Бережливый тайм-менеджмент
Попробуем задуматься, как много слов можно найти в русском языке для обозначения такого феномена как «потери». Халтура, абы как, на отвяжись, через пень-колоду, небрежно, левак, косяк, шлыга, халатность, спустя рукава, наплевательски, шаляй-валяй, недобросовестно, нерадиво, как придется, вполсилы, левой ногой, одним местом и так далее. Осознание феномена потери – очень тонкая тема.
Каждый из нас постоянно сталкивается с ситуациями, когда делает что-то лишнее, особенно в зоне неопределенности. И на производственных площадках, и в офисе, и в семейных делах, и даже в духовной жизни. Казалось бы, все явно и понятно – не надо придумывать себе работу, надо делать только то, что нельзя не делать, не делать ничего лишнего, не делать того, что можно не делать. А если делаешь что-то лишнее, то это безусловные потери.
Но еще раз повторю, потери – очень тонкая вещь. Каждый из нас может проверить на себе, как трудно в конкретный момент времени понять: что я должен делать сейчас или должен ли я сейчас делать именно это? Или лучше немного подождать? Полезно ли какое-то действие именно сейчас? Принесет ли оно ценность сразу или в неизвестном будущем?
Многим из нас известна классическая матрица распределения своих усилий во времени:
Казалось бы, в квадрате (I) «Срочно / Важно» и рождается ценность дня, часа, минуты. А вот и не факт! Сколько раз я сталкивался с протокольными мероприятиями, поручениями с «самого верха», которые вроде бы и срочные, и важные. Весь погрязнешь в бумагах, переговорах. Но проходит время, и фиксируешь, что ценности в этой бюрократической возне практически не было. А вот то, что казалось не особенно важным, таковым может и не являться. Как раз это-то несущественное может претендовать на роль самого главного и актуального. Или, может, важное, но, казалось бы, несрочное (II) надо делать в первую очередь? Например, получил ты информацию, что достаточно близкий тебе человек оказался в больнице. Надо бы позвонить, но что-то отвлекло по работе и ты об этом забыл. Вспомнил через два-три дня. Быстро набираешь номер на телефоне, а в душе стыдно… Пункт IV «Не срочно / Не важно» совершенно не означает, что это потеря. У меня самого такое бывало. Опыт. Например, тебя пригласили на детский праздник, но ты не пошел, было некогда. А ведь тебя ждали, и это было важно.
Понятие «потери» хорошо познавать на подобных, конкретных жизненных примерах. Приведу еще один.
Не так давно я подхватил ковид штамма «омикрон» и неделю работал удаленно. В это время в государстве и нашей госкорпорации проходила стратегическая сессия по устойчивому развитию – нового модного на тот момент тренда. Речь шла о глобальных задачах по снижению углеродного следа, о «зеленой экономике» и так далее. Так вот, после первого дня этой стратегической сессии я организовал бешеную активность свою и своих коллег. Я надиктовывал конкретные предложения, что надо предпринять, какие слайды подготовить, какой материал изучать… Мои коллеги на следующий день все это начали делать, присылая мне на электронную почту слайды, предложения, мысли. А еще через день на сессии начала разворачиваться вторая, прикладная часть темы устойчивого развития. И вдруг 80–90 % вопросов, которые я накануне инициировал в своей псевдостремительности, стали отпадать. Постепенно открылось, что наши отраслевые работники уже многое и так делают. А значит, нам не нужно суетиться. Надо просто спокойно, через паузу, разобраться во всем, и только в случае получения заказа от первого руководителя проявлять «ПСР-овскую» прыть. В данный же момент надо просто подождать.
Теперь я понимаю, что моя суперактивность в первый день стратегической сессии была именно потерей, потому что я начал делать то, что можно было не делать. Мог ли я это сообразить сразу? Да, но не сумел.
Таких примеров и в моей жизни, и в жизни каждого из нас сотни, а может, и тысячи. Конечно, можно справедливо возразить, что, не ошибаясь, не пробуя, не нащупаешь единственно верный путь. Это правда, но мудрость жизни в том и заключается, что после каких-то наших действий необходимо фиксировать, была ли эта ложная проактивность, а значит, потеря. Если мы зафиксируем, то подсознательно заполним некий банк данных неточных сигналов к действию, к действию-потери. И в будущем, даже сами того не осознавая, сможем не сорваться в неправильном направлении раньше времени, тем самым не породим потерю во времени и в запасе трудовой энергии, как своей, так и своей команды.
