Письменные виды делового общения – это многочисленные служебные документы: деловое письмо, протокол, отчет, справка, докладная и объяснительная записка, акт, заявление, договор, устав, положение, инструкция, решение, распоряжение, указание, приказ, доверенность и др
1.3 Основа общения – установление и поддержание контактов между людьми
Основой общения является установление и поддержание контактов между людьми.
Контактирование рассматривается как любой речевой или неречевой знакообмен между партнерами по общению, который оказывает влияние на их поведение.
Единицей контакта, а следовательно, и общения, является обмен коммуникатами, т.е. обмен «знак на знак» от партнера к партнеру.
При анализе контактов партнеров по общению важно понимать:
– какой информацией обмениваются партнеры;
– почему и для чего это делается;
– к каким результатам это приведет.
Практически любой знакообмен – это сообщение партнеру, содержащее богатую информацию. Каким бы кратковременным не был
знакообмен и в какой бы форме не выражался (вербальной, невербальной), всю эту информацию надо уметь прочитать и понять.
Информация, содержащаяся в знакообмене, позволяет судить:
– о существе дела: истинных и скрытых намерениях партнеров
(«Что хочет сообщить партнер?»);
– о позициях, занятых партнером по общению в данный момент зна-кообмена: «пристройка сверху, снизу или рядом» («Какие позиционные отношения навязывает Вам партнер?);
– об особенностях личности партнера, его состоянии («Какое
состояние партнера, каков он как человек?);
– о молчаливом призыве к желанным отношениям в общении («Какие отношения желательны Вашему партнеру по общению?).
Таким образом, в поле зрения должен находиться не только содер-жательный компонент делового общения, но и все то, что принято
называть подтекстом, что позволяет всесторонне понять характер взаимодействий и взаимоотношений партнеров по общению
1.4 Функции делового общения
Функции делового общения целесообразно рассматривать на двух уровнях: интегральном и локальном.
На интегральном уровне делового общения можно выделить следующие функции:
– Регулятивная функция. В процессе общения осуществляется непосредственное или опосредованное воздействие на объект управления. Эта функция позволяет организовывать совместные действия, планировать, согласовывать, координировать и оптимизировать взаимодействие различных объектов управления. От осуществления именно этой функции зависит эффект управленческого общения.
– Функция делового и социального контроля. Известно, что способы решения производственных задач и их результатовимеютнормативный характер (контроль качества по технологическим критериям). Социальный контроль осуществляется на основе морально – этических норм, правил и ценностной ориентации персонала организации. Именно эти составляющие корпоративной (организационной) культуры осуществляют контроль и управление поведением людей в процессе совместной деятельности. Таким образом, поддержание необходимой согласованности и организованности совместной деятельности осуществляется Благодаря функциям делового и социального контроля в организации поддерживается технологическая (производственная) и трудовая дисциплина персонала организации..
– Функция социализации. Эта функция является одной из важных в деловом общения. Включаясь в совместную деятельность и общение не только надо владеть коммуникативными умениями и навыками делового взаимодействия, но и уметь быстро ориентироваться в межличностных и личностных взаимоотношениях с партнером. В процессе делового общения важно не только совместное решение проблем, но и умение действовать в интересах коллектива, личности деловых партнеров.
– Социально-педагогическая функция. В процессе делового общения в организации осуществляется обучение, воспитание персонала, а также развитие личности сотрудников, им передаются практический опыт (знания, навыки, умения и привычки) и основы корпоративной (организационной) культуры (ценности, нормы, правила, предположения). Овладение необходимыми профессиональными умениями и навыками, возможная компенсация недостающих знаний у отдельных сотрудников также обеспечивается социально-педагогической функцией. В организациях не ставиться задача перевоспитать нового сотрудника, но вся система мотивации и стимулирования организации и индивидуальная работа руководителей с персоналом ориентированная на формирование профессионально важных свойств личности, которые и представляют ценности в деятельности.
На локальном уровне рассматриваются функции, реализуемые в процессе конкретного взаимодействия партнеров, обеспечивающие достижение определенных целей в акте общения.
– Контактная. Установление контакта как состояния обоюдной готовности к приему и передаче сообщения и поддержания взаимосвязи в форме взаимной ориентированности в условиях совместной деятельности.
