7. Закупки участвуют в привлечении инноваций
Несмотря на то что многие производственные компании состоят из технических и инженерных отделов, именно отдел закупок способен оперативно привлечь в компанию высокотехнологичных поставщиков и получить значительное преимущество перед конкурентами при помощи совместных разработок и глубокой коллаборации.
8. Закупки гарантируют надлежащее управление поставщиками
Ожидания ваших внутренних клиентов (коллег) и внешних заказчиков зависят во многом от грамотного управления поставщиками. Плодотворное сотрудничество с поставщиками возможно, если подобными вопросами занимается специально обученная группа людей в лице отдела закупок. Команда закупщиков обеспечивает развитие взаимовыгодных отношений. Такой профессиональный подход сокращает длительные операционные трудности, часто возникающие из-за информационной недоступности или отсутствия своевременной поддержки поставщиков. Они могут стать причиной подрыва доверия к компании со стороны внешних заказчиков.
9. Закупки управляют рисками
Система снабжения – одна из наиболее чувствительных областей в деловой среде. Она подвержена разного рода рискам. Подготовленная закупочная команда способна минимизировать риски, применяя прогнозную аналитику и управляя поставщиками в соответствии с закупочной стратегией. Оценка рыночных факторов и явлений дает возможность закупкам как функции спрогнозировать возможные сценарии развития ситуации и при необходимости принять превентивные меры по предотвращению сбоев в цепочке поставок.
10. Закупки влияют на финансовую стабильность
Неплатежеспособность поставщика может оказать негативное влияние на компанию. Высокопрофессиональный отдел закупок способен предотвратить такое развитие событий, поскольку в зону его компетенций входит анализ финансового состояния предполагаемых поставщиков. Оценка финансовой отчетности партнера может подтолкнуть закупщика к решению отказаться от сомнительной сделки при появлении риска срыва поставок от недобросовестного поставщика.
11. Закупки постоянно совершенствуются
Как бы странно это ни звучало, но отдел закупок обязан идти в ногу со временем, поскольку необходимо постоянно искать новые способы доставки товаров, новых надежных поставщиков с высокими стандартами качества, стремящихся к глубокой кооперации. Конкуренция на рынке диктует свои условия, и отдел закупок способен воплотить в жизнь самые смелые начинания компании. Закупочная команда дает возможность раскрыть потенциал поставщиков, усилив тем самым конкурентоспособность организации. Этот успешный путь становится возможным только в случае непрерывного развития и повышения квалификации сотрудников отдела закупок.
12. Закупки определяют выгодные договорные условия
Бизнес часто ошибается, поскольку стремится взобраться на вершину Олимпа, забывая о закупках и пренебрегая таким важным элементом, как договорная часть. Ослепленное успехом и опьяненное предстоящей выручкой, высшее руководство компании не понимает, что согласованные в письменном виде выгодные коммерческие условия, полученные отделом закупок от поставщиков в ходе переговоров, могут всерьез укрепить позиции компании и повысить доверие заказчиков. В противном случае несоблюдение условий, отсутствие должной ответственности и игнорирование рисков со стороны поставщиков могут привести к ухудшению отношений компании с заказчиком и обесценить финансовое значение будущей выручки.
13. Закупки – носитель безупречной репутации
Отдел снабжения ранее часто воспринимался как вспомогательная служба, находящаяся на задворках корпоративной иерархии. Кроме того, нечистоплотность некоторых закупщиков только усиливала негативное отношение со стороны внутренних заказчиков к закупочной деятельности. Такое положение вещей осложняло стратегическое развитие закупок как важной функции, способной принести экономические выгоды компании. Тем не менее, несмотря на устоявшиеся стереотипы, смена поколений и стремление к высшему руководству и повышению устойчивости открыли возможности для современных закупок – они вышли за рамки партии второй скрипки в оркестре. Закупки как функция созрели для роли лидера общественного мнения, формирующего позитивные тренды в области имиджа и корпоративной культуры. Закупки стали отвечать за развитие бренда компании, управляя поставщиками и создавая образ неподкупности и прозрачности.
