Алексей Минкевич[2 - Если в конце главы не указан автор написанного, подразумевается, что текст был создан в соавторстве.]
Глава 2
Основы управления проектами
Проект – это временное предприятие, направленное на создание уникального продукта, услуги или результата. Такое определение дает нам PMBOK (Project Management Body Of Knowledge) – свод правил по управлению проектами, разработанный американским Project Management Institute (PMI).
В этом определении важны два момента. Первый – это уникальность проекта, то есть создание чего-то нового, чего раньше еще не было. Второй – это ограничение по времени: у каждого проекта есть четкие даты начала и завершения.
Проекты противоположны операционной деятельности, которая является постоянной и направлена на воспроизведение одного и того же результата – продукта или услуги. Примеры операционной деятельности: ежедневная уборка помещений, сервис замены масла в автомобилях и другие повторяющиеся действия.
Чтобы четко представлять себе разницу, рассмотрим пример автомобиля Lada Kalina. Разработка самой модели конструкторским бюро и налаживание производства – это проект, а вот ее серийная сборка на конвейере – это уже операционная деятельность. Другой пример из IT: работа по поддержке существующих систем. Сама поддержка является операционной деятельностью, но если в рамках поддержки необходима доработка системы и исправление ошибок, то эти доработки, собранные в обновления до новых версий, представляют собой полноценные проекты.
Для чего нужны проекты
Любой проект служит определенной цели и решает конкретные задачи бизнеса.
1. Коммерческая цель. Например, бизнес хочет создать и запустить новый продукт, чтобы заработать денег.
2. Требования рынка и соответствие времени. К примеру, у всех конкурентов уже внедрено какое-то решение или функция, а у вас еще нет. Вы теряете клиентов, и это нужно исправить.
3. Запросы пользователей. Клиенты сообщают о том, какой функционал они хотели бы получить, и мы усиливаем конкурентное преимущество нашего решения.
4. Законодательные требования. Допустим, правительство приняло решение, что каждый кассовый аппарат должен отправлять в налоговую данные обо всех операциях в режиме реального времени. Следовательно, мы инициируем проект по внедрению решения, которое приведет работу кассовых аппаратов в соответствие с требованиями закона.
5. Технический прогресс. Появляются новые, улучшенные технологии, а старые отмирают. Следовательно, нам необходимо постоянно поддерживать актуальное состояние. В качестве примера можно привести технологию веб-анимации Flash, которая в свое время была популярна, но потом ее вытеснил более современный и безопасный HTML5.
6. Социальная необходимость. Например, озеленение и благоустройство улиц, обустройство парков или благотворительность.
7. Обновление бизнес-процессов и инфраструктуры. Эта цель ставится в тех случаях, когда компания перестраивает себя изнутри, чтобы повысить собственную эффективность. Например, за счет внедрения Agile, CRM, SAP и других современных подходов и инструментов.
8. Воплощение мечты в жизнь. Например, проект по созданию собственной команды по автоспорту или организация кругосветного путешествия.
На первом шаге бизнес определяется со своей целью. Потом компания начинает рассматривать возможные варианты решения, пытаясь ответить на вопрос о том, как именно можно достичь цели. Если вариантов несколько, то на следующем этапе выбирается один из них – и рождается проект. После того как проект становится реальностью, бизнес проверяет, достигнута ли цель.
Процесс появления проекта
Процесс появления проекта схематически показан на рисунке 1.
Давайте разбираться на примере. Допустим, существует банк. Совет директоров ставит стратегическую задачу: увеличить количество клиентов на 1 млн человек. Каким образом можно достичь этой цели?
Список возможных решений выглядит примерно так:
? установить рекламные билборды по всей стране;
? запустить рекламу на радио и телевидении;
? открыть новые отделения банка в населенных пунктах, где еще нет представительств;
? привлечь новых клиентов из населенных пунктов, где еще нет представительств банка, при помощи мобильных пунктов продаж услуг.
Для последнего варианта нужно разработать мобильное приложение, способное проверить паспортные данные и открыть счет. Идея в том, что сотрудник банка берет мобильный телефон с установленным приложением и сумку с конвертами. В каждом конверте есть кредитная карточка с балансом в 100 руб. Сотрудник едет в населенный пункт, где еще нет отделения, и начинает рекламировать продукт банка – мини-кредит. Те, кто заинтересовался, могут сразу же предоставить необходимую информацию о себе. При помощи мобильного приложения сотрудник банка проверяет эту информацию, открывает счет и привязывает к нему по штрих-коду кредитную карточку с деньгами. Таким образом, человек сразу получает кредит в 100 руб., а банк – нового клиента.
Совет директоров банка принимает решение остановиться на последнем варианте. Важно понимать, что цель бизнеса и цель проекта – это не одно и то же. В данном примере цель бизнеса – миллион новых клиентов. А цель проекта – разработать мобильное приложение под Android OS, которое умеет фотографировать паспорт, отправлять фото паспорта и обмениваться информацией с серверами банка.