– Информационная. Обмен сообщениями, т.е. прием и передача каких-либо сведений в ответ на запрос. Кроме того, по невербальным и паралингвистическим коммуникативным каналам передается информация о деловом партнере как о личности, его состоянии, о его отношении к партнеру, о ходе выполнения совместной деятельности, о возможных ее результатах и последствиях.
– Побудительная. Это осуществление стимуляции активности (поведения) персонала организации, деловых партнеров, направленное на решение целей и задач совместной деятельности, на разрешение возникающих затруднений, на повышение качества работы, на соблюдение корпоративных требований и др..
– Координационная. Цель данной функции – взаимное ориентирование и согласование действий персонала организации, деловых партнеров при их совместной деятельности.
– Функция понимания, Данная функция предполагает не только адекватное восприятие и понимание смысла сообщения, но и адекватное понимание партнерами условий работы, хода выполнения ее, понимание друг друга (их намерений, установок, переживаний, состояний и т.д.).
– Эмотивная функция. Цель данной функции – возбуждение в партнере нужных эмоциональных переживаний («обмен эмоциями»), а также изменение с их помощью собственных переживаний и состояний в процесс совместной деятельности. Напомним, что эмоции (чувства) – это психический процесс отражения индивидом отношения к окружающей среде (в том числе и к социальной) с учетом своих нужд (потребностей).
– Функция установления отношений. Преследуется цель осознания и фиксирования своего места и места делового партнера в системе ролевых, статусных, деловых, межличностных и прочих связей своей организации и организации партнера, то есть отношений, в системе которых предстоит действовать деловым партнерам.
– Функция оказания влияния. Цель этой функции – изменение состояния людей, их поведения, намерений, установок, а также мнений, решений, представлений, потребностей, действий, активности в условиях совместной деятельности и общения персонала организации и деловых партнеров.
Знание интегральных и локальных функций делового общения дает возможность выявить причины отклонений и нарушений этого процесса.
1.5 Этапы делового общения
Чтобы общение как взаимодействие происходило продуктивно, оно должно состоять из следующих этапов:
– Установка контакта (знакомство). Предполагает понимание другого человека, представление себя другому человеку.
– Ориентировка в ситуации общения и личности партнера, осмысление происходящего, выдержка паузы.
– Обсуждение интересующей проблемы (изложение своих точек зрения, нахождение причин расхождения и сходства точек зрения на проблему).
– Совместное решение проблемы.
– Выбор способов реализации принятого решения. Распределение функций и ответственности сторон по реализации принятого решения.
– Завершение контакта (выход из него).
1.6 Два типа отношений в деловом общении
В деловом общении мы имеем дело с двумя типами отношений партнеров: собственно деловые и межличностные отношения.
Первые принято называть взаимодействия, они ориентированы на решения проблем совместной деятельности, и вторые – это взаимоотношения, служащие культурно – этическим фоном взаимодействия деловых партнеров.
В деловом общении всегда надо помнить, что помимо решения деловых проблем (отношения по типу «профессионал – профессионал»), присутствуют межличностные отношения (отношения по типу « личность – личность»). Это обстоятельство особенно важно иметь в виду при деловом общении руководителя с подчиненными, с деловыми партнерами разного статуса, клиентами и др. В данном случае ролевое (формальное) общение всегда носит характер личностной (неформальной) коммуникации.
Надо иметь в виду, что совершенствование межличностных отношений неизбежно приводит к повышению эффективности делового общения, так как они определяют культуру и этику партнерских отношений.
Наиболее эффективным видом делового общения является партнерское деловое общение. Это общение, когда партнеры взаимно учитывают особенности личности, характера, возраста, настроения собеседника, интересы дела более значимы для партнеров, чем возможные их личностные расхождения.
Взаимоотношения партнеров в таком виде общения ориентированы на взаимопонимание и взаимопомощь. Сделать деловых партнеров по совместной деятельности в каких-то проявлениях близкими себе, склонить их к определенным взаимовыгодным действиям и поступкам, изменить их мнения и взгляды. Благодаря таким взаимоотношениям, у партнеров, находящихся в положительном повседневном контакте, вырабатывается понимание интересов и взглядов друг друга. Они учатся в рабочей обстановке объективнее оценивать окружающих и проявлять толерантность, учитывать индивидуально-психологические особенности личности партнеров при взаимодействии. По закреплению такого взаимодействия межличностные отношения становятся товарищескими, формируется готовность к длительным деловым контактам и ориентация на успех совместной деятельно.