14. Закупки обеспечивают сохранность процессов и процедур
Мы часто слышим, что преемственность традиций способствует накоплению опыта и гарантирует компании устойчивость развития. Закупочная деятельность – не исключение. Преемственность в закупках защищает организацию от тотального хаоса и операционной разрозненности во всей цепочке поставок. Как показывает практика, даже при смене топ-менеджмента в современных компаниях закупочная команда с высокой степенью зрелости способна сохранить рычаги управления и преемственность успешных закупочных процессов и процедур. Кадровые перестановки не должны оказывать влияние на приобретение отделом закупок стратегически важных товаров и услуг для бизнеса.
15. Закупки ориентированы на гибкость
В условиях неопределенности и роста международной напряженности закупочная деятельность в режиме реального времени демонстрирует невероятную гибкость при принятии решений. Именно закупки как функция способны в кратчайшие сроки переформатировать отношения с поставщиками, быстро адаптироваться в сложившейся ситуации, извлечь экономическую пользу и найти возможности для сохранения функционирования бизнеса. Например, временный отказ компании от конкурентных торгов для закупки дефицитного сырья может не только ускорить выполнение заказа, но и спасти организацию от разорения и ликвидации. Адаптивность и гибкость отдела закупок могут стать серьезным преимуществом, которым часто пренебрегают.
16. Закупки способствуют увеличению прибыли
В конкурентной бизнес-среде многие организации направляют существенную часть прибыли на развитие и обучение персонала отдела продаж, поскольку их руководители искренне полагают, что лучший способ увеличить прибыль – сосредоточиться на получении дохода. Делать ставку исключительно на отдел продаж – традиционная ошибка большинства компаний в России. Такое однобокое мышление отодвигает на второй план другие важные бизнес-процессы компаний, подвергая себя огромному риску – значительно отстать от конкурентов, потерять рыночные позиции и выручку. В связи с этим закупки как стратегическая функция играют решающую роль в бизнесе, поскольку они не противоречат основному принципу отдела продаж – получению прибыли, а, наоборот, активно участвуют в росте дохода компании.
Эффективная закупочная команда обеспечивает бесперебойность поставок, привлекательные закупочные цены с низкой совокупной стоимостью владения, необходимый уровень товарных запасов, приток новых технологий в рамках совместного и долгосрочного взаимодействия с поставщиками, контроль и прозрачность расходов. Маржинальность бизнеса всецело зависит от зрелости закупочной функции, и пренебрежение этим фактором может стать серьезным препятствием на пути к желаемому устойчивому успеху компании.
17. Закупки обеспечивают соблюдение высоких корпоративных стандартов
Профессиональная закупочная команда обучена оценивать жизнеспособность поставщиков, определять альтернативы и находить наилучший из возможных вариантов. Возложенная на отдел закупок функция – своевременно приобретать товары и услуги – позволяет различным бизнес-подразделениям сосредоточиться на непосредственных обязанностях, повышая производительность труда и обеспечивая высокие корпоративные стандарты.
18. Закупки обеспечивают надлежащую централизацию закупочной деятельности
Стремление компаний максимально эффективно использовать ресурсы своего бюджета абсолютно логично. Отдел закупок способен успешно это реализовать за счет централизации снабжения. Возможно, не все до конца понимают, но отсутствие единого контактного лица в сфере закупок часто приводило к случаям, когда поставщик предоставлял абсолютно разные коммерческие условия и цены бизнес-подразделениям одной и той же компании. Закупки как функция обеспечивают централизованный надзор и приносят огромную пользу от увеличения покупательной способности организации.
19. Закупки как функция обеспечивают партнерство
На фоне непрекращающихся кризисных явлений закупки, как бы громко это ни звучало, проявляют проактивность и интерес к глубокому партнерству внутри компании. Эффективный отдел закупок способен инициировать создание системы структурированного взаимодействия с каждым отделом, чтобы подробно и открыто делиться конкретными проблемами и ожиданиями. Кроме того, закупочная команда сотрудничает с финансовой службой для улучшения процедур утверждения и мониторинга заявок на закупку, направленных на контроль расходов. Таким образом, в компании создается благоприятный фон, нацеленный на продуктивную коллективную работу и профессиональный рабочий процесс.
