Как швейцарские часы: создать систему в бизнесе и начать наслаждаться порядком
Никита Владимирович Алексеев
Вершина успеха (Феникс)
Перед вами книга о внедрении и развитии редкого навыка – системности. Простым языком автор рассказывает, как бороться с рутиной, путаницей в процессах, сложностями в управлении, с отсутствием ответственных, долгим обучением сотрудников.
Книга дает ответ на вопрос, как выстроить работу по модели «швейцарских часов» и в итоге повысить ваш коэффициент полезного действия.
Никита Алексеев
Как швейцарские часы: создать систему в бизнесе и начать наслаждаться порядком
Посвящается моему первенцу – эта книга для тебя.
И посвящается моей супруге – эта книга благодаря тебе…
© Алексеев, Никита: текст, 2019
© OOO «Феникс», оформление, 2019
Слово редактора
Перед вами не совсем обычное слово редактора: оно небеспристрастно, и скоро вы поймете почему. Впервые с «систематизацией по-простому» я столкнулась в прямом смысле слова несколько лет назад на Synergy Global Forum. Мы сидели в одном ряду с автором Системы «Ядро» Никитой Алексеевым, шло выступление Гая Кавасаки. Но даже не это было главной причиной, чтобы вслушиваться в каждое его слово: вся рутинная деятельность нашей собственной растущей сети центров развития детей Family из четырех на тот момент филиалов была «завязана» на нас – троих руководителях. Приходилось выходить из зала, мешая другим слушателям, Никите в частности, и решать текущие важные задачи. Даже на этом этапе было очевидно, что нашу компанию нужно было срочно систематизировать, а мы тем не менее уже стояли на пороге масштабирования.
Я знакома со многими успешными предпринимателями, добившимися внушительных результатов в бизнесе, которые работают в хаосе и боятся оставить свое дело больше чем на неделю, считая, что «без меня все рухнет…». Но ведь такие «проблемы» не являются непреодолимыми в жизни каждого предпринимателя, если структурировать компанию, разобраться с операционными, тактическими и стратегическими действиями и, собственно, пройти «систематизацию по-простому».
Наше не самое приветливое знакомство привело нас, к счастью, к тому, что мы стали клиентами Никиты и прошли весь «Путь Системы». В ходе работы выяснилось, что сильнейший продукт Family был запущен и успешно развивался 8 лет в режиме «супергероев», но масштабироваться лишь на отличном продукте не получится. И начались трудовые будни систематизации. В результате большой работы с обеих сторон у нас в компании сложилось четкое понимание всех цифр, сделаны все регламенты и шаблоны, налажен системный маркетинг, написана франшиза и стартовали ее продажи, мы вышли из рутины и тактики на стратегический уровень, а наши финансовые показатели увеличились на 30 %.
Между собой мы называем «Ядро» Никиты Алексеева лучшей трансформацией бизнеса, с успехом реализованной в собственной компании. Но еще более интересным фактом для меня стало известие о том, что готова рукопись первой книги о систематизации и что я могу помочь в ее редактуре уже по большой дружбе.
И даже когда некоторые из моих знакомых удивляются, если я горячо рекомендую им пройти систематизацию своего бизнеса с молодым ученым и бизнес-архитектором, не имеющим огромной известности на всероссийской арене предпринимательства, те, кто действительно общался с Никитой, соглашаются со мной полностью. Никита обладает особым даром работать с огромным количеством информации, систематизировать ее и делиться полученным материалом в доступной и легкой форме, принося максимум пользы. Его истории о кейсах клиентов AT/S Group из разных городов мира вдохновляют на изменение собственных задач и достижение еще больших целей.
И если вы слышите о Никите Алексееве впервые, но уже читаете эту книгу, считайте, что вы познакомились с ним лично и ведете захватывающую беседу на очень важную тему своей жизни – развитие собственного бизнеса. Перечитывая книгу, я словно еще раз прошла обучение, нашла решения текущих задач и обновила знания об инструментах, улучшающих мои показатели эффективности. И если вы внимательно, с карандашом в руках, прочтете эту книгу до последней страницы, выполните все задания и прислушаетесь ко всем рекомендациям, возможно, многие бизнес-консультанты страны останутся без клиентов.
Прошедшая во всех смыслах «Путь Системы» клиент, друг и редактор
Анна Заикина,
управляющий партнер сети центров развития детей Family.
О чем книга?
По данным ОЭСР (Организации экономического сотрудничества и развития) за 2015 год, производительность труда в России составила $25,9 за 1 час. Для сравнения: в средней европейской стране – $55,9 за 1 час. Статистика утверждает: в большинстве российских компаний люди работают много и неэффективно.
– Ааааа! Чей клиент звонил?
– Надо платить поставщикам! Куда ушли деньги?
– Почему мне нужно снова объяснять вам то же самое?
– Где найти нормальных людей в команду?
– Как я устал от этой путаницы!
– Давайте уже примем одно решение.
– Когда я нормально проведу время с семьей?..