1.7 «Барьеры» в деловом общении
Они представляют собой автоматизированную охранную систему, при срабатывании которой автоматически перекрываются (блокируются) все доступы информации к человеку.
Выделяют следующие коммуникативные барьеры в деловом общении: логический, стилистический, семантический, фонетический, эмоциональный, барьер социально – культурных различий.
Как правило, коммуникативные барьеры в деловом общении связаны с тем, что вас «не слышат» – ваши слова, побуждения, желания или неправильно воспринимаются собеседником, или вообще «не доходят» до собеседника, так как у него есть свое понимание обсуждаемой проблемы и он его защищает. И он не хочет другого объяснения. В других случаях собеседник не видит личного смысла в ваших предложениях и, следовательно, вас также «не слышит». Во всех этих ситуациях включается защитный механизм – противовнушение (контрсуггестия), которая и является главной причиной возникновения многих барьеров в общении.
Выделяют три вида контрсуггестии (Поршнев Б. Ф.): избигание, авторитет, непонимание:
– Избегание – уход от источников воздействия, уклонение от контактов с партнером. В общение это проявляется в том, что ваш собеседник невнимателен, не слушает вас, «пропускает информацию мимо ушей», не смотрит на вас, постоянно отвлекается, использует любой повод для прекращения разговора.
– Авторитет. Механизм действия авторитета заключается в том, что мы разделяем всех людей на авторитетных и неавторитетных с нашей точки зрения. Мы доверяем первым и, следовательно, «слышим» только их и не доверяем вторым – критически относимся к их информации или вообще не воспринимаем ее
– Непонимание. Непонимание самого сообщения является третьим видом барьеров в общении. Причины их многочисленны.
Причины возникновения «барьеров» в общении.
Различают также целый класс причин (барьеров), которые препятствуют эффективным речевым коммуникациям персонала в организации. Причем многие из них связаны с индивидуальными особенностями партнеров:
– Поверхностные суждения. Искажение сути явлений.
– Стериотипы. Отношения к другим, формируемое на основе ранее сложившихся представлений.
– Озабоченность и занятость собой. В силу ряда причин (завышенная самооценка, неуверенность в себе) партнер воспринимается неадекватно, он понимает, что его «не видят» и «не слышат».
– Сверх реакция на эмоционально окрашенные слова партнера. Подобная реакция вызывает встречную отрицательную эмоцию. («защитный гнев», обиду, озабоченность и др.)
– Необоснованный перебой. Пропадает желание продолжать выступление, объяснять, что-либо делать совместно.
– Подтекст. Наличие глубинных, маскируемых интересов партнеров.
– Барьеры-фразы. Отдельные фразы, выражения, которые нарушают контакт уже своим. появлением в разговоре.
– Демагогия Совокупность приемов, создающие впечатление правоты, но не базирующие на достоверных фактах. Демагогия располагается между логикой и ложью. Она отличается от логики отстаиванием неверных суждений, а от лжи- лишь подведением слушателя к неверному выводу, не формулируя самостоятельно, а предоставляя эту возможность самому слушателю.
При снятии барьеров делового общения следует:
– Быть открытым собеседнику.
– Любое сообщение слушать целиком, с эмоциями и интонациями.
– Быть физически внимательным.
– Участвовать в общении активно и ответственно.
– Наблюдать за неречевым поведением партнера.
– Ясно и четко выражать свои мысли.
2. Технологии и приемы ведения делового разговора
2.1 Деловой разговор и деловая беседа: сходства и различия
Деловой разговор и деловая беседа являются самыми распространенными видами диалогового делового общения персонала организаций. Они позволяют реализовать практически многие интегральные и локальные функции делового общения (см. раздел 1.2).
Между этими видами делового общения много общего, прежде всего:
– они интегрированы в деятельность организации;
– имеют общий предмет общения (цели, задачи деятельности);
– используют единые приемы диалоговой коммуникации на основе профессионального языка;
– осуществляются путем прямых и опосредованных контактов персонала между собой и с деловыми партнерами, клиентами.
