Владимир Завертайлов "Лягушка под соусом Помодоро. Все секреты техник продуктивности, чтобы успевать всё и даже больше"

По этому кругу можно ходить очень долго, если не поменять свои «базовые настройки». А именно – минимизировать потери времени и внедрить приемы и методы, которые помогут сделать больше работы за меньшее количество времени. О них поговорим в следующих главах. А пока сосредоточимся на том, что нам мешает быть продуктивными и крадет кучу времени.

Глава 1. Откуда берутся потери времени

Мы планируем, чтобы успевать больше, не забывать про важное и не терять рутинные задачи в ежедневном потоке. Казалось бы, ну чего тут сложного: выписал задачи, и щёлкай их по одной, пока не кончатся. Увы, всё не так просто, потому что в дело вмешивается время. Точнее, его потери.

Причин для временных потерь – много. Поговорим о самых распространенных.

Причина первая. Пожиратели времени, они же – хронофаги

Хронофаги, как черные дыры, которые поглощают наше время, а вместе с ним – и наши возможности, силы, жизнь. Бывают контролируемыми и неконтролируемыми.

Неконтролируемые поглотители времени образуются там, где сталкиваются интересы двух и более человек. И начинается. «Петр Сергеевич задерживается». «Перерыв 20 минут». «Беговая улица стоит».

К таким хронофагам отнесятся:

– автомобильные пробки;

– ожидание в приемных;

– ожидание в очередях;

– ожидание опаздывающего на встречу человека;

– отключение электричества.

Предусмотреть их появление невозможно. Но подстелить соломку на такой случай – очень даже. Для этого в вашем планировщике задач стоит создать сразу несколько списков:

Книги – список книг, которые давно хотелось прочесть. Его периодически стоит просматривать и скачивать себе новую книгу в качестве оружия против хронофагов.

Звонки – все дела, которые требуют уточнений и согласований, удобно помечать тегом #позвонить. Когда образуется пробка на дороге, можно открыть этот список и потратить время с пользой.

Вопросы – полезно держать также список вопросов для размышления в своём планировщике. Есть минутка – думаешь о важном, а не о том, что первым придет в голову вроде «А почему это Петрович на меня сегодня как-то не так зыркнул?!». От мыслей о Петровиче пользы не случится, а вот спланировать отпуск в вынужденно свободное время – на здоровье!

Вопросы к другим людям удобно хранить в планировщике одном месте. Подробнее о работе со списками – в главах 5 и 6

Контролируемые хронофаги – более хитрые. Обычно они подкрадываются, когда нас накрывает неконтролируемый хронофаг. Например, пока перезагружается компьютер после установки ПО, мы лезем в социалочки. А когда приходим в себя, оказывается, что прошло 40 минут, а не 5.

К контролируемым хронофагам относятся:

– компьютерные игры;

– социальные сети;

– проверка почты;

– веб-серфинг;

– телефонные разговоры;

– любые другие приятности и зависимости, питаемые дофаминовым циклом.

Обычно гормон дофамин высвобождается, когда мы совершаем приятное для себя действие или решаем какую-то задачу. Поскольку действует он мимолетно, то все продукты с дофаминовым циклом такие залипательные и обладают наркотическим эффектом: лайки от публикаций в соцсетях и прочие социальные одобрения подстегивают ваш дофамин, и вот вы уже спустили в соцсеть полтора часа своего времени. А всё потому, что дофамин высвобождается в мозге уже в ожидании награды (даже если её не последует), и мы готовы гнаться за этим чувством постоянно в поисках всё большей дозы этого гормона.

Контролируемые хронофаги побеждаются только дедлайнами. Вместо блуждающей уборки с минутками рефлексии – жесткие 2 часа на чистоту во всей квартире. Вместо эндорфинового шторма от целого дня прогулки по торговому центру – выделенные 3 часа с четким планом покупок. Про коварные соцсети – вообще молчим (в идеале, 15 минут в день и баста). Лимиты времени на приложения и статистика экранного времени в смартфоне – в помощь.

Установленные лимиты на самые опасные с точки зрения потерь времени приложения не панацея – статистика показывает, сколько действительно времени потрачено на приложения.

Причина вторая и очевидная. Прокрастинация

Прокрастинация мешает вовремя разбираться с рабочими и личными задачами, строить реалистичные планы и нормально отдыхать. Легко попасть в замкнутый круг откладывания дел на потом, но не так-то просто из него сбежать.

Самое простое и «народное» объяснение проблемы – лень и безответственность. «Я просто ленивый, неорганизованный, поэтому постоянно ничего не успеваю и тяну до последнего». На деле это не так – от прокрастинации может страдать даже самый ответственный и трудолюбивый человек на планете. Достаточно лишь подхватить эту привычку и оказаться в круге откладывания, который подпитывает сам себя.

Обычно «прокрастинатор» проходит три стадии:

1. Задача только появилась, и кажется, что времени в запасе много, а пока можно заняться чем-то другим, совсем не приоритетным, приятным и случайным. На этом этапе дело может заранее пугать своим масштабом, а может, наоборот, выглядеть слишком легким.

