Юлия Полюшко "Сборник стандартов обслуживания для службы бронирования в гостинице"

Использование внутренних ресурсов: Использование внутренних ресурсов, таких как базы знаний, внутренние брошюры и инструкции, для получения актуальной информации об отеле и его услугах.

Обратная связь и коррекция ошибок: Анализ обратной связи от гостей и коррекция ошибок при обслуживании, чтобы постоянно совершенствовать процесс бронирования и улучшать качество обслуживания.

Стандарт «Соблюдение нормативных и технических документов»

Знание политики бронирования: Сотрудники службы бронирования должны иметь полное понимание политики бронирования отеля, включая условия отмены, возврата денег, штрафы и другие важные аспекты.

Актуальная информация о номерах и ценах: Служба бронирования должна иметь доступ к актуальной информации о наличии номеров, их типах, ценах и доступных скидках.

Соблюдение юридических требований: Все документы, связанные с процессом бронирования, должны быть оформлены в соответствии с юридическими требованиями и стандартами безопасности данных.

Контроль за конфиденциальностью данных: Сотрудники службы бронирования должны строго соблюдать правила обработки и хранения конфиденциальной информации о гостях в соответствии с законодательством о защите данных.

Обновление технических систем: Периодическое обновление и обслуживание компьютерных систем и программного обеспечения, используемых для обработки бронирований, чтобы гарантировать их эффективную и безопасную работу.

Тренировка персонала по правилам и процедурам: Проведение тренингов и обучения персонала по правилам и процедурам бронирования, чтобы убедиться, что все сотрудники понимают и соблюдают стандарты обслуживания.

Актуализация информации о налогах и дополнительных сборах: Регулярное обновление информации о применяемых налогах, сборах и дополнительных услугах, чтобы гостям предоставлялась актуальная информация при бронировании номеров.

Стандарт «Стремление к созданию положительного имиджа гостиницы и удовлетворению потребностей гостей»

Профессиональное и дружелюбное обслуживание: Персонал службы бронирования должен обеспечивать высокий уровень обслуживания, быть вежливым, дружелюбным и готовым помочь каждому клиенту.

Точная и информативная консультация: Сотрудники службы бронирования должны предоставлять клиентам точную и полезную информацию о номерах, ценах, услугах и других аспектах проживания в гостинице.

Быстрое реагирование на запросы: Все запросы на бронирование должны обрабатываться оперативно и эффективно, чтобы удовлетворить потребности клиентов в минимальные сроки.

Индивидуальный подход к каждому клиенту: Сотрудники должны проявлять гибкость и адаптироваться к индивидуальным потребностям и пожеланиям каждого гостя, предлагая наиболее подходящие варианты проживания.

Поддержание высокого уровня сервиса на протяжении всего процесса бронирования: От начала до конца процесса бронирования сотрудники должны обеспечивать гостям качественное обслуживание и поддерживать положительное впечатление о гостинице.

Постоянное совершенствование навыков и знаний: Персонал службы бронирования должен регулярно обновлять свои знания о гостинице, ее услугах и актуальных трендах в гостиничной индустрии, чтобы предоставлять клиентам наилучший сервис.

Ответственное отношение к обязательствам: Сотрудники должны строго соблюдать все условия бронирования и обязательства перед гостями, демонстрируя надежность и профессионализм в своей работе.

Стандарт «Знание особенностей работы с разными категориями гостей»

Анализ потребностей гостей: При бронировании номеров необходимо внимательно выяснить предпочтения и особенности каждого гостя, чтобы предложить наиболее подходящий вариант размещения.

Адаптация под запросы: Важно учитывать индивидуальные запросы и требования разных категорий гостей, таких как деловые путешественники, туристы, семьи с детьми или пожилые люди.

Предоставление информации о доступных услугах: Сотрудники службы бронирования должны быть осведомлены о всех доступных услугах и удобствах для разных категорий гостей и предоставлять информацию о них при бронировании.

Готовность к обработке специфических запросов: Служба бронирования должна быть готова обрабатывать специфические запросы гостей, такие как дополнительные услуги для бизнес-путешественников или особые требования к питанию.

Учет особенностей бронирования для групп и корпоративных клиентов: Для групп и корпоративных клиентов требуется особый подход при бронировании номеров, включая гибкие условия и специальные предложения.

Обеспечение безопасности и конфиденциальности: Важно обеспечить защиту персональных данных и конфиденциальность информации о гостях при бронировании.

Гибкий подход к изменениям и отменам бронирования: Служба бронирования должна быть готова к обработке изменений и отмен бронирования в случае необходимости, предлагая гостям гибкие условия.

Предоставление рекомендаций и советов: Сотрудники должны быть готовы предоставить рекомендации и советы гостям по вопросам бронирования и проживания в гостинице.

