? Формальная или неформальная будет обстановка (переводим: могут ли участники слушать вас и при этом говорить по телефону, пить кофе, есть плюшки и перебивать вас)?
? Кто главный, и какая у него власть?
? Кто выступает перед вами?
? Кто выступает после вас?
Список этих вопросов, конечно, намного больше. Но мы приводим тот минимум, без которого хорошие слайды не сделать никак.
Многие вопросы из этого чек-листа станут слайдхаками и вашими помощниками.
Итак, самые главные вопросы «до»:
1. Кто слушатели ? уровень подачи информации.
2. Когда выступать ? сколько времени на подготовку слайдов.
3. Сколько выступать ? сколько делать слайдов.
4. Зачем выступать ? целевое действие.
Как говорит китайская пословица, делать слайды без этих вопросов – все равно что стрелять из лука в цель с завязанными глазами.
3. Сделайте им «вау!»
Если вам нужно сделать презентацию «вау!» – затмить всех и вся, произвести неизгладимое впечатление, добиться нужного результата… – рекомендуем использовать технологии «дорожка шагов» и ментальные карты. Так вы сможете описать бизнес-процесс презентации от а до я, ничего не забыть и уже потом подумать над факторами «вау!» на каждом ее этапе.
Вот, например, дорожка шагов выступления перед важным клиентом в его офисе (мы называем этапы выборочно):
? входим в переговорную;
? представляемся;
? занимаем места;
? подключаемся к проектору;
? мощное начало;
? эффектное выступление;
? шикарная концовка;
? вопросы и ответы.
В ментальной карте (например, xMind, MindJet MindManager или Сoggle.it) затем будет удобно записать идеи, привязанные к каждому шагу и позволяющие сделать «вау!».
Берем самое простое: подключение к компьютеру. Что тут может быть «вау!», спросите вы. Вот несколько идей.
Вы приходите с портативным проектором, быстро подсоединяетесь с ним по вай-фай к своему мобильному роутеру и сразу начинаете выступать. Это явно «вау!».
Или, заполняя паузу, связанную с подключением, вы рассказываете историю о том, например, как вы «бесшовно» соединяете что-то с чем-то для своих клиентов. Можно начать со слов «Обычно на подключение к компьютеру никто не обращает внимания ровно до тех пор, пока вы не осознаете, что шнур от проектора не подходит к компьютеру и ваша презентация под угрозой срыва. Прямо как в вашем бизнесе/ситуации…».
P. S. Исключения – ситуации, где «вау!» неуместны:
? тендерные комитеты;
? выступления перед чиновниками;
? защита диссертации;
? выступления перед инвесторами.
4. Успеть
Мало сделать хорошую презентацию – ее нужно сделать вовремя. Нет пользы от прекрасно оформленных слайдов, если вы не успели их сделать к тому моменту, когда вам или вашему боссу нужно выступать (или к тому часу, когда он их затребовал).
Чтобы презентация удалась, ее стоит делать не спеша и закончить к нужному моменту. Чтобы это получилось, рекомендуем следующий чек-лист:
? дата/время;
? без дедлайнов;
? последовательность.
Чуть подробнее о каждом пункте.
ДАТА/ВРЕМЯ
Убедитесь, что вы точно знаете, когда потребуется предварительная или финальная версия слайдов и сколько выступление будет длиться.
Когда принимаю задачу выступить, всегда уточняю дату: «Давайте еще раз. 22 мая. С 14:00 до 14:40. Выступление 30 минут и 10–15 минут на вопросы, если будут».
Опасные месяцы – июнь и июль: их легко перепутать. Я путал, организаторы путали, и не раз. Слышу их – перепроверю дважды и в переписке пишу так: 12 июНя или 13 июЛя.
Опасно принимать задачу по подготовке презентации в пятницу. Босс: «Жду к понедельнику». Вопрос – к какому? К ближайшему (через уикенд) или у вас будет полная рабочая неделя на подготовку? Я пару раз на это попадался.
БЕЗ ДЕДЛАЙНОВ
Не откладывайте слайдинг на последний момент. То, что до выступления/презентации неделя или месяц, не должно вас расслаблять – надо все спланировать и браться сразу.
