Excel – и Я – базовые инструменты которые очень полезно освоить, чтобы в несколько раз быстрее решать стоящие перед Вами задачи.
Записная книжка – резюме, или квинтэссенция каждого раздела. Совсем так же, как в записной книжке мы записываем основные мысли.
Итак, вот мы и закончили краткое знакомство с книгой и теперь мне остается только пожелать Вам увлекательного путешествия в мир аналитики!
Раздел 1. Кому и зачем нужна аналитика простыми словами, а также ответ на какие вопросы поможет найти эта книга
1.1 Жизнь в цифровую эпоху или неизбежность анализа
«7 МБ данных создается ежесекундно каждым человеком» – нашла я в ответ на свой запрос в Интернете. Удивительно, но это на 2 мегабайта больше полного собрания сочинений Вильяма Шекспира!
Если посмотреть на статистику Яндекса, запросы со словом «цифровой» набираются более 2,5 миллиона раз в месяц. Термин «цифровизация» уже знаком практически каждому. А в крупных компаниях проводятся стратегические проекты по цифровой трансформации.
Мы все чаще слышим слова «Биг-Дата», «Машинное обучение», «Предиктивная Аналитика» и «Аналитика». Цифры окружают нас повсюду: от номера талона в цифровой очереди в банке или аптеке, до таблиц в бизнес-презентациях. Подсчитано, что 90% всех данных в мире было создано за последние несколько лет. Начало 21 века можно с полной ответственностью назвать «испытанием цифрой».
Но несмотря на стремительную цифровизацию рабочего процесса, уже на первом собрании в большинстве современных компаний можно наблюдать совсем иную картину: лишь узкий круг специалистов способен не только оценить по достоинству преимущества аналитики и анализа, но и применить их в работе. На ум приходят слова В. И. Ленина: «Узок круг этих революционеров (экспертов). Страшно далеки они от народа».
Основываясь на более чем 15-летнем опыте обучения анализу сотрудников крупных компаний и проведения индивидуальных консультаций, я выявила закономерность: неумение анализировать современные объемы информации люди чаще всего пытаются обосновать ненадобностью анализа лично для них или неспособностью к анализу.
Я постоянно слышу:
«Где я и где аналитика?»
«Я – тренер…», «я – психолог…» или «я – медицинский/торговый представитель..». «Зачем мне аналитика?»
«Аналитика – это очень сложно, это скучно, нужно копаться во множестве цифр… а я в них ничего не понимаю».
«Чтобы анализировать, нужно иметь врожденные способности!»
«Я гуманитарий, анализ точно не для меня».
И так далее, и тому подобное.
С таким взглядом неудивительно, что при подготовке к совещанию или ежемесячной встрече с руководством для подведения итогов, анализ собственной работы превращается для сотрудников в бесконечный повторяющийся кошмар в лучших традициях Уэса Крэйвена, где роль знаменитого Фредди Крюгера[2 - Фильм ужасов сценариста и режиссера Уэса Крэйвена, 1984 г.] отводится руководителю отдела или директору компании.
Вот и возникает проблема. С одной стороны, именно данные становятся «новой нефтью» для компаний, помогая занимать лидирующее положение на рынке. Это подтверждается прогнозами Всемирного Экономического Форума*, что именно «Аналитическое мышление» будет к 2025 году компетенцией №1. [3 - Данные всемирного экономического форума (доклад «The Future of Jobs 2020», Country and Industry Profiles – The Future of Jobs Report 2020 | World Economic Forum (weforum.org) (https://www.weforum.org/reports/the-future-of-jobs-report-2020/in-full/country-and-industry-profiles)(дата обращения:17.07.2023)] И значит, любая крупная или развивающаяся компания будет искать сотрудников, способных читать, анализировать, группировать и представлять данные, принимая на их основе решения, которые направлены на рост и развитие компании.
С другой стороны, крайне ограничен круг тех людей, которые считают, что анализ и данные – это для них.
Выход из этого затруднения один. Любому человеку, вне зависимости от того, «родился» ли он аналитиком или нет, если он хочет получить хорошую работу или построить успешную карьеру, необходимо сделать анализ частью своей специальности и научиться извлекать из него максимальную выгоду как для себя, так и для работодателя и компании. А компаниям, в свою очередь, необходимо регулярно развивать аналитические компетенции у своих сотрудников.
Но как разрешить противоречие и привести, казалось бы, «неспособных» людей к аналитике?
Чтобы ответить на этот вопрос, я решила исследовать, как училась анализу сама, как обучала и обучаю сотрудников и слушателей курсов и программ по бизнес-анализу, а также узнать мнение об аналитике и обучению ей у своих знакомых.