Демонстрация понимания потребностей гостей: Важно проявлять понимание и эмпатию к потребностям различных категорий гостей, демонстрируя готовность помочь и поддержать их.

Постоянное обучение и развитие: Персонал службы бронирования должен регулярно обучаться и развиваться, чтобы быть в курсе последних тенденций и требований в гостиничной индустрии и улучшать качество обслуживания.

Стандарт «Ответ на запросы клиентов в течение короткого времени, в том числе в нерабочее время»

Быстрый отклик: Ответ на запросы клиентов должен осуществляться в кратчайшие сроки, не превышающие установленного временного лимита, даже в нерабочее время.

Круглосуточная доступность: Служба бронирования должна быть доступна для обработки запросов клиентов круглосуточно, чтобы обеспечить возможность бронирования в любое время суток.

Автоматизированный ответ: Предусмотрение автоматизированных систем ответов на запросы клиентов в нерабочее время, чтобы подтвердить получение запроса и обеспечить клиентам уверенность в его обработке.

Оперативное уведомление: В случае невозможности немедленного ответа на запрос, клиент должен быть оперативно уведомлен о времени ожидания и дальнейших действиях.

Дополнительные контактные данные: Предоставление клиентам дополнительных контактных данных для срочной связи в случае неотложных вопросов или ситуаций, требующих оперативного решения.

Обучение персонала: Персонал службы бронирования должен проходить обучение по оперативной обработке запросов клиентов в нерабочее время и уметь принимать обоснованные решения.

Мониторинг запросов: Постоянный мониторинг запросов клиентов в нерабочее время с целью оперативной реакции на срочные запросы и предотвращения проблем.

Прозрачность информации: Предоставление клиентам четкой информации о времени ожидания ответа в нерабочее время и возможности обращения в другие каналы связи в случае срочных запросов.

Формирование ожиданий: Определение и формирование ожиданий клиентов относительно времени ответа на запросы в нерабочее время, чтобы предотвратить недопонимание и разочарование.

Постоянное совершенствование процессов: Постоянное совершенствование процессов обработки запросов клиентов в нерабочее время на основе анализа эффективности и обратной связи от клиентов.

Стандарт «Быстрое решение возникающих проблем и конфликтов»

Оперативная реакция: Персонал службы бронирования должен оперативно реагировать на все запросы и проблемы клиентов, стремясь предложить решение в кратчайшие сроки.

Слушание и понимание: Перед тем как предложить решение, персонал должен внимательно выслушать клиента, полностью понять его проблему или обеспокоенность.

Поиск адекватного решения: После понимания проблемы, персонал должен незамедлительно начать поиск наилучшего и адекватного решения, которое удовлетворит клиента.

Гибкость и адаптивность: Важно иметь гибкость в поиске решения, а также быть готовым адаптировать его в зависимости от обстоятельств и потребностей клиента.

Коммуникация: Персонал должен поддерживать прозрачную и эффективную коммуникацию с клиентом на протяжении всего процесса решения проблемы или конфликта.

Умение решать конфликты: Персонал должен обладать навыками урегулирования конфликтов, быть способным сохранять спокойствие и профессиональное поведение в любой ситуации.

Приоритизация: Проблемы должны быть рассмотрены и решены в порядке их поступления, с учетом их срочности и важности для клиента.

Документация: Все проблемы и их решения должны быть документированы для последующего анализа и улучшения процессов обслуживания.

Обучение персонала: Персонал службы бронирования должен регулярно проходить обучение и тренинги по улучшению навыков решения проблем и работы с клиентами.

Обратная связь: После решения проблемы важно запросить обратную связь от клиента, чтобы убедиться, что он удовлетворен полученным сервисом, и использовать эту информацию для улучшения процессов обслуживания в будущем.

Стандарт «Предоставление информации о местоположении и доступности отеля»

Детальное описание местоположения: Персонал должен предоставить клиентам полную информацию о местоположении отеля, включая адрес, ближайшие ориентиры и достопримечательности.

Удобство транспортной доступности: Информация о доступности отеля с помощью общественного транспорта или других видов транспорта должна быть предоставлена клиентам, чтобы помочь им спланировать свое перемещение.

Предоставление карт и навигационных данных: Клиентам следует предоставить карты и навигационные данные, которые помогут им легко найти отель при прибытии.

Информация о парковке: Если в отеле есть парковка, то клиентам следует предоставить информацию о доступности парковочных мест, стоимости парковки и процедуре ее использования.

Обеспечение доступности для инвалидов: Персонал должен убедиться, что клиенты с ограниченными физическими возможностями могут легко получить доступ к отелю, включая наличие подъездных путей, лифтов и специально оборудованных номеров.