Вам это знакомо?
Как практикующий предприниматель и молодой ученый я около 5 лет исследую вопросы эффективности бизнеса. Я считаю: причина его низкой эффективности – в несистемности.
Рутина, путаница в процессах, сложности в управлении, отсутствие ответственных, долгое обучение сотрудников, хаос… Все это приводит к длинному рабочему дню, стрессам, «потолку прибыли» и кризису.
Безусловно, многие компании работают системно, но проблема есть, и это факт.
Перед вами книга о внедрении и развитии редкого навыка – системности.
Книга о том, как двигаться к целям плавно, а не рывками.
Книга, которая дает ответ на вопрос, как уйти от хаоса и рутины к простому конвейеру и модели «швейцарских часов».
Модель родилась из моей практики, и я назвал ее «Метод “Ядро”», или «Путь Системы»™.
Чтобы не быть голословным, ниже приведу несколько отзывов бизнесменов, применивших мой метод в своей практике.
«Раньше я открывал свой телефон вечером и считал количество звонков. В среднем за день у меня было 180 входящих звонков. Звонили все: клиенты, прорабы, сотрудники. Я постоянно решал со всеми кучу проблем, была такая «каша». И вот спустя 5 недель после внедрения «Метода “Ядро"» я посчитал – 27 звонков вечером».
Ашот Калустов, владелец строительной компании «Реховоф», г. Сочи
«Открыл новый филиал в Екатеринбурге дистанционно из Москвы. Структурировал бизнес, и управлять стало гораздо проще».
Андрей Казаков, владелец рекламной компании полного цикла Simple Touch, г. Москва
«За последние 6 месяцев два раза летали отдыхать с супругой без страха за бизнес. До этого я каждый день был в работе часов 7-10… да плюс еще в выходные. Обращался к «автоматизаторам»: ребята, помогите. Отвечали: «Вас никак не вытащить из процессов компании, извините…» Сейчас систематизировал работу – сделал простые и понятные бизнес-процессы, цифры посчитал, и намного легче стали проходить наем и обучение новых прорабов. 1–2 часа в работе, при этом прибыль примерно удвоилась».
Кирилл Красин, владелец компании по монтажу заборов «Фарес», г. Калининград
Дальше, уважаемый читатель, примеров и историй будет больше.
В социальных сетях и блогах часто встречается фраза: «Зачем придумывать велосипед, если все давно изобретено?» Есть международная система менеджмента качества ISO 9001. Есть несколько нотаций, применяемых для моделирования бизнес-процессов, такие как BPMN, EPC, IDEF0, организующая схема Рона Хаббарда. Возможно, вы о них даже не слышали. Не пугайтесь – сложных терминов дальше не будет. А если и будут, то я объясню их суть.
Я сам предприниматель, на практике сталкивался со многими проблемами, даже когда был наемным сотрудником. Существующие инструменты не помогли в решении проблем. Как выяснилось, другим предпринимателям – тоже. Чаще всего внедрять что-то новое сложно, и, как правило, не хватает комплексного решения. Прочитав эту книгу, вы узнаете, как систематизировать (не автоматизировать) бизнес «по-простому».
К написанию книги я шел достаточно долго – более 5 лет. Буквально недавно задался целью посчитать компании, с которыми когда-то работал и погружался во все их процессы. Открывал папку с договорами и счетами, смотрел реализованные проекты. В итоге набралось чуть больше 500 очень разных компаний из 28 городов России и несколько компаний из-за рубежа: Гуанчжоу, Вильнюса и Мадрида.
Поделюсь с вами историей своего становления.
Я не раз задавался вопросом: «В чем мое предназначение?» Всю свою жизнь я интересовался бизнесом и экономикой во всех проявлениях. Примерно в 10 лет я заработал свои первые 5 рублей, помыв один раз посуду у отца в кафе.
Затем появилась первая запись в трудовой книжке летом перед 9-м классом: «Лодочник-спасатель». Следующие 5 лет я провел в поисках себя, сменяя одно место за другим: бармен, продавец рекламы, риелтор, журналист, актер в театре, аниматор, тренер по единоборствам, клерк в банке, снабженец на чайной фабрике Мацесты, маркетолог в отеле – все удавалось (с трудом) совмещать с учебой в университете по специальности «Мировая экономика» и игрой в КВН. В итоге – долгожданный красный диплом.
И наконец работа мечты – финансовый советник в крупнейшей по обороту компании России в секторе инвестиционных банков – БКС Премьер. За окном жара, пальмы, а мы сидим в костюмах и следим за котировками фондовых рынков. Параллельно с работой была попытка первого – мцтрпцрт. мягя^ин
Я собирал по крупицам знания и опыт других людей из разных сфер, воспринимая все как учебный процесс. Руководители и клиенты были для меня учителями.