20. Закупки как функция выполняют образовательную роль
Существует клише в отношении потенциала закупочной деятельности, обусловленное, например, мнением, что закупки тормозят развитие материально-технического обеспечения и замедляют внедрение инновационных идей. Экономический спад и геополитическая напряженность изменили это негативное восприятие. Поиск творческих решений и принятие нестандартных решений, опирающихся на анализ данных и управленческих алгоритмов, способствовали значительному улучшению закупочных процессов. Внутренние заказчики компании начинают извлекать выгоду от структурированного подхода в сфере закупок, поскольку оптимально определено разделение работы в компании, например на производство и закупочный процесс.
Для успешной реализации перечисленных выше функций любой компании ее бизнес-подразделениям необходимо избавиться от некоторых ошибочных заблуждений о закупках.
? Заблуждение 1. Закупки – это снижение цен.
? Заблуждение 2. Закупки – это давление на поставщиков для защиты своих интересов.
? Заблуждение 3. Закупки своей неповоротливостью тормозят развитие коммерческих отделов.
? Заблуждение 4. Закупки не приносят никакой коммерческой и корпоративной пользы.
? Заблуждение 5. Закупки – это вспомогательная функция, единственной обязанностью которой является своевременное выполнение заявок на закупку.
Ведущие компании стали отказываться от парадигмы, в которой закупкам отводилась традиционная роль. Под этим подразумевалось, что отдел закупок вел бесконечную «борьбу за маржу» с поставщиками, в результате которой одни участники выигрывали, а другие – проигрывали (особенно актуально для тех компаний, которые обладали слабой рыночной властью). В долгосрочной перспективе битва за стоимость истощала ресурсы отдела закупок и ослабляла рыночные позиции коммерческой организации.
Более того, в нынешних непростых экономических условиях компании с развитой закупочной функцией осознали, что эффективность как базовый показатель жизнедеятельности неотделима от устойчивости. Это обусловлено тем, что устойчивость как элемент в организации обладает уникальными свойствами, способными организовать стабильную корпоративную систему, выдержать внешние потрясения, распределить нагрузку и динамично расти. Закупки могут стать центральным элементом корпоративной стратегии обеспечения устойчивости. Наделенная широкими полномочиями высокопрофессиональная закупочная команда может создать совершенно новую культуру закупок, объединяя риски и разделяя ценности со стратегически важными поставщиками и партнерами. С одной стороны, международная нестабильность еще раз доказала, что долгосрочные деловые отношения, построенные на общих ценностях, намного устойчивее, чем те, которые строятся исключительно на ценообразовании и эффективности транзакций. С другой стороны, построение устойчивых деловых отношений требует предварительной подготовки, должной компетенции и отказа от шаблонов со стороны не только отдела закупок, но и высшего руководства компании.
Очевидно, что превращение отдела закупок в делового стратегического партнера – для многих компаний вопрос сегодняшней повестки дня, поскольку в условиях нехватки ресурсов и растущих рисков необходимы новые способы развития бизнеса. Некоторые коммерческие организации в России изменили свое мышление и признали стратегическое значение закупок. Эти позитивные преобразования привели к тому, что в состав высшего руководства или совета директоров все чаще входит должность директора по закупкам. Такая деловая прозорливость позволяет компаниям в полной мере воспользоваться стратегическими преимуществами, предлагаемыми закупками, сформировать соответствующую реалиям дня бизнес-стратегию, обеспечить длительную устойчивость и финансовую прочность.
02 История закупочной деятельности
Зародившись как функция во времена постройки древнеегипетских пирамид, закупки пришли в хозяйственную деятельность человека всерьез и надолго.
Благодаря накопленному опыту компании становятся конкурентоспособнее, эффективнее и устойчивее, а уроки прошлого стимулируют успешные организации принимать меры по усовершенствованию корпоративного управления. История закупочной деятельности тесно связана как с историей развития государства, так и с историей успеха отдельно взятой организации или компании. Потребность в приобретении товаров и услуг существовала с тех пор, как появилось человечество.
