И. Каравашкин "Приём на работу. Самоучитель кадрового делопроизводства"

Работник или лицо, поступающее на работу, вправе использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную электронную подпись.

ТК РФ Статья 22.3. Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота

При заключении трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических договоров, договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, при внесении в них изменений, а также при подписании приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания, уведомлении об изменении определенных сторонами условий трудового договора посредством информационной системы работодателя работодателем используется усиленная квалифицированная электронная подпись.

В случаях, установленных настоящей статьей, работодателем и работником может использоваться усиленная неквалифицированная электронная подпись, сертификат ключа проверки которой создан и используется в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме, в установленном Правительством Российской Федерации порядке (далее для целей настоящей статьи – усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства).

При подписании иных, чем указанные в части первой настоящей статьи, электронных документов посредством информационной системы работодателя работодателем могут использоваться:

усиленная квалифицированная электронная подпись;

усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;

усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства.

При заключении трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, при внесении в них изменений, при подписании согласия на перевод, заявления об увольнении, отзыве заявления об увольнении, а также при ознакомлении с уведомлением об изменении определенных сторонами условий трудового договора, приказом (распоряжением) о применении дисциплинарного взыскания посредством информационной системы работодателя работником могут использоваться:

усиленная квалифицированная электронная подпись;

усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;

усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства.

При подписании иных, чем указанные в части четвертой настоящей статьи, электронных документов посредством информационной системы работодателя работником могут использоваться:

усиленная квалифицированная электронная подпись;

усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора;

усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства;

простая электронная подпись в случае, если соглашением сторон трудового договора установлены правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи и требования к соблюдению конфиденциальности ключа такой подписи (далее для целей настоящей статьи – простая электронная подпись работника в информационной системе работодателя).

При подписании электронных документов посредством цифровой платформы "Работа в России" работодателем могут использоваться:

усиленная квалифицированная электронная подпись;

усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства.

При подписании электронных документов работником или лицом, поступающим на работу, посредством цифровой платформы "Работа в России" могут использоваться:

усиленная квалифицированная электронная подпись;

усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства;

простая электронная подпись, ключ которой получен при личной явке в соответствии с установленными Правительством Российской Федерации правилами использования простой электронной подписи при обращении за получением государственных и муниципальных услуг в электронной форме.

Работник или лицо, поступающее на работу, осуществляющие взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота, вправе направлять в адрес работодателя заявления, уведомления и сообщения, которые предусмотрены трудовым законодательством и в отношении которых осуществляется электронный документооборот в соответствии с настоящей статьей и статьями 22.1 и 22.2 настоящего Кодекса, посредством:

информационной системы работодателя (в случае ее применения работодателем для осуществления электронного документооборота), в том числе с использованием единого портала государственных и муниципальных услуг (при условии взаимодействия в целях осуществления электронного документооборота информационной системы работодателя с единым порталом государственных и муниципальных услуг);

цифровой платформы "Работа в России" при условии ее применения работодателем в целях осуществления электронного документооборота.

Заявления, уведомления и сообщения, направленные работником или лицом, поступающим на работу, способами, указанными в части восьмой настоящей статьи, считаются полученными работодателем на следующий рабочий день после их направления.

Заявление о выдаче документов, связанных с работой, или их заверенных надлежащим образом копий (статья 62 настоящего Кодекса) работник может подать в письменной форме, либо направить в порядке, установленном работодателем, через информационную систему работодателя или по адресу электронной почты работодателя, либо направить через цифровую платформу "Работа в России" при условии использования работодателем указанных информационных систем в целях осуществления электронного документооборота.

При подаче работником заявления о выдаче документов, связанных с работой, или их копий (статья 62 настоящего Кодекса) работодатель обязан безвозмездно предоставить работнику не позднее чем в течение трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления такие документы или их заверенные надлежащим образом копии на бумажном носителе либо, если в отношении этих документов осуществляется электронный документооборот, такие электронные документы способом, указанным в заявлении работника:

в форме копии электронного документа на бумажном носителе, заверенной надлежащим образом;

в форме электронного документа, в том числе путем его размещения на едином портале государственных и муниципальных услуг в случае взаимодействия в целях осуществления электронного документооборота информационной системы работодателя с единым порталом государственных и муниципальных услуг либо в личном кабинете работника на цифровой платформе "Работа в России" при условии ее использования работодателем в целях осуществления электронного документооборота.