Приложение должно позволять сотруднику банка совершать следующие действия:
? пройти авторизацию в приложении;
? используя камеру телефона, сфотографировать паспорт потенциального клиента. Приложение должно распознать штрих-код паспорта, отослать картинку и данные штрих-кода в расчетный центр банка, где за пять секунд потенциальный клиент проходит проверку системы безопасности. Затем принимается решение, можно ли открыть ему кредит с лимитом в 100 руб.;
? если ответ положительный, приложение должно считать QR-код с конверта с картой, создать нового пользователя в банке и привязать к нему кредитную карточку, а потом подтвердить успешность операции.
Важным требованием является возможность работы приложения в условиях медленного мобильного интернета (на тот случай, если в населенном пункте нет 3G).
Только после этого представитель банка может выдать новому клиенту карточку с кредитом в 100 руб. Чтобы активировать ее, клиенту необходимо приехать в ближайшее отделение банка и подписать соответствующий договор.
Проект оказался очень успешным. С его помощью банку удалось привлечь 2 млн клиентов, так что совет директоров был очень доволен.
А кто виноват, если проект выполнен успешно, а бизнес-цель так и не достигнута?
Руководитель проекта несет ответственность только за успех проекта. Если бизнес выбрал неверную альтернативу возможного решения, которая не позволила достичь бизнес-цели, то ответственность за это лежит на бизнесе.
Треугольник управления проектами
Проекты существуют в условиях тройного ограничения: что нужно сделать, к какой дате и за какие деньги. В терминах проектного управления это содержание работ, расписание и бюджет. Эти ограничения часто изображаются в виде треугольника (рис. 2).
Давайте остановимся на каждой из его вершин подробнее.
Содержание работ (Scope). Это список всех работ, которые необходимо сделать в ходе проекта, своеобразный список дел (To do list).
Расписание (Schedule). Проект ограничен во времени: у него есть дата начала работ и дата, к которой он должен быть завершен.
Бюджет (Cost). Объем финансирования, который выделяется на реализацию проекта.
Все три ограничения не существуют в отрыве друг от друга. Изменение одного параметра всегда влечет за собой и изменение двух других.
Давайте посмотрим на примере. Допустим, вы решили реализовать проект «Ужин для друзей».
Бизнес-цель – социальная необходимость: вы давно не видели друзей и хотите пообщаться.
Цель проекта – к 20:00 приготовить ужин на четверых: для вас и троих друзей.
Содержание работ будет выглядеть следующим образом:
1) купить картошку, мясо и пиво;
2) навести порядок в квартире;
3) почистить картошку;
4) приготовить мясо в духовке;
5) сварить картошку;
6) накрыть стол.
Бюджет проекта составляет 110 руб.:
? 1 кг мяса – 60 руб.;
? 2 кг картошки – 10 руб.;
? четыре бутылки пива – 40 руб.
Проект ограничен во времени: стол должен быть накрыт к 20:00, поэтому вам нужно оценить, в котором часу уйти с работы, чтобы успеть подготовиться. По вашей оценке:
1) покупки займут 30 минут;
2) уборка квартиры – 20 минут;
3) почистить картошку – 15 минут;
4) приготовить мясо – 60 минут;
5) сварить картошку – 30 минут;
6) накрыть стол – 15 минут.
Поскольку задачи 1, 2 и 3 выполняются последовательно, то есть друг за другом, в сумме они займут 65 минут (30 + 20 + 15). А вот задачи 4, 5 и 6 вы можете делать параллельно: за 10 минут вы подготовите мясо и поставите его в духовку на 50 минут. Пока будет готовиться мясо, вы сварите картошку и накроете стол. Вот как это выглядит на диаграмме Ганта, или «в колбасках», как нежно и с любовью ее называют некоторые менеджеры проектов (рис. 3).
Таким образом, вам понадобится 2 часа 5 минут на подготовку ужина для гостей, то есть уйти с работы нужно будет в 17:55. Как видите, проект простой и очень понятный.
Как изменение содержания проекта влияет на бюджет и расписание
Допустим, вы решили, что было бы неплохо приготовить еще и салат из свежих овощей. Тогда список работ будет выглядеть следующим образом:
1) купить картошку, мясо, овощи для салата и пиво;
2) навести порядок в квартире;
3) почистить картошку;
4) приготовить мясо;
5) сварить картошку;
6) приготовить салат;
7) накрыть стол.
Бюджет проекта увеличится: дополнительно нужно купить помидоры, огурцы и зелень.
Допустим, это прибавит к бюджету еще 20 руб. Таким образом, бюджет всего проекта увеличится со 110 до 130 руб. Изменится и расписание проекта: добавится приготовление салата. Таким образом, время выполнения проекта увеличилось на 20 минут, то есть теперь на все потребуется 2 часа 25 минут (рис. 4). С работы нужно будет уйти в 17:35, так что придется отпрашиваться у руководства.