Среди последних были как лучшие в России аналитики, так и абсолютно творческие люди, например, выступающая на сцене пианистка, художник, композитор, преподаватель и танцор танго.
Результаты моих наблюдений и собраны в этой книге. В ней я покажу, что аналитика доступна каждому: она полезна как в работе, так и в повседневной жизни. Вы также узнаете, что заниматься анализом не только просто, но и интересно. Каждый день у нас есть место не только подвигу, но и анализу[4 - «Тот самый Мюнхгаузен» 1979 г. режиссер Марк Захаров. «Распорядок дня барона Карла Фридриха Иеронима фон Мюнхгаузена на 30 мая 1979 г.: Подъем в 6 утра. В 7 часов утра – разгон облаков, установление хорошей погоды. С 8 до 10 утра – подвиг.»].
А как его лучше «вплести в собственную жизнь», я дам советы в этой книге.
Прежде, чем мы начнем, хочу рассказать о своем знакомстве с аналитикой и чем она зацепила лично меня.
1.2. Магия аналитики
С детства мне всегда проще давались гуманитарные дисциплины: литература, история, музыка, живопись. В то время как мои сочинения побеждали на олимпиадах, по точным дисциплинам (алгебра, геометрия) больше, чем о «четверке» я никогда не мечтала.
Но когда мне было лет 7–8, я влюбилась в аналитику. Тогда я впервые услышала о мистере Шерлоке Холмсе и его «дедуктивном методе». Слово «дедукция»[5 - Дедукция – это логически правильный вывод из уже имеющегося знания или из уже имеющихся суждений.] мне так понравилось, что я его сразу его запомнила, не вполне понимая, что оно значит.
А еще большее впечатление на меня произвела способность Холмса находить решения сложных логических загадок. То, как он раскрывал запутанные преступления и строил умозаключения, напоминало настоящую магию. Окружающие Шерлока люди воспринимали его выводы как волшебный фокус, пока он не объяснял им свою логику. После чего самое сложное дело оказывалось простым. Это превращение сложного в простое и понятное я и называю «магией аналитики».
Любопытно, что в начале знакомства с Холмсом, его ближайший друг, доктор Ватсон, считал дедуктивный метод анализа чем-то сугубо теоретическим, непонятным и непрактичным.
«Какая несусветная чушь! Не сомневаюсь, это теория какого-нибудь бездельника, который придумывает свои складные маленькие парадоксы, не выходя из кабинета и даже не вставая с кресла. В них нет никакой практической пользы.» (А. Конан Дойль «Этюд в багровых тонах»).
Похоже на сегодняшнее отношение к аналитике, не правда ли?
Я росла на историях о Великом сыщике, и так полюбившееся в детстве слово «дедукция» стало неотъемлемой частью моей жизни. Со временем, следуя примеру гениального Холмса, я начала использовать анализ для решения своих сугубо практических вопросов.
Некоторые из них были весьма просты, и все же их решение отнимало мое время и влияло на эмоции.
Например:
1. Какую посуду выбрать в магазине?
2. Как лучше распланировать свой день?
3. Какое платье или костюм сегодня надеть?
4. Что приготовить на обед, чтобы маме и папе понравилось?
И я заметила, что простой анализ помогал мне решать эти вопросы в несколько раз быстрее и, что особенно важно, спокойно, без волнения, присущего выбору.
Я росла, вопросы становились серьезнее:
1. Какой институт выбрать?
2. Переезжать в другой город или нет?
3. Что нужно для счастья?
Потом вопросы стали совсем взрослыми:
1. Что еще необходимо сделать, чтобы добиться успеха?
2. Удастся ли выполнить план продаж?
3. Как построить карьеру?
4. Продолжать работать в этой компании или начать искать другую?
5. Как купить квартиру?
6. И даже – выходить замуж или нет?
А когда я стала руководителем подразделения повышения эффективности в ТОП-10 фармацевтической компании на Российском рынке, волнующие меня вопросы стали общероссийскими (ведь я отвечала за эффективность компании в Российской Федерации):
1. Как лучше распределить ресурсы по территориям и каналам продвижения?
2. По какой причине не выполняем план продаж: отделу продаж надо работать лучше или маркетингу менять стратегию?
3. Что произойдет с продажами, если мы внесем, то или иное изменение в стратегию (например, снизим охват аудитории и повысим частоту продаж)?
4. Что нам дает один визит к клиенту, одна конференция и т.п.?
5. На какие цифры продаж мы выйдем?
