Я хочу сказать, что вы можете быть лучшим, только если вы чувствуете себя хорошо там, где вы есть.
Потому что нет ничего глупее, чем работать там, где не нравится; жить с тем, с кем несчастлив; и заниматься нелюбимым делом.
Жизнь слишком коротка, чтобы позволить себе такую роскошь.
Харуки Мураками однажды сказал: «Профессия изначально должна быть актом любви, но никак не браком по расчету».
Я твердо убеждена, что стать настоящим профессионалом можно, только если занимаешься делом, которое любишь.
Профессия ассистента интересная.
Не стоит думать, что это путь в никуда.
Это далеко от правды. Я знаю коллег, которые работают в этой сфере много лет, имея при этом возможность развиваться в другой области. Но, как правило, они просто совмещают должность ассистента с интересными им проектами.
Иногда коллеги жалуются, что окружающие их друзья или родственники не понимают, почему выбор пал на профессию ассистента.
Мол, это несерьезно, это какая-то непонятная работа и т. д.
Я даже не возьмусь их переубеждать, потому что для того, чтобы судить – надо взять и попробовать. И это еще большой вопрос – получится или нет.
Поэтому, если вам комфортно на своем месте, если вам нравится – это главное. Всё всегда зависит от вас, от ваших желаний и способности разобраться, что действительно вам нужно.
Как все начиналось
Моя карьера началась с работы на ресепшн в иностранном банке, куда я пришла, будучи студенткой государственного университета.
В том, что большая часть нашего потока пошла работать чуть ли не со второго курса, – заслуга наших преподавателей и декана факультета.
Нам сразу дали понять, что теоретические знания – это хорошо, но вот использовать мы будем лишь процентов тридцать из них, а без опыта работы даже самый блестящий выпускник с красным дипломом мало кому будет нужен.
Увы, законы бизнеса суровы: помимо знаний, ценятся опыт и практика.
Так как я учила английский с первого класса специализированной школы с углубленным изучением иностранных языков, то к моменту поступления в университет могла практически свободно общаться на бытовом уровне.
Как оказалось, для того чтобы сидеть на ресепшн, отвечать на звонки и встречать гостей, моего уровня английского вполне хватало, и меня взяли на работу.
Эту первую работу я до сих пор считаю основополагающей в своей карьере.
Именно там я узнала, что значат системность, организованность и как это важно для нормальной работы.
Каждый человек был на своем месте.
Мы работали в паре со вторым секретарем, и это был мой первый опыт командной работы.
Помимо нас, в административном департаменте были офис-менеджер, внутренний курьер, кофе- леди, водители, ассистенты департаментов и, конечно, ассистент президента банка.
Тогда эта должность мне казалась чем-то запредельным и недостижимым!
Иногда мы совмещали функции секретаря и внутреннего курьера.
И тогда одна из нас работала полный день на ресепшн, вторая же курсировала по офису с корреспонденцией.
И если рабочий день приходился на пятницу, то тот, кто работал наверху, в этот день мог позволить себе прийти в джинсах!
Это правило навсегда засело в моей голове, и где бы я ни работала, я знаю, что джинсы и футболки могу позволить себе только в пятницу.
И то, если нет каких-то важных встреч. Но тогда, пятничная метаморфоза касалась всех, от президента до водителей. Особенно весело было наблюдать за департаментом информационных технологий.
Всю неделю солидные молодые люди, приходящие в офис в костюмах и галстуках, превращались в мальчишек в разноцветных футболках и джинсах.
Вообще, мне тогда казалось, что люди, которые занимают высокие позиции, могут позволить себе очень много, начиная от одежды, и неважно, какой день недели на календаре.
Как же далека я была от истины! Это сейчас я знаю, что меньше, чем когда-либо, могу себе позволить надевать в офис что хочу.
И это правило – чем выше ты забираешься по карьерной лестнице, тем менее свободным ты становишься.
Не во всем, конечно, но с точки зрения условностей и правил – абсолютно. В этом есть несомненные плюсы, ты учишься хорошо выглядеть всегда и везде.
А идя по магазинам за новой одеждой, невольно прикидываешь, сможешь ли надеть «это» в офис, и если нет, то покупка той или иной вещи может и отложиться, потому что большую часть времени мы проводим все-таки в офисе.
Несмотря на всю сложность работы секретаря, эту свою первую работу я всегда вспоминаю с улыбкой.
Хотя бы потому, что она дала мне понимание процессов и устройства работы. Хотя нет, есть еще кое-что. Я точно поняла, кто самый важный человек в офисе. Точнее, их трое. Секретарь, водитель и уборщица. И не надо смеяться.
Работа первого человека на самом деле неблагодарная. И прежде чем оспаривать это утверждение, давайте вместе вспомним, с чего начинал каждый из вас.
И если вы скажете, что ваш путь наверх всегда был усыпан розами по красной ковровой дорожке, то заранее прошу меня простить, если я вам не поверю.
Однажды нам должны были привезти билеты для одного из вице-президентов. Данный факт контролировался лично административным директором, и мы должны были незамедлительно сообщить об их доставке.
В общем, на следующее утро в офисе разразился скандал. Билетов нигде не было! Искали их везде: на ресепшн, внутри офиса, у ассистента президента.
Хотя мне на тот момент было очевидно, что искать их бессмысленно, так как всю корреспонденцию мы регистрируем, а если нет отметки в журнале регистрации, то вывод только один – их не привозили.
