Заставьте данные говорить. Как сделать бизнес-дашборд в Excel. Руководство по визуализации данных
Алексей Колоколов
Собрать разрозненные данные для отчета и представить их наглядно не самая простая задача для заказчика. Об этом хорошо знает Алексей Колоколов, который обучает анализу и визуализации данных с 2015 года. Он написал подробное руководство по созданию дашбордов и посвятил большую его часть практике. Колоколов последовательно разбирает процесс составления отчета, начиная с подготовки данных и заканчивая оформлением в фирменном стиле. На реальных примерах он описывает, что нужно сделать на каждом этапе, и сопровождает рассказ подробными иллюстрациями. Читатель сможет построить функциональный дашборд с нуля, даже не обладая навыками работы в Excel.
Я хочу, чтобы ваши отчеты были понятными и полезными. Чтобы данные в них говорили на языке бизнеса и помогали управленцам своевременно делать выводы. Для этого важно уметь превращать данные в информацию. Вот почему я написал эту книгу.
Алексей Колоколов объясняет, как предварительно поработать с данными, чтобы дашборд обновлялся автоматически, как расположить информационные блоки на макете и выполнить дизайн элементов, чтобы отчет выглядел профессионально и дорого. Читатель узнает, какие диаграммы лучше использовать для разного типа данных, разберется в принципах их настройки и познакомится с приемами визуализации, которые можно использовать в Excel, PowerPoint, Power BI, Tableau или российских BI-системах.
Зачем читать
• Составить понятный и убедительный отчет для заказчика;
• Разобраться в инструментах и функциях Excel;
• Визуализировать и структурировать данные без помощи специалиста по инфографике.
Вам необязательно держать в голове все функции Excel. Когда появится такая задача, вы откроете эту наглядную шпаргалку, вспомните принцип действия и найдете, какую кнопку нажать. И пока другие будут неделю совещаться и согласовывать формат представления данных, вы за пару часов подготовите дашборд и найдете инсайты для стратегических решений.
Это простое и понятное практическое пособие по созданию интерактивных дашбордов в Excel. Поможет тем, кто готовит отчеты и превращает сырые данные в информацию для принятия решений. Специальной подготовки не требуется – материал изложен понятно даже для начинающих специалистов.
После выполнения пошаговых инструкций у вас будет несколько версий управленческого отчета. Все полученные навыки пригодятся для самостоятельной разработки дашбордов не только в Excel, но и в любых BI-платформах. Правила выбора диаграмм, советы и лайфхаки от практика сделают ваши отчеты информативными, а визуализацию – профессиональной. И, наконец, заставят данные говорить.
Особенности
• Наглядная шпаргалка, которая поможет построить дашборд в Excel или любой BI-системе;
• Сначала практика, потом теория;
• Книгу можно читать, а можно смотреть – многие главы доступны в формате видеоуроков на YouTube.
Для кого
Для бизнес-аналитиков, руководителей, менеджеров и всех, кому приходится готовить отчеты.
Алексей Колоколов
Заставьте данные говорить. Как сделать бизнес-дашборд в Excel. Руководство по визуализации данных
Руководитель проекта А. Туровская
Дизайн Студия Fold & Spine
Корректоры Н. Казакова, М. Кравченко
Компьютерная верстка О. Щуклин
© Колоколов А., 2022
© Оформление. ООО «Альпина ПРО», 2023
Все права защищены. Данная электронная книга предназначена исключительно для частного использования в личных (некоммерческих) целях. Электронная книга, ее части, фрагменты и элементы, включая текст, изображения и иное, не подлежат копированию и любому другому использованию без разрешения правообладателя. В частности, запрещено такое использование, в результате которого электронная книга, ее часть, фрагмент или элемент станут доступными ограниченному или неопределенному кругу лиц, в том числе посредством сети интернет, независимо от того, будет предоставляться доступ за плату или безвозмездно.
Копирование, воспроизведение и иное использование электронной книги, ее частей, фрагментов и элементов, выходящее за пределы частного использования в личных (некоммерческих) целях, без согласия правообладателя является незаконным и влечет уголовную, административную и гражданскую ответственность.
* * *
Меня зовут Алексей Колоколов, я занимаюсь проектами по автоматизации корпоративной отчетности с 2009 года. Моя компания называется «Институт бизнес-аналитики» и специализируется на двух направлениях: 1) внедрении систем бизнес-аналитики; 2) обучении работе с данными и визуализации.
За прошедшие годы мне удалось поработать с промышленными холдингами, металлургическими заводами, банками, государственными корпорациями и международными FMCG-компаниями. Их объединяет общая проблема: данных много, а понятной информации мало. С каждым годом появляются новые IT-системы, аналитические подразделения, но на стратегическом уровне компании не видят от этого пользы.
Бизнесу нужна визуализация данных, которая превращает поток цифр в наглядную информацию. Помогает быстро уловить суть и принять обоснованное решение. Выглядит как красивая презентация, но позволяет нажать на нужный показатель и узнать детали вплоть до первичных данных. Это и называется интерактивным дашбордом.
Оказалось, чтобы получить такой дашборд, недостаточно купить BI-систему. Все эти программы лишь конструкторы, в которых все нужно придумывать с чистого листа.
Здесь уместна аналогия с ораторским мастерством. Внимание коллег на совещаниях завоевывает докладчик с красивой и понятной презентацией, а не с кучей громоздких таблиц, пусть даже с полезными расчетами.
Я хочу, чтобы ваши отчеты были понятными и красноречивыми. Чтобы данные в них говорили на языке бизнеса, а навыки помогали ясно и убедительно донести информацию до клиентов, коллег и руководителей. Вот почему я написал эту книгу.