Конечно, идеальный поток нашей жизни, состоящий из сплошной ценности, скорее всего невозможен. Вот пример классического бережливого тайм-менеджмента, исходя из опыта одного серьезного и важного для меня и моих коллег дня в ноябре 2017 года: 30 % – потери, 34 % – периодическая работа. И только 36 % – время создания ценности! И это один из самых результативных моих дней!
Представляете, какие у нас резервы? Есть над чем поработать.
Глава 5
«Бережливая жизнь» с утра пораньше
Думаю, многие читатели не знакомы с нашими двумя книгами о развитии Производственной системы Росатома в отрасли и в России. Многим также не приходилось работать на производстве или на стройке. Так как же тогда вам понять практическую сторону бережливого производства?
Все знают и понимают, что такое конвейер, поточная линия. Но допускаю, что думают: мы-то тут при чем? Где в нашей обычной жизни все эти ваши «натянутые нити» потоков и «быстрые кайдзены»? Как мне, читателю, реально их почувствовать? Мне пришла в голову оригинальная идея. Докладываю.
Утро рабочего дня, именно рабочего, не выходного, – реальность для каждого из нас. Обычное утро и есть та самая «натянутая нить» потока, начиная с мгновения, когда человек открывает глаза, и до момента, когда он выходит из дома. Поясню на собственном примере. Время протекания процесса (ВПП) моего стандартного рабочего утра – час сорок пять минут. Это время выверено последними годами. Постепенно, автоматически сложился «критический путь» – действия, которые совершаются строго последовательно. Можно, конечно, иногда переставить их местами, но, как известно, от «перестановки мест слагаемых сумма не меняется». Утренний условный «производственный процесс» состоит у меня примерно из 20 укрупненных блоков. Укрупненных, потому что каждый блок включает множество подпроцессов. Можно, конечно, исследовать эти блоки глубоко, вплоть до каждого движения тела. Допустим, откартировать прием душа – это два десятка операций. Но настолько углубляться нам не стоит, смысл в другом.
Итак, на своем опыте скажу, что многие утренние процессы можно запараллелить. Например, я одновременно нагреваю воду в чайнике, варю кашу, поджариваю кусочки хлеба в тостере и смотрю электронную почту. Таких «одновременностей» в течение моих часа сорока пяти минут может быть не более четырех-пяти. Почему именно столько? Дело в том, что любой запараллеленный процесс может неожиданно повлиять на «критический путь». Например, я всегда с вечера смешиваю многосоставной утренний чай и готовлю определенную смесь с медом к нему. Но если я прилетаю поздно ночью из командировки, то по понятным причинам все это не делаю. В итоге утром некоторые действия никак не запараллелишь: нужно сделать смесь, иначе чай не заваришь и так далее.
То же самое можно наблюдать при строительстве АЭС. На «критическом пути» всегда лежит реакторное отделение и машинный зал, а все остальные более 50 объектов находятся в тени. Но сколько раз было, что из-за недобросовестных подрядчиков, задержки каких-то поставок на «критический путь», как черт из табакерки, ложилась какая-нибудь насосная или дизельная котельная. И мы открывали МЧС – ПСР-проекты, чтобы успеть вернуть строительство объектов в график.
Итак, утром «нить потока» реально натянута, лишь в выходные ее ослабляешь. Работает незримый стандарт времени на каждую операцию. Скорость их осуществления тоже вымерена. Если ты приболеешь, находишься в задумчивости или тебя отвлекает незапланированный звонок, происходит сбой, отклонение. Ты, постоянно поглядывая на часы, либо увеличивать скорость действий, либо смиряешься с тем, что опаздываешь. Всем знакома бешеная скорость действий перед самым выходом из дома на работу. В этом случае понятно, что была какая-то потеря времени на каком-то действии.
Ты испытываешь некий дискомфорт, когда вынужден менять свой утренний стандарт. Например, ты находишься в командировке, заехал в гостиницу очень поздно, и на утренние сборы у тебя получаются не привычные час сорок пять минут, а, например, час десять. При этом это совершенно другой для тебя «поток»: на завтрак надо куда-то идти, хотя, с другой стороны, его не надо готовить. Правда, можно попасть на неконтролированный стандарт работы гостиничной кухни и официанток. Ты в той ситуации находишься в напряжении, «поток» неконтролируемый, твой интуитивный «критический путь» не работает, а новый – соответственно не отхронометрирован подсознанием и не поставлен на «производственный контроль» промежуточных операций.
