Нет ничего хуже хаоса в документах, поэтому основной совет – содержать их в порядке, как в компьютере, так и на рабочем столе.
Это поможет вам оперативно находить нужную информацию, если потребуется что-то быстро напечатать, или если уже существующий в печатном виде документ по каким-то причинам не может быть использован (например, на него пролили кофе).
И обязательно делайте запасные копии основных файлов.
Кроме этого, вы будете работать с копиями личных документов вашего руководителя (как минимум, паспорт и страховка).
У меня часть документов есть еще и на айфоне, чтобы можно было в любой момент из любого места достать нужную информацию, и всё тоже разложено по папкам. Поверьте, этот порядок не раз спасал ситуацию.
Вот, банальный пример. Вы уехали на выходные, на дачу. Wi-Fi там не наблюдается. Или ноутбук вы не потащили с собой. А что? Все мы – люди, и нам надо отдыхать.
Но бизнес не дремлет, в субботу в полдесятого вечера прилетает смс: «мне надо вернуться в воскресенье в Москву, придумай срочно как».
В общем, всё горит или уже пропало. Можно отправить запрос в агентство – но выходные смены не всегда могут оперативно помочь, да и не всякое агентство в выходные работает.
Короче, если вы аккуратненько сохранили основные документы себе так, что всегда можете до них добраться, то еще сработали и на опережение. Об этом поговорим дальше. Ну, и да, начальство прилетело, когда надо. Все довольны.
ПУНКТУАЛЬНОСТЬ
Думаю, что не имеет смысла расписывать, что опаздывать на встречи нельзя. Что в офис вы должны приходить раньше руководителя. Это всё – очевидные вещи.
Но. Мы все иногда опаздываем. При нынешней загруженности мегаполисов в пробках стоят все – от секретарей до президентов.
Но для ассистента лучше опаздывать, когда шеф в офисе, чем когда он, например, в командировке. То есть, лучше в принципе не опаздывать.
Но если руководителя вы можете предупредить, то, когда его нет, ваше опоздание может быть воспринято, как стремление показать, что вы не как все, и можете себе позволить прийти попозже.
Ассистент – это как хорошие часы. Поэтому следите за ходом. Разумеется, что бывают жизненные ситуации, и вы предупреждаете, что приедете позже в офис.
Но, если есть нюансы с дорогой или какие-то иные обстоятельства, то проще это обговорить при приеме на работу, чем потом каждое утро лететь сломя голову.
Но опаздывать ассистенту никак нельзя. Да, есть какие-то стандартные отклонения, вроде плюс- минус 10—15 минут в стандартный рабочий день. Но это максимум.
Просто запомните, что прийти вовремя – это банально проявить уважение к коллегам, у которых такой же рабочий день, как и у вас.
КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ
Документы, с которыми работает ассистент, предназначены не для всеобщего просмотра, поэтому в бумажном виде такие документы лучше хранить в ящике стола, который закрывается, а на компьютере установить пароль как на вход в систему, так и в почту.
Возможно, кому-то покажется, что я пишу про очевидные вещи. Пусть так, и я рада, что они очевидны для вас, и вы именно так и делаете.
Но если бы все понимали, что такое конфиденциальность, то нам не приходилось бы ставить защитные экраны на мониторы и нажимать Ctrl+Alt+Del, когда мы уходим с рабочего места, например, на обед.
В этом смысле очень показательно отношение японцев к сохранности документации. Когда я работала в японской компании, то заблокировать экран компьютера, когда сотрудник уходит с рабочего места, было правилом. А в конце рабочего дня нужно было все документы убирать в стол.
Руководство за этим следило, и вы вполне могли бы получить нагоняй, если не соблюдали эти правила.
Возможно, в вашей жизни никогда не было и не будет таких ситуаций, когда кто-то увидел и прочитал то, что не предназначалось для его глаз. Но даже один случай, если он произошел, может нанести серьезный ущерб.
Просто задайте себе вопрос «Что если…?» и заблокируйте экран. Это просто.
ПРОНИЦАТЕЛЬНОСТЬ
Если вы знаете, что у вашего руководителя будет встреча в офисе, проявите смекалку и подумайте, что может понадобиться для этой встречи, будет ли перерыв на обед или надо заказать еду в офис. Продумайте два-три шага вперед.
Смоделируйте ситуацию, иначе вам же потом придется срочно заказывать пиццу, печатать десять комплектов документов, еще, как назло, в офисе закончится сахар или чай именно в это самое время, или сломается принтер.
Не пренебрегайте возможностью облегчить себе жизнь.
Ваш руководитель в половине случаев гарантированно забудет попросить вас заказать столик в ресторане или настроить заранее проектор в переговорной комнате.
А по опыту нет ничего хуже, чем звонить айтишникам с просьбой «срочно прийти и все починить» на глазах клиентов или партнеров. Да и руководитель не должен думать о таких мелочах, это работа ассистента.
Иначе, в конечном итоге, ваш руководитель может прийти к выводу, что не может полагаться на вас.
Да и вам в какой-то момент надоест бегать «в мыле», просто потому что вы не подумали заранее.
Учитесь сразу делать хорошо и соображать на лету – эта привычка убережет вас от многих проблем.
СТРЕССОУСТОЙЧИВОСТЬ
Не паниковать и не теряться! От всего вы не убережетесь, поэтому стрессовые ситуации в работе будут всегда.
