Наличие подобных проблем на складе позволяет сделать неутешительные выводы:
на складе не реализована система хранения;
правила работы с ТМЦ не разработаны или не доведены до сведения работников;
работники склада не соблюдают правила работы с ТМЦ;
на складе не внедрена система учета или ее реализация невозможна;
низок уровень исполнительской дисциплины и организации работ на складе;
уровень остатков в системе учета никогда не соответствует фактическому;
постоянно требуются дополнительные затраты на отбраковку, переупаковку, закупку упаковочных материалов и т. д.
часты случаи, когда на момент подачи запроса ТМЦ не готовы к отгрузке, что приводит к увеличению времени выполнения заказа или его срыву. Поскольку если, к примеру, из 10000 коробов 50 повреждены, утеряны или не упакованы, заказ нельзя считать выполненным в полной мере. Результатом в любом случае станут дополнительные затраты и срыв заказа.
проблема нехватки людей, техники и места будет возникать регулярно, поскольку часть ресурсов постоянно направляется на дополнительные операции.
Самым страшным для предприятия в подобной ситуации является даже не потеря прибыли от сорванного заказа и не впустую потраченное время. Намного хуже, если работники склада (грузчики, кладовщики, заведующий склада, логисты), ежедневно сталкиваясь с этими сбоями и их последствиями, не замечают их, считая все происходящее НОРМАЛЬНЫМ. В таком случае проблема не в какой-то детали, валяющейся на полу; проблема куда глубже и ее решение потребует смены всей системы и, возможно, замены многих сотрудников.
Складские системы хранения
Следующим элементом, на который следует обратить внимание при проведении «аудита своими глазами», являются складские системы хранения и комплектации, проще говоря, – различные стеллажные конструкции и то, как они используются, как в них хранятся и обрабатываются ТМЦ.
Есть группа простых критериев, которые позволяют зафиксировать проблемы с использованием стеллажных конструкций:
1. Каждая стеллажная система предназначена для хранения согласно определенным принципам.
не эффективно хранить и обрабатывать единицы продукции или комплектующие на паллетных стеллажах;
не эффективно размещать в тоннель въездных стеллажей различный ассортимент;
не эффективно хранить единицы товара или комплектующие в блочно-напольной системе без проходов для трехсторонней обработки.
2. Каждая стеллажная система предназначена для обработки специальной техникой (гидравлической или комплектовочной тележкой, штабелером, погрузчиком и пр.).
не эффективно проводить ручной отбор грузов со стеллажных систем, предназначенных для обработки техникой;
не эффективно допускать работу персонала на высоте с грузами, хранящимися на стеллажных конструкциях;
не эффективно использовать один тип техники для работы со всеми видами стеллажных систем.
3. Каждая стеллажная система – это дорогая конструкция, не менее ценная, чем оборудование или хранимый на ней товар. Она также требует к себе бережного отношения, потому недопустимы:
разбитые стойки и погнутые балки;
провисание и чрезмерная нагрузка на уровень;
сорванные и отсутствующие таблички и инструкции.
Наиболее часто встречающимися проблемами, связанными со складскими системами хранения являются:
неправильное проектирование и расстановка стеллажных систем (без учета маршрутов транспортировки, товаро-материальных потоков, методов погрузки-разгрузки и пр.);
неэффективное использование стеллажных систем, что приводит к ненужным затратам;
постоянные дополнительные затраты на обслуживание, возникающие из-за неправильного обращения со складскими системами хранения;
постоянная замена элементов стеллажных конструкций, поврежденных из-за неправильного обращения;
большое время комплектации заказа;
большое количество персонала, требуемого для выполнения работы;
нехватка места для размещения ассортимента;
нехватка техники для обслуживания системы;
нехватка мест комплектации для отбора продукции;
невозможность нормального функционирования системы учета.
Самым большим разочарованием нередко становится отсутствие выгод от вложения средств в модернизацию складов (постройку нового помещения, закупку дорогостоящей техники и стеллажных систем). Причиной этого чаще всего становится то, что персонал склада, для облегчения работы которого и были осуществлены эти инвестиции, работая привычным образом, сводит на нет все усилия, разрушая стеллажные системы или не используя их преимущества в полной мере.
Складская техника
Проводя «аудит своими глазами», нельзя обойти вниманием складскую технику, к которой относятся все типы механизмов, предназначенные для перемещения ТМЦ на складе.