6. Что получим от реализации проекта?
7. Какой проект из десятка похожих нужно выбрать для реализации?
8. Как подготовить и провести стратегическую сессию?
9. Какие аналитические инструменты использовать для разработки стратегии компании?
10. Какие сотрудники и территории лучше/хуже и почему?
11. Какие компетенции надо развивать, чтобы подготовиться к ассессменту[6 - Центр оценки (ассессмент центр) – комплексный метод диагностики потенциальной успешности в профессиональной деятельности, включающий набор различных частных методов, основой которого является оценка поведения участников группой наблюдателей-экспертов вмоделирующих упражнениях, Российский стандарт центра оценки, 2013.], решить аналитический кейс и получить должность моей мечты?
И во всех этих случаях, касались ли они личной жизни или работы, аналитика помогала мне принимать лучшее решение быстро и без множества бессонных ночей и массы сомнений. Ведь наш мозг устроен так, что когда мы начинаем мыслить рационально, утихают эмоции!
А еще мне очень понравилось, что большинство аналитических инструментов и методов одинаково хорошо помогали мне и в личной жизни, и в работе.
Кроме того, я заметила, что заниматься анализом не только полезно, но еще и очень приятно. Не зря же великий сыщик мог ни есть, ни спать, когда трудился над решением сложной задачи.
И тут у меня возник вопрос: а эта простота, красота и приятность аналитики доступна только избранным, или любой человек может ее почувствовать на своем опыте? Ответ на этот вопрос я дам в следующей главе.
1.3. «А это наш менеджер отдела развития и эффективности!»
– Знакомьтесь, коллеги, а это наш менеджер отдела развития и повышения эффективности.
Я впервые предстала перед коллегами в новом качестве. Коллеги знали меня давно: около семи лет мы работали с ними вместе в разных регионах. Моими были сначала регионы от Перми до Владивостока, а потом Северо-Западный, я была очень хорошим региональным и территориальным менеджером. В этом качестве меня знали, уважали, но мне хотелось дальнейшего развития. Я давно мечтала стать менеджером отдела развития и повышения эффективности бизнеса. И вот моя мечта реализована, да еще реализована как в сказке – в канун Нового года.
Моя радость не знала границ, но при этом каким-то странным образом переплеталась со страхом. Да, как региональный менеджер я часто внедряла лучшие практики, многие из которых потом использовали и мои коллеги. Я точно знала, что нужно делать в регионе, чтобы добиться успеха. А вот должность менеджера по повышению эффективности была совсем новой.
Конечно, как во всяком конкурсе на получение новой должности я встречалась со своим будущим руководителем и представляла свою концепцию развития нового направления, даже первые проекты, но это все было на бумаге, а тут мне это надо было реализовывать вместе с моими коллегами. Причем коллеги-то мне совсем не подчинялись. И единственный инструмент у меня был – убеждение.
Какую же основу выбрать для убеждения? Скажу честно, нашла ее я не сразу. Но этой основой стали аналитика и анализ. Именно аналитика стала таким «общим знаменателем», к которому я прибегала, когда мы с коллегами имели разную точку зрения на дальнейший план действий. И вот цифры, логика, расчеты – то, что как раз является составными частями анализа, аналитики или бизнес-анализа, и стали моими любимыми инструментами, моими любимыми «слугами»[7 - Есть у меня шестерка слуг,Проворных, удалых.И все, что вижу я вокруг, —Все знаю я от них. (Редьярд Киплинг). Слугами Киплинг назвал вопросы: Как, Почему, Кто, Что, Когда и Где].
За время работы вместе с коллегами удалось реализовать много проектов, которые в среднем повышали нашу эффективность на 5–15% каждый. И каждый раз я убеждалась, что самым важным и сложным было научить их использовать данные, цифры для подготовки и для обоснования решений. Научить их мыслить логически, для начала, просто сводить все цифры воедино.
В тот период мне нужно было обучить более 1000 человек, находящихся в разных городах.
Это были сотрудники отделов продаж, считающие себя «творческими личностями, не нуждающимися в данных», а нуждающиеся, по их мнению, в креативе и вдохновении, чтобы убедить клиента правильно воспринять информацию, представленную во время визита.
А также сотрудники департаментов финансов и маркетинга, регулярно пользующиеся данными в своей работе.
Тогда у меня впервые возник вопрос: «а есть ли какая-то разница между обучением аналитиков, то есть тех людей, которые занимаются анализом профессионально, и сотрудников более творческих, я бы сказала, специальностей?». На ум пришло знакомое с детства стихотворение:
Что-то физики в почете.