По заявлению работника работодатель обеспечивает доступ работника к документам, подписанным простой электронной подписью работника в информационной системе работодателя, путем направления электронного документа в личный кабинет работника (при наличии) на едином портале государственных и муниципальных услуг в порядке, предусмотренном Правительством Российской Федерации.

В случае катастрофы природного или техногенного характера, производственной аварии, несчастного случая на производстве, пожара, наводнения, землетрясения, эпидемии или эпизоотии и в любых исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части, работодатель и работник, не осуществляющие взаимодействие посредством электронного документооборота, вправе в соответствии с локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов, временно обмениваться документами, в том числе документами, связанными с работой, в форме электронного документа или электронного образа документа (документа на бумажном носителе, преобразованного в электронную форму путем сканирования или фотографирования с сохранением его реквизитов) с последующим представлением соответствующих документов на бумажном носителе.

Работодатель обеспечивает сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации об архивном деле, в том числе в случае, если электронный документооборот осуществляется с использованием информационной системы работодателя либо цифровой платформы "Работа в России".

Порядок предоставления работнику электронных документов, созданных с использованием цифровой платформы "Работа в России", и порядок его доступа к ним посредством единого портала государственных и муниципальных услуг устанавливаются Правительством Российской Федерации.

2 Выдача работнику экземпляра трудового договора

Вопрос от инспектора Государственной Инспекции Труда будет сформулирован так: «Получение работником экземпляра трудового договора, заключенного в письменной форме, подтверждено подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя?»

Что бы ответ был верным, надо знать алгоритм заключения Трудового Договора и процедуру завершения оформления приёма на работу.

2.1 Оформление приёма на работу

ТК РФ Статья 68. Оформление приема на работу

Прием на работу оформляется трудовым договором. Работодатель вправе издать на основании заключенного трудового договора приказ (распоряжение) о приеме на работу. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

До того, как выдать новому работнику его экземпляр Трудового Договора, необходимо выполнить достаточно обширную предварительную работу. Самое первое, что обычно делается при необходимости привлечения наёмного труда – это поиск и отбор кандидатов. Этот процесс в значительной степени регулируется Государством через различные нормативные акты и Трудовой Кодекс. Работодателю следует знать наизусть:

ТК РФ Статья 3. Запрещение дискриминации в сфере труда

Каждый имеет равные возможности для реализации своих трудовых прав.

Никто не может быть ограничен в трудовых правах и свободах или получать какие-либо преимущества в зависимости от пола, расы, цвета кожи, национальности, языка, происхождения, имущественного, семейного, социального и должностного положения, возраста, места жительства, отношения к религии, убеждений, принадлежности или непринадлежности к общественным объединениям или каким-либо социальным группам, а также от других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работника.

Не являются дискриминацией установление различий, исключений, предпочтений, а также ограничение прав работников, которые определяются свойственными данному виду труда требованиями, установленными федеральным законом, либо обусловлены особой заботой государства о лицах, нуждающихся в повышенной социальной и правовой защите, либо установлены настоящим Кодексом или в случаях и в порядке, которые им предусмотрены, в целях обеспечения национальной безопасности, поддержания оптимального баланса трудовых ресурсов, содействия в приоритетном порядке трудоустройству граждан Российской Федерации и в целях решения иных задач внутренней и внешней политики государства.

Лица, считающие, что они подверглись дискриминации в сфере труда, вправе обратиться в суд с заявлением о восстановлении нарушенных прав, возмещении материального вреда и компенсации морального вреда.

Нельзя написать в объявлении о работе, что требуется «девушка на должность продавца», или «требуется мужчины не старше тридцати лет». Но и объявление «предлагаем работу для местных» тоже содержит факт нарушения.

После этапа поиска, идёт этап отбора кандидатов. Этот этап может иметь различный формат, но его основа – обработка информации: кто, что, как, когда, где, сколько и т.д. Ответы кандидата на такие вопросы могут содержать в себе его Персональную информацию. Как только работодатель (его представитель, ответственный за подбор и наём) запишет телефонный номер и фамилию кандидата с обещанием перезвонить, он тут же становится Оператором Персональных Данных. Вся информация, относящаяся к Персональным Данным, регулируется законодательством, и с каждым годом это регулирование становится всё строже, а, исполнение такого законодательства – всё сложнее.