Шанс, что мы приняли конверт у курьера, забыли про регистрацию, да еще забыли, куда положили или кому отдали, был крайне мал.
Так как нас все-таки двое. И вероятность того, что мы дружно наплевали на распоряжение начальства, был, мягко говоря, ничтожен.
Как бы то ни было, вердикт «Вы их потеряли!» был вынесен и, хотя нас не уволили, что мне казалось абсолютно неизбежным в такой ситуации, приятного было мало.
Наш руководитель сама занялась бронью новых билетов, и всё бы ничего, но у истории было продолжение.
После обеда из курьерской компании приехал посыльный с «потерянными» билетами.
Оказалось, что они просто не успели доставить их накануне и не потрудились об этом сообщить.
Нетрудно догадаться, что был еще один скандал.
Только теперь досталось руководству курьерской службы.
Ближе к вечеру, когда я заваривала себе на кухне чай, в помещение вошел водитель президента банка. Разумеется, об эпопее с билетами он знал. Вообще, новости всегда и везде распространяются со скоростью света в любой компании.
Водитель был мужчиной в возрасте, и с его точки зрения, когда сотрудников обвиняют в промахе, а потом выясняют, что сделали это несправедливо, то, как минимум, извиниться должны.
Вся эта история к тому, чтобы задаться вопросом: как часто мы замечаем людей, которые по определению должны быть незаметны?
Мы приходим в переговорную после встречи, и там не должно быть грязной посуды и крошек на столе.
Мы приезжаем утром в офис, а под столом у нас пустые мусорные корзины с чистым пакетиком внутри.
Однажды, правда, корзины не оказались пустыми, потому что произошел какой-то сбой в графике работы уборщиц.
Я на тот момент работала уже ассистентом руководителя департамента, и разбором ситуации занялась сама, так как это произошло в моем департаменте.
Я к тому, что когда мусора нет, мы воспринимаем это как должное, но стоит мусору появиться там, где его не должно было оказаться, и мы искренне начинаем недоумевать, а что это такое? Ничего.
Это мусор. Вы, видимо, просто забыли, как он выглядит. А это Светлана, уборщица. О ее существовании в вашем офисе вы, видимо, даже и не знали.
Дальше, мы выходим утром из дома, а машина с водителем уже стоит. И нам не надо ждать, звонить ассистенту или звонить водителю.
Потому что они уже сами между собой договорились, и вам нужно только сесть в машину.
А что такое человек, которого всегда возит личный водитель, и вдруг ему пришлось ехать на метро, я наблюдала лично. Более несчастное существо трудно было себе представить.
Хотя, оговорюсь сразу, далеко не все воспринимают это как трагедию глобального масштаба!
Я думаю, что главное, когда вы добрались до той ступени, на которой вам комфортно и хорошо, не забывать, с чего вы начинали.
Это мало что поменяет в вашей жизни, это мало что изменит в жизни подчиненных, так как их ошибки всё равно будут заметнее. Но, это поможет сохранить человеческое лицо и не превратит вас в бездушную бизнес-машину.
На одном из интервью, когда я спросила про личность генерального директора, в контексте прочего, директор департамента по управлению персоналом сказал мне, что ассистент старается предупреждать коллег, когда руководитель должен приехать в офис. Напоминает очень известный фильм «Дьявол носит „Прада“».
Уважение не имеет ничего общего с раболепством.
И стиль управления, при котором дверь руководителя всегда открыта для всех, намного эффективнее, чем тот, при котором, несмотря на открытую дверь, в нее никто не заходит.
Основные качества помощника
ВНИМАНИЕ
Внимание, внимание и еще раз внимание. Особенно к деталям. В работе ассистента важно все. От «какой кофе пьет руководитель» до «на какое время лучше назначать совет директоров». Разумеется, сразу вы все мелочи не узнаете, а главное, не запомните.
Поэтому первое время лучше все записывать. Многие полагают, что у них отличная память. Да, наверное, так и есть, но это мало вам поможет. Потому что в какой-то момент количество того, что нужно удержать в голове, превысит все возможные пределы, и вы начнете забывать.
Ежедневник должен стать вашим постоянным спутником.
Лучше записать, а потом просто уточнить, если вы что-то не поняли. Потому что есть большая разница между уточнением и повторением.
Если ваш руководитель обнаружит, что вы банально забываете о том, что он вам говорит, то это начнет вызывать раздражение и сомнения в том, что вы можете эффективно работать.
Кроме того, руководители высокого уровня не располагают большим количеством свободного времени. А того, что есть, точно не хватит, чтобы бороться с вашей забывчивостью.
Моя самая первая ошибка, которая осталась в памяти навсегда, это когда я забыла заказать такси своему руководителю. Я тогда только начинала карьеру и надеялась, что в состоянии запомнить всё.
Это сейчас мой стол весь обклеен разноцветными стикерами с напоминаниями. Это не значит, что у меня плохая память, просто в работе слишком много мелочей, которыми, во-первых, совсем не стоит засорять память, когда можно записать, а во- вторых, их всё равно будет так много, что вы не запомните.
Просто примите тот факт, что в голове у вас мозг, а не суперкомпьютер с терабайтом оперативной памяти.
АККУРАТНОСТЬ
В основном это относится к работе с документами. Письма, протоколы, презентации и прочее.