Информация о ближайших объектах инфраструктуры: Клиентам следует предоставить информацию о ближайших ресторанах, магазинах, аптеках и других объектах инфраструктуры, которые могут быть полезны во время их пребывания.

Доступ к общественным услугам: Персонал должен сообщить клиентам о доступе к общественным услугам, таким как общественный транспорт, такси, аренда автомобилей и туристические экскурсии.

Описание окрестностей: Клиентам следует предоставить информацию о достопримечательностях и развлекательных заведениях в окрестностях отеля, чтобы помочь им спланировать свое время.

Онлайн-ресурсы: Персонал должен направить клиентов к онлайн-ресурсам, где они могут найти дополнительную информацию о местоположении и доступности отеля.

Доступность для связи: Клиентам следует предоставить контактные данные отеля, чтобы они могли связаться в случае возникновения вопросов или проблем с доступностью и местоположением.

Стандарт «Использование современных средств коммуникации и оборудования»

Многоканальная связь: Обеспечение доступности через различные каналы связи, такие как телефон, электронная почта, чаты в реальном времени и социальные сети, чтобы клиенты могли выбрать наиболее удобный способ связи.

Интеграция с онлайн-платформами: Гостиница должна быть представлена на популярных онлайн-платформах бронирования, чтобы обеспечить максимальную доступность и удобство для клиентов.

Автоматизированные системы бронирования: Использование современных систем бронирования, которые позволяют клиентам быстро и удобно осуществлять бронирование номеров, а также получать мгновенные подтверждения.

Виртуальные туры и видеопрезентации: Предоставление клиентам возможности ознакомиться с гостиницей через виртуальные туры и видеопрезентации, чтобы помочь им принять информированное решение о бронировании.

Мобильные приложения: Разработка мобильного приложения гостиницы, которое позволяет клиентам легко осуществлять бронирование, получать уведомления и иметь доступ к дополнительным услугам и информации.

Использование чат-ботов: Внедрение чат-ботов на веб-сайт и в мобильное приложение для автоматизации ответов на часто задаваемые вопросы и предоставления быстрой помощи клиентам.

Видеоконференции и онлайн-консультации: Предоставление возможности клиентам проводить видеоконференции или онлайн-консультации с представителями гостиницы для получения дополнительной информации или помощи.

Оборудование для видеоконференций: Обеспечение современного оборудования для видеоконференций в конференц-залах и бизнес-центрах гостиницы для удобства гостей, прибывающих по деловым вопросам.

Поддержка социальных сетей: Активное участие в социальных сетях для взаимодействия с клиентами, отвечая на их вопросы, предоставляя информацию и решая возникающие проблемы.

Обновление и поддержка: Регулярное обновление и техническая поддержка современных средств коммуникации и оборудования, чтобы обеспечить их бесперебойную работу и удовлетворение потребностей клиентов.

Стандарт «Стрессоусточивость и культура речи»

Профессионализм: Все сотрудники службы бронирования должны обладать высоким уровнем профессионализма и вежливости в общении с клиентами.

Спокойствие в стрессовых ситуациях: Персонал должен демонстрировать спокойствие и уверенность во время разговора с клиентами, даже в случае возникновения сложных и конфликтных ситуаций.

Эмпатия и понимание: Важно проявлять эмпатию и понимание к потребностям и запросам клиентов, стремясь найти наилучшее решение для удовлетворения их ожиданий.

Ясность и четкость: Персонал должен говорить четко и ясно, избегая использования сленга или неясных выражений, чтобы предотвратить недопонимание и недовольство со стороны клиентов.

Уважение к культурным различиям: Сотрудники должны уважать культурные различия клиентов и быть готовыми адаптироваться к их особенностям в общении.

Обучение культуре речи: Регулярное обучение и тренинги по культуре речи и межличностным коммуникационным навыкам помогут улучшить качество обслуживания и укрепить связь с клиентами.

Умение обработки жалоб: Персонал должен уметь адекватно и эффективно реагировать на жалобы и недовольство клиентов, стремясь найти компромиссное решение и сохранить их удовлетворенность.

Невозмутимость при нестандартных ситуациях: В случае нестандартных запросов или ситуаций, персонал должен сохранять спокойствие и гибкость, чтобы найти оптимальное решение без потери качества обслуживания.

Культура вежливости в письменной коммуникации: При общении по электронной почте или чатам в реальном времени, персонал должен соблюдать культуру вежливости и профессиональные стандарты речи.

Обратная связь и самоанализ: Важно получать обратную связь от клиентов и регулярно проводить самоанализ работы, чтобы постоянно совершенствовать навыки обслуживания и культуры речи.