Первая закупочная деятельность была зафиксирована в Древнем Египте еще в 3000 г. до н. э., во время строительства пирамид. Египтяне пользовались услугами писцов – привилегированного класса древнеегипетского общества, обладающего широкими познаниями в арифметике и грамоте[1 - https://ru.m.wikipedia.org/wiki/Писцы_Древнего_Египта (https://ru.m.wikipedia.org/wiki/%D0%9F%D0%B8%D1%81%D1%86%D1%8B_%D0%94%D1%80%D0%B5%D0%B2%D0%BD%D0%B5%D0%B3%D0%BE_%D0%95%D0%B3%D0%B8%D0%BF%D1%82%D0%B0)]. Местные писцы управляли поставками при строительстве пирамид, они играли важную роль, записывая потребности в материалах и человеческих ресурсах на свитках папируса, и тем самым отслеживали все заказы и закупочный процесс в целом. Несмотря на существенное значение в управлении поставками, авторитет и влияние людей, вовлеченных в закупки, были незначительными, поскольку закупочной деятельности в процессе выполнения работ отводилась вспомогательная функция.
Большее значение закупки начали приобретать во время промышленной революции, в период массового перехода от ручного труда к машинному, от мануфактуры – к фабрике. В ведущих государствах это произошло в XVIII–XIX вв. В это время возникла потребность в ресурсах для производства продукции, вследствие чего заводы и фабрики стали нанимать людей, хорошо разбирающихся в сырье и материалах. Они обладали необходимой экспертизой в сфере транспортировки и доставки товаров.
Стремительное развитие горнодобывающей промышленности и железнодорожной отрасли внесло свой вклад в закупочную деятельность, обретающую признаки самостоятельного направления с определенным набором функций. К концу XIX в. многие компании – владельцы железных дорог начали присваивать закупочному направлению статус отдела, называя его службой снабжения. Несмотря на то что на стыке XIX и XX вв. закупки редко использовались как отдельный отдел, Первая и Вторая мировые войны подняли закупочную функцию на новый уровень. Увеличилась стратегическая роль закупок из-за важности получения сырья, материалов и услуг, необходимых для поддержания производственных мощностей заводов и фабрик. Стоит отметить, что военные действия часто становились движущей силой не только формализации закупок, но и логистики, являющейся неотъемлемой частью цепочки поставок.
В течение 1950-х гг. закупки продолжали набирать обороты, методы выполнения этой функции становились более совершенными, а количество специалистов по снабжению увеличивалось. Однако закупщики, будучи сотрудниками коммерческих отделов компаний в индустриально развитых странах, по-прежнему занимались размещением заказов или, являясь инженерами-снабженцами планово-экономических отделов советской промышленности, выполняли поручения и директивы руководства.
Только в середине 1960-х гг. закупки впервые начали брать на себя управленческую роль в широком смысле этого слова. В этот период в центре внимания оказалась западная концепция управления материальными потоками, смысл которой заключался в том, что можно организовать цепочку поставок так, что общий уровень затрат при перемещении товаров от производителя к потребителю уменьшится. В этот период закупщики в индустриально развитых странах стали уделять особое внимание тендерам, в которых цена являлась определяющим фактором для большинства контрактов. В СССР с его плановой экономикой организацией материально-технического снабжения занимался знаменитый Госснаб СССР (Государственный комитет СССР по материально-техническому снабжению). Он выполнял следующие функции: реализации планов материально-технического снабжения; распределения продукции по установленной номенклатуре; обеспечения межотраслевых кооперированных поставок; контроля своевременности выполнения планов поставки продукции[2 - https://ru.m.wikipedia.org/wiki/Госснаб_СССР (https://ru.m.wikipedia.org/wiki/%D0%93%D0%BE%D1%81%D1%81%D0%BD%D0%B0%D0%B1_%D0%A1%D0%A1%D0%A1%D0%A0)].
