– размер партии;
– результат наружного осмотра партии;
– дата производства представленного образца, номер партии;
– количество образцов и объем выборки;
– цель отбора;
– место и дата отбора образцов.
Каждому образцу присваивается регистрационный номер.
Данные по всем образцам заносятся в регистрационный журнал с указанием:
– номера образца;
– наименования продукции;
– наименования предприятия – изготовителя;
– цели отбора образца;
– даты отбора образца;
– даты поступления образца в испытательную лабораторию;
– нормативной документации на продукцию;
– места хранения продукции;
– номера партии, объема выборки;
– даты изготовления продукции;
– даты начала и окончания испытаний;
– нормативной документации на методы испытаний;
– подписей лица, принявшего образец.
Каждый образец, поступивший на испытания, должен маркироваться соответствующей этикеткой с указанием регистрационного номера, которая сохраняется до окончания испытаний и списания образца. В рабочих журналах должно сохраняться соответствие маркировки рабочего образца маркировке, присвоенной образцу при регистрации (регистрационному номеру). Вся информация, данные о каждом испытании и расчеты заносятся в «Журнал расчетов» в произвольной форме. Все полученные результаты испытаний заносятся в «Журнал учета результатов испытаний» отдельно по каждому виду испытаний.
2.4.7. Протоколы (заключения) о результатах испытаний
ГОСТ Р 58973—2020 «Оценка соответствия. Правила к оформлению протоколов испытаний» распространяется на все процедуры оформления протоколов испытаний испытательной лабораторией (центром), выполняющей испытания продукции для целей подтверждения соответствия. Стандарт определяет состав сведений, представленных в протоколах испытаний, правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий, состав реквизитов бланков, правила создания документов. Положения стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.
Протоколы (заключения) о результатах испытаний должны содержать следующую информацию:
– наименование и адрес испытательной лаборатории (с указанием места проведения испытаний, если они проведены вне лаборатории);
– идентификацию протокола испытаний с проставлением номеров на каждой странице протокола и указанием общего числа страниц;
– наименование и адрес заказчика;
– идентификацию используемого метода испытаний;
– описание и идентификацию объекта испытаний;
– дату проведения испытаний (при необходимости указывается дата отбора проб или получения объекта испытаний);
– ссылку на план и методы отбора проб (если это влияет на погрешность испытаний);
– результаты испытаний;
– имя, должность и подпись лиц, проводивших испытания и утвердивших протокол испытаний.
Дополнительно протокол испытаний может содержать:
– отклонения, дополнения или исключения, относящиеся к методу испытаний или условиям окружающей среды;
– указание о соответствии/несоответствии объекта испытаний установленным требованиям;
– погрешность измерений;
– дополнительные сведения (выполнение условий договора, рекомендации по использованию результатов и улучшению объекта испытаний).
Форма протокола испытаний устанавливается методическими документами на проведение испытаний. В протоколах отражаются все отступления от требований методических документов на проведение испытаний и отбор проб (в том числе, и произведенные по инициативе заказчика). При отсутствии требований к оформлению результатов испытаний в методических документах форма их представления согласовывается с заказчиком. Кроме того, ведутся лабораторные журналы, предназначенные для учета состояния качества каждой партии продукции с момента ее поступления на хранение и до выпуска. Журналы являются документами строгой отчетности.
2.4.8. Журналы
В испытательной лаборатории рекомендуется ведение следующих журналов:
– «Журнал учета результатов испытаний»;
– «Журнал органолептических испытаний»;
– лабораторные журналы по каждой партии продукции;
– «Журнал регистрации образцов»;
– «Журнал внутрилабораторного контроля»;
– «Журнал движения нормативной документации»;
– «Журнал контроля температурно-влажностного режима помещений испытательной лаборатории»;
– «Журнал учета и расходования реактивов»;
– «Журнал приготовления растворов реактивов и стандартных образцов»;
– «Журнал инструктажей по технике безопасности»;
– «Журнал радиационного контроля в помещении испытательной лаборатории» (при наличии источника радиоактивного излучения);
– «Журнал учёта прекурсоров».
Все журналы должны быть пронумерованы, прошнурованы, зарегистрированы и опечатаны печатью комбината. Журналы хранятся в испытательной лаборатории в недоступных для посторонних лиц местах. Срок хранения документации устанавливается на основании Перечня документов со сроками хранения. По окончании срока хранения устаревшие документы подлежат уничтожению с составлением акта.
В испытательной лаборатории ежедневно проводится регистрация условий окружающей среды (температуры и влажности). Результаты контроля заносятся в Журнал контроля температурно-влажностного режима лаборатории.
2.4.9. Инструкции
В испытательной лаборатории пользуются несколькими видами инструкций:
– должностные инструкции;
– инструкции системы менеджмента качества;
– инструкции по безопасному обращению с оборудованием.