Для кого эта книга
У любого отчета две аудитории. Первая – это аналитики, которые собирают данные и проводят расчеты. Вторая – потребители этой информации, руководители, которые принимают решения на основе собранных данных.
Эта книга подойдет и тем и другим, но написана она так, чтобы все было понятно бизнес-пользователям даже без знаний технической части. Я изложил материал простым «человеческим» языком – так же как объясняю на своих тренингах и программах MBA в бизнес-школах.
Моя цель – показать менеджерам с разным профессиональным бэкграундом, как «приручить» визуализацию данных, а также как поручить кому-то разработку дашборда и проконтролировать качество, чтобы получить инструмент для принятия решений.
Как читать книгу
Первые 5 частей – о пошаговом построении дашборда на данных по расходам фонда оплаты труда. На самом деле он не такой сложный, чтобы исписать ради него более 200 страниц. Просто в этот пошаговый кейс я включил все популярные ошибки и сложности, с которыми сталкиваются при работе в Excel. И поделился лайфхаками, как решить или предотвратить эти проблемы в несколько кликов и тем самым сэкономить время и нервы.
Я постарался сделать практическую часть наглядной шпаргалкой, а не просто инструкцией по нажиманию кнопок в Excel. Поэтому действия разделены на шаги с иллюстрациями, а кое-что оформлено в виде кратких чек-листов. QR-коды в конце некоторых глав переведут на видеоуроки по теме, чтобы вы могли получить больше информации. Кто-то больше любит читать, кому-то удобнее смотреть – вам же досталось два в одном.
Финальная часть книги – про правила визуализации. Здесь я пытался не столько сказать что-то новое, сколько разложить по полочкам ответ на вечный вопрос начинающих: как выбирать диаграммы?
Для этого я взял в качестве примеров самые востребованные визуальные элементы и сопоставил их с видами анализа данных. Такие схемы называют чарт-чузерами (chart-chooser), и их придумано много. Мне не нравится ни один – они довольно сложные и плохо запоминаются. Моим изобретением в этой части книги стал лишь «компас визуализации» – надеюсь, он поможет выбрать верные диаграммы для решения вашей задачи.
Обычно в учебных материалах сначала идет теория, а только потом практика. Я сделал по-другому, ориентируясь на свой тренерский опыт. Он показывает, что навык усваивается лучше, когда сначала делаешь, а потом систематизируешь полученные знания с помощью теории.
Эта книга не про Excel
Сколько бы ни обсуждали искусственный интеллект, роботизацию и другие новейшие технологии, решения в бизнесе по-прежнему принимают люди. Часто это приходится делать в условиях недостатка информации, когда данных много, а полезных выводов – мало. И Excel как базовый для большинства инструмент стоит освоить как минимум для решения этой проблемы.
Я не фанат Excel, но он остается в строю даже в больших корпорациях, и на это нельзя закрывать глаза. Так уж сложилось: мы все его любим, ненавидим и не можем без него обойтись.
Лично для меня Excel ценен тем, что можно прямо в файле с исходными данными проверить гипотезу и за полчаса набросать черновик будущего дашборда или презентации. Это удобный инструмент для менеджеров и основа цифровых навыков для руководителей.
Я бы сказал так: нет, эта книга не про Excel. Все принципы, правила и приемы актуальны для работы в любой BI-системе. Если вы их знаете, то даже свой первый дашборд в BI сделаете лучше, чем это обычно делают новички.
Благодарности
Книга вышла под моим авторством, но это результат работы команды сотрудников Института бизнес-аналитики.
Мы выстроили целый производственный процесс: запись видеоуроков, их перевод в текст, несколько этапов редактуры и переосмысление материала. Затем чистовая верстка и снова переосмысление. Хочу сказать спасибо всем, кто вместе со мной работал над книгой.
Людмиле Габидуллиной – за технический текст и иллюстрации.
Наталье Никулиной – за редактуру и заботу обо всем проекте.
Анастасии Башкировой – за верстку первой электронной версии, с которой я так перемудрил.
Анне Зыкиной – за вдохновение и позитив.
Наталье Гринь – за перевод и адаптацию англоязычной версии.
Екатерине Крюковой – за решение финансовых вопросов. И за то, что следила за порядком в нашем творческом бардаке.
Для всех это был непростой проект, где я ставил дедлайны, а потом уходил в творческие кризисы. Возвращался с новыми идеями – и приходилось все переписывать. Но благодаря вам я выполнял свои обязательства. И вы честно выполняли свои.
Спасибо вам.
Три истории, которые заставили меня написать эту книгу
В числе моих клиентов десятки компаний и сотни их сотрудников. В числе моих студентов тысячи людей с разным бэкграундом. Все они приходят ко мне с проблемами и задачами, многие рассказывают интересные истории.
За годы труда накопилось столько рассказов о сложностях в работе с данными и визуализацией, что именно они легли в основу этой книги. Три такие истории я и расскажу. Они о многих руководителях, аналитиках и менеджерах. И если книга облегчит работу хотя бы одному из них, я буду знать, что вложил в нее силы, время и энергию не зря.
История 1
Как Владимир Маркович из министерства делал сводный отчет
Владимир Маркович руководит департаментом развития в одном из министерств. Обычно он не составляет отчетов – это делают подчиненные. Но иногда за качество и подачу данных приходится отвечать и ему.
Именно в такой ситуации оказался Владимир Маркович, когда должен был подготовить для замминистра отчет о статусе исполнения целевой программы. Для этого надо было собрать данные с подведомственных организаций и сформировать понятную общую картину.