В начале 1970-х гг. штат закупщиков стал более интегрированным в рамках цепочки поставок. Это было связано с тем, что приобретение материалов и сырья стало частью стратегического планирования в организациях, поскольку значение закупочной деятельности многократно возросло. На рост авторитета закупок повлиял нефтяной кризис 1973 г., известный под названием «нефтяное эмбарго». Энергетический кризис, считавшийся крупнейшим в XX в., привлек внимание делового мира (главным образом США и Западной Европы) к сфере закупок в связи с нехваткой основных видов сырья. Это способствовало дальнейшему развитию закупок в 80-е гг. XX в. В это время появляется концепция «точно в срок», нацеленная на контроль товарных запасов и качество поставщиков, а своевременная поставка и надежность сделали закупки неотъемлемой частью конкурентного преимущества коммерческой организации. С 1980-х гг. начинается становление и подъем профессионального сообщества квалифицированных закупщиков, способного анализировать закупочные процессы, опираясь на финансовые показатели своих компаний. Наиболее подготовленные снабженцы занимались не просто размещением заказов и их последующей обработкой – они задавали себе конкретные вопросы, влияющие на операционную прибыль компании.
? Закупаем ли мы товары и услуги по выгодным для компании ценам?
? Способен ли тот или иной поставщик организовать доставку товара в нужное время, в нужном количестве и надлежащего качества?
? Что необходимо сделать, чтобы выстроить с поставщиками плодотворное сотрудничество?
? Оснащен ли отдел закупок материальными и иными ресурсами для выполнения поставленных задач?
Наверняка это хорошо знакомые вам вопросы. Как вы могли убедиться, основные направления закупочной деятельности являются константой в деловом мире.
В 1990-е гг. роль закупок перешла в стратегическую плоскость. Закупщики стали воспринимать поставщиков как партнеров, а компании поощряли заключение долгосрочных контрактов и соглашений. Это стало началом современной эволюции закупок, и такие выражения, как «снижение затрат» и «контроль расходов», прочно укоренились в терминологии системы снабжения. Многие компании озаботились внедрением системы управления поставщиками, цель которой – стратегический поиск поставщиков с акцентом на последующее углубленное сотрудничество.
Бурный рост международной торговли, расширение внешнеэкономических связей и появление новых технологий способствовали тому, что в начале XXI в. ведущие компании мира и России отказались от «близорукого подхода», ограничивающего потенциал закупочной деятельности. В настоящее время усилия большей части отделов закупок с высоким уровнем зрелости направляются:
? на анализ расходов – проводится экспертная оценка текущих расходов;
? поиск регионов с низкой стоимостью производства – проводится комплексная оценка рынка поставщиков и подрядчиков как внутри страны, так и за ее пределами;
? анализ совокупной стоимости владения – проводится стоимостный анализ приобретаемой продукции с точки зрения ее жизненного цикла в компании;
? внедрение передовых технологий – проводятся автоматизация и цифровизация с применением искусственного интеллекта и облачных решений;
? точечное применение аутсорсинга закупок – малоценные и трудоемкие операционные закупки выполняются авторизованными компаниями-партнерами;
? стратегическое управление поставщиками – проводится всесторонний анализ сотрудничества с поставщиками и внедряются меры по улучшению взаимодействия;
? разработку успешной закупочной стратегии – проводится непрерывный анализ внутренних и внешних факторов с учетом постоянно меняющейся деловой среды для проведения необходимых изменений в сфере закупок;
? организацию переговоров с поставщиками – проводятся встречи и совещания по вопросам цены, сервисного обслуживания, стратегической коллаборации и расширения товарного ассортимента.
Глобальные вызовы современности вынуждают компании улучшать свои внутренние процессы. Уровень конкуренции расширился, охватив как внутренние, так и международные рынки. Профессионалы в сфере закупок больше не обсуждают «самую низкую цену», а делятся информацией, сотрудничают и обсуждают со своими поставщиками общие затраты и расходы, которые может понести компания на протяжении всего жизненного цикла товара.
