D1%81%D1%81%D0%BD%D0%B0%D0%B1_%D0%A1%D0%A1%D0%A1%D0%A0)
3
Эффект домино означает, что каждое изменение влечет за собой ряд других изменений по цепной реакции, аналогично тому, как падают костяшки домино, выстроенные в ряд.
4
В большинстве крупных российских компаний отделы закупок используют 1С и SAP.
5
Во многих компаниях заказ на закупку утверждается начальником службы безопасности, финансовым директором, юристом и руководителем отдела закупок. Если стоимость заказа превышает определенный лимит, то требуется одобрение генерального директора и совета директоров.
6
ERP (англ. Enterprise Resource Planning) – планирование ресурсов предприятия.
7
Закупочная политика, или Положение о закупках – официально утвержденный документ, который регулирует закупочную деятельность в компании.
8
SLA (англ. Service Level Agreement) – соглашение об уровне обслуживания.