Должностная инструкция – документ, регламентирующий права и обязанности сотрудника лаборатории. Документ разрабатывается руководителем лаборатории с учетом ее целей и задач, определенных в Положении о лаборатории, и утверждается руководителем организации. Должностные инструкции разрабатывают в соответствии с положением о лаборатории. Комплект должностных инструкций охватывает все функции лаборатории и равномерно распределяет нагрузку между работниками с учетом уровня их квалификации. Каждая должностная инструкция содержит однозначное определение того, чем данная работа отличается от всех иных работ. Должностная инструкция разрабатывается на основе профессионального стандарта. Первый экземпляр должностной инструкции хранится в отделе кадров предприятия, второй – у сотрудника, который обязательно должен быть ознакомлен с содержанием инструкции под подпись в листе ознакомления.
Инструкции СМК в лаборатории, как правило, касаются организации проведения испытаний и связанных с ними процессов. Это инструкции о порядке работы в лаборатории, об организации делопроизводства в лаборатории, о порядке обращения с образцами, об организации внутрилабораторного контроля и др. Инструкции СМК разрабатываются и применяются в двух случаях: в крупных лабораториях, когда в руководстве по качеству приводятся ссылки на соответствующие инструкции, и при отсутствии в лаборатории руководства по качеству.
Инструкции по безопасному обращению с оборудованием составляются специалистом, ответственным за метрологическое обеспечение испытаний, и представляют собой краткую выдержку из паспорта на оборудование. В такой инструкции, находящейся непосредственно у оборудования, в свободном доступе, описывается порядок проведения испытаний и последовательность измерений с учетом правил охраны труда. Инструкция утверждается руководителем лаборатории.
2.5. КОДИРОВАНИЕ КАК ЭЛЕМЕНТ МЕНЕДЖМЕНТА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ИСПЫТАТЕЛЬНОЙ ЛАБОРАТОРИИ
2.5.1. Кодирование документов и записей
Код – знак (символ) или совокупность знаков (символов), принятых для обозначения классификационной группировки или объекта классификации.
Система идентификации документов и записей, управляющих испытательной лабораторией, предназначена для обеспечения быстрого и однозначного определения их статуса при систематизированном хранении, поиске и ведении.
Идентификация документов СМК осуществляется при помощи кодов, размещенных на титульном листе документа, а также в правой части поля верхнего колонтитула на каждом листе.
Записи, принадлежащие к соответствующему документу СМК, идентифицируются путем присвоения кода, размещаемого в правом верхнем углу формы записи. Присвоение документу или записи кода проводится в период разработки. Формы записей могут быть сгруппированы в Альбом форм записей СМК.
Кодирование документов
Код документов СМК должен быть представлен в виде:
АА (-ББ) -ВВ-ГГ
где:
АА – буквенное обозначение документа (например, РК – руководство по качеству, ДП – документированная процедура, РИ – рабочая инструкция, А – альбом и др.);
ББ – идентификация группы документов (применяется только для групп оборудования: СИ – средства измерения, ИО – испытательное оборудование, ВО – вспомогательное оборудование);
ВВ – порядковый номер документа по «Журналу учета документов и записей СМК»;
ГГ – третья и четвертая цифра года введения документа.
Порядок оформления идентификационного кода документированной процедуры или рабочей инструкции определен процедурой «Графическое оформление документированных процедур и рабочих инструкций».
Кодирование записей СМК
Код записей должен быть представлен в виде:
АА. ББ-ВВ. ГГ-ДД
где:
АА – буквенное обозначение записи (А – акт, Г – график, ПР – протокол, и др.);
ББ-ВВ – буквенное обозначение документа СМК и его регистрационный номер по «Журналу учета документов и записей СМК», устанавливающего форму ведения данной записи;
ГГ – порядковый номер приложения по документу, устанавливающему форму ведения данной записи;
ДД – третья и четвертая цифра года введения документа.
Присвоение кода
При разработке, введении нового документа или записи СМК, определяется группа (подгруппа) к которой принадлежит документ или запись в разделе «Классификатор» «Журнала учета документов и записей СМК». Производится поиск документа, записи в «Классификаторе». Новым документам или записям присваивается следующий порядковый номер в соответствующей группе (подгруппе) и фиксируется его полное название. Документу, записи присваивается код соответствующего наименования в «Классификаторе».
В конце кода указывается год введения документа, записи.
Номенклатура дел
Все документы и записи СМК комплектуются в папки (дела).
Каждая папка (дело) включающая в себя группу (подгруппу) документов, записей имеет свой уникальный код. Документы и записи одной группы (подгруппы) могут быть разделены на тома с одним идентификационным кодом.
Каждое дело должно быть включено в Номенклатуру дел.
Номенклатура дел формируется ежегодно, может быть актуализирована и утверждена по необходимости.
