Номенклатура дел должна включать в себя следующую информацию: код дела (номер тома, если есть необходимость), полное название дела (с указанием документов, входящих в дело), должность и фамилию ответственного за ведение дела, количество дел, место хранения и сроки хранения на рабочем месте до сдачи в архив.
Оригинал номенклатуры дел должен храниться у менеджера по качеству.
2.5.2. Кодирование журналов и папок
Код журнала должен быть представлен в виде:
ААА/Ж-ББ. ВВ
где:
AAA – указывает на принадлежность к определенной организационной структуре в лаборатории;
Ж – журнал;
ББ. ВВ – порядковый номер группы и подгруппы журналов. Указывается арабскими цифрами.
Порядок оформления идентификационного кода журнала определен документированной процедурой «Ведение и оформление журналов и папок».
Код папки должен быть представлен в виде:
ААА/ББ-ВВ. ГГ
где:
AA – указывает на принадлежность к определенной организационной структуре в лаборатории, если в папке определяются документы, не привязанные к деятельности только одной организационной структуры в лаборатории, то данную часть кода опускают;
ББ – происхождение документа (ВД – внешние документы, ВН – внутренние документы);
ВВ – порядковый номер группы процессов (01 – аудит, 02 – персонал, 03 – документирование, 04 – контроль качества, 05 – испытания);
ГГ – порядковый номер папки.
Порядок оформления идентификационного кода папки определен документированной процедурой «Ведение и оформление журналов и папок».
Архивные документы кодируются в соответствии с документированной процедурой «Организация архивного дела».
2.5.3. Кодирование справочных материалов и литературы
Все справочные материалы и литература, зарегистрированные в разделе «Библиотека» «Журнала учета документов и записей СМК» должны быть однозначно идентифицированы и иметь код.
Справочные материалы могут быть сформированы в папки (дела) имеющие общий код.
Код справочного материала или литературы представлен в виде:
Л-АА
где:
Л – литература, справочный материал;
АА – порядковый номер документа по Журналу учета документов и записей СМК.
Порядок оформления идентификационного кода папки определен документированной процедурой «Ведение и оформление журналов и папок».
2.6. ВЕДЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ЖУРНАЛОВ И ПАПОК В ИСПЫТАТЕЛЬНОЙ ЛАБОРАТОРИИ
2.6.1. Ведение и оформление журналов
Каждый журнал должен иметь стандартное оформление, записи в нем ведутся по форме, указанной в «Альбоме форм записей СМК», за исключением индивидуального рабочего журнала сотрудника.
Листы журнала должны быть из белой бумаги формата А4.
Журнал должен быть изготовлен таким образом, чтобы из него невозможно было удалить страницу, не оставив видимых повреждений. Журнал должен быть прошит и скреплен, страницы пронумерованы. Допускается использование типографских журналов форма которых соответствует утвержденной в «Альбоме форм записей СМК», допускается формировать журналы из тетрадей, либо из свободных листов.
За каждым журналом в лаборатории закрепляется ответственный сотрудник.
Записи в новом журнале возможно вести только после проверки журнала на соответствие требований и фиксирования даты начала ведения журнала.
Записи в журнале ведутся только ручкой с синей пастой. Недопустимо выполнять записи карандашом. Для выделения текстовых надписей допустимо использовать ручку с красной пастой.
Журнал должен быть идентифицирован и храниться в доступном месте, установленном Номенклатурой дел. Место для хранения журнала должно быть идентифицировано.
Идентифицирующие этикетки на журнале должны быть заменены ответственным за ведение журнала при выявлении в них неактуальной информации.
Передача журналов вне лаборатории не допускается. В конце рабочего дня журнал следует вернуть на место хранения.
При необходимости предоставления информации вне лаборатории, допускается ксерокопирование, сканирование страниц журнала в соответствии с порядком, установленным в документе «Управление документацией и записями СМК».
В журнале не должно быть пропущенных строк или страниц. В каждом пустом поле «Журнала регистрации первичных данных об испытаниях» ответственный за ведение журнала должен поставить прочерк «—».
Все первичные данные (навески, поправки, оптические плотности и т.п.) должны вноситься непосредственно в журнал.
Записи в журнале необходимо вести до последней страницы формы.
Первый форзац журнала должен содержать «Лист сокращений и обозначений».
Второй форзац журнала может содержать справочную информацию (приложения из рабочих инструкций и т. п.).
2.6.2. Порядок выдачи, регистрации и оформления журнала
Новый журнал готовит ответственный за ведение записей назначенный по Номенклатуре дел.
Ответственный за ведение записей присваивает код журналу в соответствии с Номенклатурой дел.
Сотрудник, ответственный за ведение записей, должен пронумеровать страницы журнала на внешней стороне листов, прикрепить соответствующую этикетку по установленной форме с данными идентифицирующими журнал, прошить и скрепить журнал нитками, наклеить поверх узла этикетку с указанием количества страниц в журнале и личной подписью и поставить печать лаборатории с двух сторон от этикетки, наклеить этикетку с кодом в правый верхний угол журнала.
На первом форзаце журнала ответственный наклеивает «Лист идентификации подписей» и «Лист сокращений и обозначений», после чего передает журнал на проверку руководителю лаборатории.
Руководитель лаборатории в течение рабочего дняпроводит проверку журнала на соответствие требованиям. Если в ходе проверки были выявлены несоответствия, то должны быть приняты мероприятия по их устранению. В случае если устранить несоответствия невозможно, необходимо подготовить новый журнал. Если журнал соответствует требованиям настоящей документированной процедуры, то руководитель лаборатории ставит дату и подпись на последней странице журнала.
После проверки журнала ответственный сотрудник фиксирует дату начала ведения журнала на идентификационной этикетке.
При внесении своей первой записи в журнале исполнитель должен зафиксировать образец подписи в «Листе идентификации подписей».
2.6.3. Проверка журналов и внесение исправлений
При внесении ошибочных данных в журнал необходимо произвести исправление. Исправление в журнале должен произвести сотрудник, внесший ошибочные исходные данные.
Ошибочные данные аккуратно перечеркиваются одной чертой, рядом указываются правильные данные, ставится дата и подпись сотрудника, внесшего исправление, причина исправления. Причину внесения исправлений допускается указывать в сокращенном виде: «В» – ошибка при вычислении, «О» – орфографическая ошибка или ошибочно внесены другие данные. Например, запись об исправлении может выглядеть так:
!
, Правильные данные, дата, Иванов, «В».
Большой объем ошибочных данных следует аккуратно зачеркнуть одной чертой по диагонали слева направо, внести подпись сотрудника, внесшего исправление и причину исправления.
Конец ознакомительного фрагмента.
Текст предоставлен ООО «ЛитРес».
Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию (https://www.litres.ru/pages/biblio_book/?art=69568936&lfrom=174836202) на ЛитРес.
Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.