Есть еще один момент: человека постоянно тянет на импровизацию. Например, дать себе на утренние сборы не час сорок пять минут, а, например, два часа пятнадцать минут. Можно раньше встать или позже выйти из дома. Возникает простор для новых инициатив, либо «вкусовых замедлений»: подольше пожевать, подольше почитать, просто все делать в замедленном режиме. Есть в подобном «послаблении» своя прелесть, но есть и свои риски. Я, бывало, опаздывал из-за подобного увеличения регламента.
Разберем еще одну ситуацию.
Вы сели пить чай. Параллельно поставили в микроволновку кашу разогреться, положили кусочки хлеба в тостер. Пьете чай и читаете утреннюю сводку новостей. Одновременно идет четыре потока событий. Что в данном случае лежит на «критическом пути» (то есть что можно делать строго последовательно)? А что может идти параллельно (выведено в «тень», в нашей терминологии)? Ответ таков: чай находится на «критическом пути». Новости можно прочитать позже, например в машине. Хлеб поджарить можно было раньше, или чуть позже, или вообще не поджаривать. Аналогично с кашей: до ее употребления у вас еще 10–12 минут, разогреется она за 2 минуты, значит – ее можно вывести в «тень». А вот если не выпьете чай, то не перейдете на следующий передел (у меня – это определенные процедуры). Все жестко связано. Это и есть «критический путь». Время протекания процесса (ВПП) всегда необходимо считать по нему. Если у вас мало времени, его надо сокращать, убирать что можно в «тень» или просто отказываться от чего-то.
Посмотрим дальше. Вы вышли утром из квартиры, ключ – в замочную скважину, несколько шагов до лифта, его вызов. Это «критический путь»? Да. Но вот как я выполняю эти несколько действий. Выхожу из квартиры, иду к лифту, вызываю его, пока лифт едет, спокойно возвращаюсь к двери и запираю ее. К моменту, когда двери лифта откроются, я уже стою рядом с ним. Движение лифта находится на «критическом пути», но пока он едет, я спокойно делаю что-то другое.
Поверьте, эта поточная логика утренних действий совершенно аналогична любому производственному, строительному или бизнес-процессу. Просто на производстве, где трудятся 5000 человек, все сложнее и многофакторнее. Где-то работы жестко отхронометрированы, стандартизированы или даже визуализированы. Любая незапланированная ситуация, в условиях «натянутой» стандартом нитки потока, тут же приводит к отклонениям. План / факт – анализ начинает «плыть» и требовать немедленных корректирующих действий. Это и есть те самые «боевые искусства», которые нам многократно демонстрировала компания Toyota – быстрота решения проблем.
На вашей работе может не быть стандарта и суточного задания. Процесс идет как идет, как получается. Приходится самому регулировать, с какой скоростью работать, в какую сторону идти, присесть тебе или, наоборот, побежать.
Возвращаясь к утреннему сюжету, допускаю, что не у каждого человека он сформирован как поток, конвейер действий. Какая-то творческая натура просто категорически не приемлет выверенного алгоритма действий. Человек глаза открыть не может без чашки кофе, а тут я о стандарте каком-то рассуждаю. Для кого-то при популярном с ковидных времен удаленном режиме работы есть и все возможности игнорировать стандарты. Думаете, я буду агитировать принять стандартизированную утреннюю модель, которую описал выше? И не подумаю. Я просто хотел описать маленький поток нашей большой бережливой (или не очень) жизни с минимальными потерями и максимальной результативностью. Возвращаясь к нашей основной теме «бережливой жизни», думаю, можно оказаться абсолютно «стандартизированным наглецом», от которого в жизни больше вреда, чем пользы. Можно же быть и благообразным Обломовым и приносить огромную пользу людям, пусть даже не вставая с кровати. Понятно, что я утрирую. Хотя каждый из нас вспомнит примеры и первого и второго персонажа и сюжета. В любом случае, надеюсь, поточная логика стала более понятной моему читателю.
Глава 6
Нет стандарта – нет порядка
Продолжим неформальное знакомство с бережливым производством.
Конец ознакомительного фрагмента.
Текст предоставлен ООО «Литрес».
Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию (https://www.litres.ru/chitat-onlayn/?art=69974848&lfrom=174836202) на Литрес.
Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.
notes
Примечания
1
В конце 1990-х годов я работал заместителем покойного ныне мэра Нижнего Новгорода Ивана Петровича Склярова. На базе Нижегородского масложирового комбината мы проводили совместное заседание городской администрации и Ассоциации промышленных предприятий. Тема была: маркетинг традиции и клиентоориентированность. Видимо, Николай Николаевич упомянул именно об этом периоде.