Во все направления я погружался, анализировал детали, старался перевести информацию на язык цифр и упорядочить. И уже тогда внутри меня загорался огонь негодования: что-то здесь не так…
Лето 2013 года – старт полноценного бизнеса – компании «Партизан маркетинг», с успешными и крупными проектами, такими как Российский международный олимпийский университет.
Конец 2014 года – возвращение с самых ярких каникул и свадьбы на Кипре, экономический кризис… Допустил ряд ошибок, и направление закрылось.
4 января 2015 года отправился в Ростов-на-Дону, в кармане 4000 рублей. Сбережения, супругу и кота оставил в Сочи. Запуск с партнером компании по созданию франшиз. К маю у нас в команде было уже более 100 человек: 17 в офисе и около 100 в социальных сетях. Отдел продаж в стиле «Волка с Уолл-стрит»: удары в гонг при сделках, мотивирующие речи и обучение.
Все процессы автоматизированы, все работало как конвейер. «Засветились» тогда на всю Россию, создали ООО (благо в марте 2017 года оно было закрыто).
Тот год наполнил голову сумасшедшим объемом практических знаний и навыков, его нельзя сравнить ни с чем. Нам посчастливилось погрузиться в работу порядка 80 успешных компаний России, из крупнейших – группа компаний «Май», один из лидеров event-индустрии, и сеть browbar'oe «Marusya». Тестировали у себя по четыре новые модели процессов в месяц, разные системы мотивации, работали с четырьмя основными CRM-системами[1 - CRM-система – программное обеспечение для работы с базой клиентов.], выступали в Торгово-промышленной палате Ростовской области, запускали онлайн-трансляции, общались и работали с топ-менеджерами крупнейших ростовских компаний, проводили массовые собеседования для 20 человек одновременно, одержали победу в региональном этапе конкурса «Ты – предприниматель»… Были интриги, обман, потери денег, запуск IТ-проекта в Фонде развития интернет-инициатив… Всего и не перечислить.
Но… Все развалилось, поскольку мы с партнером очень по-разному видели развитие компании. Перестали сотрудничать.
В июле 2016 года случилось прозрение: за все эти годы самые большие успехи произошли благодаря системному подходу. Далее были аспирантура и начало написания диссертации, конференция TEDx в роли спикера, наставничество в «Опоре России», участие в экспертной сессии Фонда развития интернет-инициатив и бизнес-сообщества «Эквиум».
Получилась критическая масса опыта, которая стала использоваться от проекта к проекту. Иными словами, в голове образовалась «таблица Менделеева» для систематизации бизнеса. И появилось жгучее желание поделиться этим опытом в виде книги, которую вы, уважаемый читатель, сейчас держите в руках либо скроллите на экране монитора. Книга не про успех и техники быстрого обогащения, а именно про конкретные методики и системное мышление как навык. Конечно, знания могут ускорить путь к целям, но за счет упрощения процессов, снижения себестоимости и роста вашего КПД.
Еще раз подчеркну: эта систематизация осуществляется «по-простому» – благодаря не только малому промежутку времени, но и отсутствию лишних шагов и наличию простых решений, которые находятся на поверхности. Часто слышу от людей: «Идеи, принципы и инструменты оказались такими простыми и знакомыми, что сейчас все встало “по полочкам” – четко и ясно».
Каждый без исключения принцип и инструмент, описанный в книге, использован и внедрен в моей собственной компании Atis Group. И если в Ростове-на-Дону с массой народа мы работали без выходных, то сейчас у меня гораздо больше свободного времени – иначе как бы я написал эту книгу? Первые 1,5 года в команде со мной работала только талантливая помощница Мария, которая живет в Индонезии, а размер прибыли оказался в три раза больше, чем в прошлом.
На страницах книги вы не встретите слов «вы должны». Выбор внедрять или не внедрять Систему всегда останется за вами. Но если вы примените хотя бы 30 % полученных знаний, уверен, вы повторите слова Игоря Вертерича, владельца компании «Тир Контроль»: «Моя жизнь больше не будет прежней!»
Эта книга полезна и ценна для собственника, генерального и исполнительного директоров, руководителей сетей, директора по развитию и других участников организационной структуры компании.
Хотя, если даже вы просто рядовой сотрудник компании, полученные и примененные на практике знания сделают вашу работу проще и эффективнее. Это ваш путь к карьерному росту и повышению доходов. Пишу это уверенно и ответственно как работодатель.
Моя главная цель – дать простой инструмент и показать алгоритм действий, которые позволят собственникам малого и среднего бизнеса увеличить свой КПД без потери качества.
Ах да! Чтобы удвоить пользу от книги – одна небольшая инструкция.
Обязательно… Нет, не так. ОБЯЗАТЕЛЬНО после каждой главы берите небольшую паузу и осознавайте полученную информацию. Примените ее хоть как-то в собственной практике. Избегайте чтения книги «для галочки». Шаг за шагом наращивайте активы.
Я желаю вам легкого, увлекательного чтения и успешного прохождения вашего собственного «Пути Системы». Начинаем!
Глава 1
Счастье, римские легионы и КПД предпринимателя