Федеральный закон "О персональных данных" от 27.07.2006 N 152-ФЗ

Глава 1. Общие положения

Статья 1. Сфера действия настоящего Федерального закона

Статья 2. Цель настоящего Федерального закона

Статья 3. Основные понятия, используемые в настоящем Федеральном законе

Статья 4. Законодательство Российской Федерации в области персональных данных

Глава 2. Принципы и условия обработки персональных данных

Статья 5. Принципы обработки персональных данных

Статья 6. Условия обработки персональных данных

Статья 7. Конфиденциальность персональных данных

Статья 8. Общедоступные источники персональных данных

Статья 9. Согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных

Статья 10. Специальные категории персональных данных

Статья 10.1. Особенности обработки персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения

Статья 11. Биометрические персональные данные

Статья 12. Трансграничная передача персональных данных

Статья 13. Особенности обработки персональных данных в государственных или муниципальных информационных системах персональных данных

Глава 3. Права субъекта персональных данных

Статья 14. Право субъекта персональных данных на доступ к его персональным данным

Статья 15. Права субъектов персональных данных при обработке их персональных данных в целях продвижения товаров, работ, услуг на рынке, а также в целях политической агитации

Статья 16. Права субъектов персональных данных при принятии решений на основании исключительно автоматизированной обработки их персональных данных

Статья 17. Право на обжалование действий или бездействия оператора

Глава 4. Обязанности оператора

Статья 18. Обязанности оператора при сборе персональных данных

Статья 18.1. Меры, направленные на обеспечение выполнения оператором обязанностей, предусмотренных настоящим Федеральным законом

Статья 19. Меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке

Статья 20. Обязанности оператора при обращении к нему субъекта персональных данных либо при получении запроса субъекта персональных данных или его представителя, а также уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных

Статья 21. Обязанности оператора по устранению нарушений законодательства, допущенных при обработке персональных данных, по уточнению, блокированию и уничтожению персональных данных

Статья 22. Уведомление об обработке персональных данных

Статья 22.1. Лица, ответственные за организацию обработки персональных данных в организациях

Глава 5. Федеральный государственный контроль (надзор) за обработкой персональных данных. Ответственность за нарушение требований настоящего Федерального закона

Статья 23. Уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных

Статья 23.1. Федеральный государственный контроль (надзор) за обработкой персональных данных

Статья 24. Ответственность за нарушение требований настоящего Федерального закона

Глава 6. Заключительные положения

Статья 25. Заключительные положения

Перед началом собеседования с кандидатом, которое подразумевает фиксацию на материальном носителе, или в электронном виде Персональных Данных, работодатель обязан получить от кандидата письменное согласие на обработку этих данных. Только после этого работодатель может предложить кандидату ответить на уточняющие вопросы автобиографичного характера или заполнить некоторую анкету.

Фамилия и телефонный номер, адрес электронной почты, никнейм в социальной сети или мессенджере, в одной строке – это Персональные Данные. Но, сложность в том, что однозначное, конкретное, чёткое указание на это отсутствует. И в ином случае даже суды не приходят к единому мнению, что именно и когда считать персональными Данными.

Найдя не дискриминирующими методами кандидата, получив легитимно его Персональные Данные, работодатель обязан ознакомить с различными условиями осуществления трудовых отношений в организации, имеющих непосредственное отношение к должностным обязанностям нанимаемого работника. Недостаточно просто рассказать в общих словах «что и как». Все условия, выдвигаемые работодателем к трудовой деятельности работника, должны быть оформлены в соответствии с требованиями к организационному документообороту и выданы кандидату для ознакомления.

Это делается для того, чтобы свести к минимуму вероятность возникновения ситуации, когда работник, не успев приступить к исполнению трудовых обязанностей, внезапно для себя узнаёт, что некоторые из требований трудовой дисциплины, установленные в компании, для него неприемлемы по некоторым основаниям. Такая ситуация не только неприятна, но и экономически невыгодна ни работнику, ни работодателю.

2.2 Правила Внутреннего Трудового Распорядка

Внутренние документы организации, которые устанавливают некоторые постоянные рамки, обязывающие работника выполнять некие требования на протяжении всего времени действия Трудового Договора, называются Положение. В зависимости от масштабов компании, наличие в ней обособленного подразделения кадровой службы, могут быть, как отдельные положения для всевозможных случаев хозяйственной деятельности, так и небольшой список обязательных Положений и Правила Внутреннего Трудового Распорядка.