2. Дедлайн начинает поджимать, задача выглядит сложнее: всё ещё непонятно, с какой стороны к ней подойти. Пугает неизвестность, и растет стресс от одной мысли о деле, хочется себя «успокоить» рандомными занятиями, которые просты, привычны и обещают быструю награду. Прокрастинация «спасает», давая возможность сбежать от проблемы.

3. Дедлайн совсем близко или уже пропущен, стресс достигает своего максимума. Человек пытается заставить себя сделать всё быстро, чтобы успеть, сталкивается с трудностями, выматывается и получает довольно неприятный опыт. В итоге кое-как выполняет задачу и переходит к «отдыху» в виде избегания новых дел.

Потом стадии повторяются, но только с другими задачами. Каждый раз «прокрастинатору» кажется, что в следующий он возьмет себя в руки и не повторит таких ошибок. Но, к сожалению, привычка закрепилась и возвращает всё на старые рельсы.

Чтобы начать справляться с прокрастинацией, нужно понять и признать, что это сформированный месяцами или годами механизм, с которым нельзя разобраться мгновенно. Пообещать себе превратиться из «любителя откладывать» в «гуру продуктивности и тайм-менеджмента» за неделю – верный путь вернуться в прежний круг. Но несбывшиеся грандиозные планы заставят грустить и испытывать ещё больше стресса: и вот уже подруга-прокрастинация советует сериальчик, встречу с друзьями (давно ведь не виделись!) или хотя бы полистать соцсеточки, в конце концов.

Борьба с прокрастинацией – это как борьба с любой другой вредной привычкой. Здесь нужна стратегия.

Шаг 1. Перестать наказывать и тиранить себя

На последней стадии откладывания кажется логичным надавить на себя, чтобы заставить сесть и заниматься делами. Но жесткий диалог с собой создает внутреннее сопротивление, поэтому попытки принудить себя к работе обычно заканчиваются бунтом и новым эпизодом прокрастинации. Сюда же относится и чувство вины за уже упущенное время – сожаления на тему «почему же я не начал раньше» ещё сильнее демотивируют и заставляют откладывать, чтобы успокоиться. И съесть печеньку. И видео на Ютубе посмотреть.

Вместо этого: трезво оцениваем, на каком отрезке круга прокрастинации находимся, сколько в запасе времени, с чего стоит начать и т. д. Диалог с собой – поощрительный, хвалим себя даже за самые маленькие шаги в сторону завершения задачи.

Шаг 2. Не ждать вдохновения и не искать подходящего момента

Людям, которые склонны откладывать, свойственно долго готовиться к действиям, «настраиваться», ждать, что придет муза, мотивация и суперсила. Раз нет желания сворачивать горы, значит, надо просто подождать нужного настроения. Но вообще-то аппетит приходит во время еды:)

Вместо этого: ставить чёткие временные рамки для каждого проекта, чтобы заниматься задачей как угодно плохо, лишь бы не убегать. Привычка прокрастинировать держится на том, что в любой непонятной ситуации легче сбежать от дела, чем вникнуть в него. Чтобы это изменить, нужно натренировать себя менять реакцию на противоположную. И не поддаваться перфекционизму – он всегда ходит рядом с прокрастинаторами: «я либо делаю всё идеально и сразу, либо не буду даже пробовать».

Шаг 3. Не застревать в «чистилище» между работой и отдыхом

Одна из самых грустных «побочек» прокрастинации – большую часть времени человек проводит в неком промежуточном состоянии, не работая толком и не отдыхая полноценно. Сложно расслабиться и восстановиться, когда над головой висит срочная задача, которую страшно даже потрогать. Привет, фоновый стресс и необъяснимая усталость, хотя вы ничего не делаете.

Вместо этого: решить в начале дня – работа или развлечения. Нужно взять на себя ответственность на берегу – либо сегодня сделать всё, чтобы продвинуться по проекту, либо отдыхать и не делать ничего больше. Это снимает чувство вины в периоды отдыха, а сам он проходит куда эффективнее.

Шаг 4. Не пытаться проглотить слона целиком

Чем дольше откладывается задача, тем ужаснее она выглядит – так устроен наш мозг. Неизвестность и необъятность объема работы пугает и подкрепляет ощущение, что неудача неминуема.

Вместо этого: поделить задачу на понятные мелкие смысловые и временные отрезки. Когда мы выполняем мелкие задачи, одно небольшое действие тянет за собой следующее – и вот вы уже втягиваетесь в игру, видите прогресс и хотите двигаться дальше.

Шаг 5. Не убегать в планирование

Хитрый агент прокрастинации – вечное планирование. Выглядит довольно продуктивно: вы составляете чек-листы с делами, думаете, как разумно распределить задачи, обговариваете новые дедлайны и т. д. При этом по конкретным делам не двигаетесь совершенно, но иллюзия деятельности сохраняется – вроде же работаете!

Вместо этого: выделить другое время для планирования. Работа – отдельно, планирование – отдельно. Принимаются только конкретные практические шаги в сторону выполнения задач, а не подготовительные чек-листы и манипуляции в календаре.

Причина третья. Назойливый эффект Зейгарник