Исключение, если приближающиеся дедлайны вас мотивируют, если вы сможете собраться в последний момент и все классно сделать с нуля, собрать нужные слайды из уже имеющихся презентаций. Но таких людей, мотивируемых надвигающимся дедлайном, немного. Лучше не рисковать.
ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ
Работайте в последовательности, которую мы рекомендуем ниже, и не смешивайте этапы работ. Дорожка шагов здесь простая, как на картинке выше: цель ? название ? содержание/структура ? тексты/контент ? визуал ? оформление ? черновая версия ? улучшения ? финал/отправка/выступление.
Мы еще много будем говорить о важных моментах слайдинга, а сейчас общая картина и самые важные моменты (если мы еще раз их повторяем, то это говорит об их важности).
1. Цель презентации. Мы уже говорили о том, как важно понимать цель презентации и во время слайдинга постоянно держать ее в голове. Можете даже напечатать ее на первом слайде. Только не забудьте потом убрать. Хотя… можно иногда и оставить. Представьте себе, вы начинаете встречу с клиентами у них в офисе, и ваш первый слайд выводится на экран: «Цель презентации – не уйти без контракта». Как говорится, открыли карты, зашли с козырей.
2. Название. Теперь придумайте название. Пусть оно пока будет черновым, «рабочим», версией 1.0 – но важно, чтобы оно появилось («как яхту назовете, так она и поплывет»).
Пример. Название «22 главных итога 2022 года» сделает работу над слайдами гораздо осмысленнее, чем если бы презентация называлась просто «Итоги года». Сразу появляется идея, как работать над слайдами.
Название презентации «Коммерческое предложение – лучшее по всем пунктам» сильно лучше, чем «Наше коммерческое предложение». В первом случае нужно просто уточнить, о каких пунктах речь, – и вуаля!
Название «Слайдхакинг. Не слайдфакинг» уже задает и тон, и идею подачи материала – и отлично продает содержание.
3. Содержание/структура. Широкими мазками пропишите основные моменты выступления. Хорошо, если это будет уже понятная слушателям логика (все, что нам уже знакомо, мы принимаем легче и быстрее).
Например, анализ – выводы – рекомендации.
Или: продукт – цена – каналы продаж – ценообразование – команда (модель 5р).
Или: аудит – планирование – исполнение – контроль.
4. Тексты/контент. Открываем слайд за слайдом и добавляем в них смысловую нагрузку – иногда достаточно заголовка, ключевого слова/фразы/числа или изображения, чтобы было понятно, что будет на этом слайде.
Например: заголовок «3 главных вывода». Или фото кол-центра на весь слайд. Или в центре слайда фраза «ROI 148 %!». Вы уже поймете, что нужно будет добавить/дописать, чтобы завершить его.
Потом, итерация за итерацией, улучшаем содержание каждого слайда.
5. Визуал. Смотрим, как сделать так, чтобы не только контекст, но и визуал был классным. Цвета, шрифты, фотографии, иконки… Обо всем этом мы еще поговорим, и не раз.
6. Оформление. Делаем на этом этапе красиво и логично: нумерация, анимация, выравнивание, исправляем ошибки.
7. Черновая версия. Даем ей отлежаться – и со свежей головой сами или с помощью других улучшаем ее.
8. Финальная версия. Ее можно отправлять или выступать с ней.
И мы все успели.
Сколько времени уйдет на каждый этап? Сказать сложно, все очень индивидуально. Но примите еще один совет: лучше заложить резерв времени.
5. «Пришлите, мы посмотрим. Потом поговорим»
Заполучить живую встречу с нужным человеком (менеджером, руководителем, собственником) сегодня ой как непросто. Даже если вам удалось поговорить с ним по телефону, то, скорее всего, вас попросят прислать презентацию. А уже посмотрев ее, решат, нужна ли будет встреча.
Предлагаем алгоритм создания слайдов для таких ситуаций – мы называем их «слайды с озвучкой». Это слайды, которые вы комментируете сами или просите это сделать коллегу с самым приятным голосом в компании. Вот как они делаются.