Основная цель отделов закупок остается неизменной – приобретение товаров или услуг в нужном количестве, по привлекательной цене и в нужное время. Однако растущая конкуренция и пристальное внимание заинтересованных сторон стимулируют отделы закупок искать новые подходы, позволяющие удовлетворять потребности самых требовательных заказчиков с наименьшими общими затратами. К отделам закупок предъявляются повышенные требования из-за притока технологий и огромного объема информации, многократно увеличивающейся в процессе взаимодействия между участниками закупочной деятельности. Это затрудняет адаптацию сотрудников отдела закупок в условиях постоянно меняющейся бизнес-среды.
Существует прямая связь между социальным статусом специалистов по закупкам и состоянием дел коммерческих организаций. Когда компании сталкиваются с вызовами, отделы закупок становятся огромной движущей силой, способной взять на себя контроль за расходами компании.
Несмотря на то что закупочная деятельность имеет долгую историю, ее стратегическое значение до сих пор недооценено многими компаниями, в том числе и в России. Уверен, закупки будут активно развиваться и расширять возможности своего прямого воздействия на стратегический успех компаний и организаций.
Эволюция закупок бесконечна!
03 Современные вызовы в закупках
Работа в закупках – это череда постоянных вызовов.
В последние годы закупочный блок и вся система снабжения вышли за рамки традиционной роли – приобретения товаров и услуг для функционирования предприятия. Высшее руководство ставит перед специалистами по закупкам не только задачи по планированию и снижению закупочных цен. Закупки изменили свой облик. В дополнение к планированию и снижению затрат профессионалы-закупщики взаимодействуют и выстраивают долгосрочные отношения с поставщиками, коммуницируют с коллегами из других отделов для выполнения общих корпоративных задач. Однако и этого часто недостаточно для успешной деятельности коммерческой организации, поскольку выросли риски и появились новые вызовы. Этот тренд сопровождается участившимися экономическими кризисами, сменой поколений, глобальной неопределенностью и изменением климата. Хотя вызовы в сфере закупок могут различаться в зависимости от размера компании и направления ее деятельности, выделю основные, с которыми мне приходилось неоднократно сталкиваться в процессе работы.
Вызов 1. Увеличение рисков
Увеличение рисков – один из часто упускаемых источников опасности. Снижение риска определяется как процесс уменьшения воздействия потенциальных угроз. Непрерывное движение товаров, сопровождаемое сложной цепочкой поставок, сопряжено с такими рисками, как:
? риск срыва производства;
? риск разрыва контрактов с поставщиками;
? риск мошенничества;
? логистические риски;
? риски, связанные с качеством и гарантийным обслуживанием;
? политические и экономические риски.
Все эти риски могут оказать существенное влияние на прибыль и конкурентное преимущество предприятия. Что делать в этом случае? Проводите оценку рисков и возможных действий, которые могут вызвать эти риски. Допустим, компания анализирует риск разрыва в цепочке поставок и несоблюдения специальных логистических требований. Простой анализ и оценка рисков могут помочь предприятию избежать реального возникновения угроз. Этот подход успешно применяется в прозрачной и централизованной закупочной структуре, где процесс принятия решений открыт и основывается на объективных аналитических данных.
Вызов 2. Неточность аналитических данных
Возможно, этот вызов – самая большая проблема для крупных предприятий с филиальной организационной структурой. Для принятия обоснованных и стратегических решений по закупкам требуются надежные и проверенные данные с удобным доступом. Абсолютно неважно, приобретаете вы канцелярские товары или технически сложное оборудование. Неточность данных может нанести ущерб планированию, а также нарушить операционный процесс на всех этапах закупок. Например, неправильная аналитика товарных запасов может привести к ненужным заказам и неожиданному отсутствию необходимого товара или продукта. Как следствие, бюджеты компании трещат по швам, клиенты недовольны, расшатывается корпоративная устойчивость предприятия. Все это влияет на итоговую прибыль. Что делать в этом случае? Один из методов, позволяющий существенно снизить вероятность появления неточных данных, – установить их источник, а затем устранить его. Например, в результате слабо организованной инвентаризации точность оценки складских запасов оставляет желать лучшего. Безотлагательный повторный подсчет товарных запасов, устранение несоответствий и настройка процессов гарантируют компании финансовую стабильность, а отделу закупок – повышение производительности.
Вызов 3. Несанкционированные закупки