В отношении техники проведение аудита упрощается, поскольку все проблемные стороны, как правило, достаточно очевидны, хотя и часто игнорируются даже теми сотрудниками, которые регулярно с ними сталкиваются:
техника находится в ненадлежащем виде (загрязненность и следы повреждений);
техника имеет надписи, рисунки, приспособления, не предусмотренные по ее паспорту;
не вся техника из имеющейся в наличии задействована в процессах;
на территории склада или комплекса имеются «брошенные» единицы техники;
в процессе работы у техники заканчивается заряд или горючее;
существует постоянная проблема нехватки техники, возникают регулярные требования закупить несколько дополнительных единиц;
при наличии сервисных служб, осуществляющих ремонт по договору, существует и собственный механический и ремонтный участки, где постоянно что-то ремонтируется.
Наличие вышеперечисленных «симптомов» указывает на существование следующих проблем:
отсутствует отдельный график работы техники, согласованный с графиком нагрузок;
реальные потребности в технике не идентифицированы, отсутствует взаимосвязь между объемом и частотой работ и количеством единиц техники;
персонал не несет личной ответственности за используемую технику;
техника содержится и обслуживается без соблюдения правил работ по техпаспорту.
Как ни удивительно, но на практике трудно встретить хотя бы один склад, которому, по мнению руководителя, не требуется еще несколько единиц складской техники. И в то же время практически на каждом складе можно найти возможности сокращения ее количества или увеличения ее продуктивности за счет рационального использования и обслуживания.
Упаковочные и расходные материалы
Среди всех складов, будь то производственные или торговые, едва ли найдется 20%, где в точности прописаны правила и процедуры по обращению с упаковочными и расходными материалами, определены зоны для их хранения и выделены необходимые ресурсы. Проблемы, возникающие с ними, похожи на проблемы с ТМЦ, хотя и имеют некоторую специфику.
Посмотрев «по-новому» на свои расходные и упаковочные материалы, Вы можете обнаружить, что:
они не имеют фиксированного места хранения, находясь в беспорядке по всей территории склада или предприятия;
отсутствуют точные данные о количестве используемых видов и их номенклатуре;
они не присутствуют в системе учета остатков или их учтенное количество никогда не соответствует реальному;
несмотря на постоянную закупку, их регулярно не хватает, что вызывает задержки в процессах;
не существует действующего регламента по обращению с ними, как и ответственного за их использование и расход;
регулярно возникают жалобы со стороны поставщиков и клиентов на использование не тех материалов.
Подобные, на первый взгляд, незначительные проблемы могут иметь очень серьезные последствия для бизнеса:
без точного учета доля упаковочных и расходных материалов в себестоимости единицы продукции никогда не будет определена;
затраты на упаковочные и расходные материалы будут постоянно распределяться на общие и накладные расходы;
вы создадите искусственные нормы расхода, которые не будут соблюдаться;
из-за отсутствия постоянной зоны для упаковочных и расходных материалов места их промежуточного хранения будут повсюду;
захламленность материалами будет постоянно затруднять проход, они будут перекладываться с места на место по мере необходимости.
Вы также должны понимать, что назначением кладовщика и грузчика, ответственных за упаковочные и расходные материалы, проблему не решить. В отличие от других проблем складской системы, данная полностью кроется в отсутствии складского учета, настолько же отличного от бухгалтерского, насколько бухгалтерский учет отличается от финансового. Лишь при его эффективном функционировании возможно начать более рациональное использование упаковочных и расходных материалов.
Складской персонал
Кладовщиками и грузчиками не становятся – ими рождаются. Эта шутка имеет под собой серьезные основания, так как складской персонал уникален по своим характеристикам. Нигде не происходит так много революций и забастовок, нигде не выдвигается столько ультиматумов и нигде нет настолько незаинтересованных в отсутствии качественного результата людей. Секрет в том, что они не чувствуют себя ценными сотрудниками, создающими добавленную стоимость, но привыкли к тому, что их всегда во всем считают виноватыми.
Проблемы данного звена легко обнаруживаются при наблюдении за их работой:
они ходят группами и работают по 2—3 на одной операции, процессе;
на одного или двух работающих всегда есть один наблюдатель;
если попросить бригадира или кладовщика назвать всех людей, работающих на складе, и указать, кто на каком процессе работает в данный момент, Вы не услышите четкого ответа;
каждый раз на смену выходит разное количество людей;
не соблюдается техника безопасности;
они неаккуратно обращаются с ТМЦ;
они ходят в не установленной правилами обуви и одежде;
они говорят по мобильным телефонам и принимают пищу в неположенном месте;
постоянно используется ненормативная лексика;
на территории разрешено курение, сотрудники посещают место для курения группами по 3—10 человек.
Подобное положение дел дает основание для следующих выводов:
на складе царит хаос;
управление складом непрофессионально;
отсутствует исполнительская дисциплина;
управляет рабочими процессами группа «старожилов», опытных сотрудников, которые уверены, что знают, как выполнять свою работу, и не признают регламента и правил;