Важно правильно на них реагировать. Совет первый: даже если все вокруг в панике и не знают, что делать, ваша голова должна остаться холодной.
Если понимаете, что не получается, совет второй: выдохните и дайте себе минуту, чтобы подумать над решением проблемы. Минута ничего не убавит и не прибавит.
Но у вас будет возможность подумать над решением проблемы или неожиданно возникшего вопроса.
Кроме того, ассистент – это голос и лицо своего руководителя. И это никак не сочетается с паникой и беготней по офису с криками: «Шеф, все пропало!».
Вы просто не можете себе такого позволить. Это все вокруг могут быть на грани самоубийства. Даже на грани провала, умейте сохранять разум. Ведь это не конец света, верно?
А если это все-таки он, то вы точно ничего не измените.
А если серьезно, то в конечном итоге умение думать в состоянии стресса станет вашим лучшим помощником и сохранит вам душевное равновесие и нервы.
КОММУНИКАЦИЯ
Хороший ассистент – это хороший переговорщик. Это человек с отличными коммуникативными навыками и способностью правильно и грамотно общаться с людьми при любых обстоятельствах и вне зависимости от того, что за человек стоит рядом в конкретную минуту: коллега, подчиненный, клиент, партнер или гость.
Многие ассистенты в отсутствие руководителя в офисе выступают заместителями в некоторых вопросах, и умение общаться и писать, например, сообщения от имени шефа крайне важно. Кроме того, ассистенты очень часто являются неким мостиком между руководителем и сотрудниками, и вопрос грамотной коммуникации будет играть ключевую роль.
Однажды перед командировкой моему шефу срочно нужно было просмотреть файлы, подготовкой которых занимались наши партнеры. Они задерживались и обещали прислать данные чуть ли не перед самой встречей. Уверения, что изменения совсем небольшие, и файл почти такой же, каким мы его обсуждали на последней встрече, успокаивали, надо сказать, мало.
Мне пришлось написать письмо одному из партнеров с просьбой выслать данные как можно быстрее. С одной стороны, я не могла требовать, с другой, надо было проявить определенную настойчивость, чтобы получить результат.
Путь, по которому идет ассистент, общаясь со своим окружением, – это всегда канат, натянутый на высоте в несколько метров. И единственным шестом для баланса является умение правильно общаться.
Всегда думайте о том, как и что вы говорите и пишете.
Берите пример с политиков, они ВСЕГДА думают, что говорят.
РАЗВИТИЕ И ОБУЧЕНИЕ
Хуже ассистента, который не стремится узнать что-то новое, только врач, который не повышает квалификацию. Впрочем, к другим профессиям это также относится в полной мере, я думаю.
Вы всегда должны быть в курсе того, что происходит в компании. Начиная от терминологии и заканчивая стратегией развития.
Обязанности ассистента всегда выходят за рамки стандартных, которые прописаны в должностной инструкции.
От вашего понимания и знания процессов внутри компании будет зависеть восприятие вас в коллективе и эффективность вашей работы.
Демонстрация знаний и понимание ситуации позволят вам не только завоевать доверие внутри компании, но и дадут вам возможность брать на себя дополнительные проекты, повышая тем самым вашу ценность как сотрудника для организации, в которой вы работаете.
В конечном итоге, ваше стремление развиваться будет влиять и на вашу репутацию как профессионала, который никогда не останавливается на достигнутом.
Я всегда говорю о том, что первые два месяца работы должны быть самыми интенсивными, когда вы приходите в новую компанию.
Потому что это время, когда вы должны узнать максимум.
Вы должны очень много читать и общаться. Задавать много вопросов, какими бы банальными они ни казались. Это ваш путь адаптации.
Я называю это время «информационной перегрузкой». Зато потом вам будет проще найти себе достойное применение. Понимая процессы, легче найти себя и область, в которой ваши знания и опыт будут как нельзя кстати.
Умейте признавать, что вы чего-то не знаете. Это ваш путь стать лучше, восполнить пробелы и научиться чему-то новому.
Узнайте в департаменте по работе с персоналом о существующих в компании тренингах, поищите профильные курсы. Если вы, как ассистент, еще и помогаете с переводами, то, возможно, курсы иностранного языка тоже будут кстати.
ОТСУТСТВИЕ СТРАХА
Перед руководителем, перед партнерами, перед коллегами.
Страха постучать и зайти – не должно быть. Страха спросить – не должно быть.
Действительно, как же я могу позвонить генеральному директору другой компании, он же генеральный!
Коллеги, они, прежде всего, люди. И одна из ваших первоочередных задач – наладить контакт и с ними, в том числе.
Вы никогда не сможете вырасти, если будете бояться гигантов бизнеса. Вы никогда не научитесь с ними общаться, если не будете общаться, уж простите за тавтологию.
Вежливо, корректно, учтиво.
Однажды один из моих коллег, заместитель генерального директора, сказал мне: «Вам не занимать наглости, если будет надо, вы и в Кремль позвоните».
Да, позвоню.
Люди, в большинстве своем, вне зависимости от их должности и положения, намного адекватнее и проще, чем представления о них.
Поэтому общайтесь, звоните, пишите. Налаживайте контакт. Это только в плюс.
Просто запомните – вас никто не убьет за звонок или письмо.
Даже не отругает – в моей практике не было таких случаев. Это глупость. Вы выполняете свою работу – только и всего.
БУДЬТЕ ПОЗИТИВНЫ
