– Ну и что в статье написано интересного? – спросил Ваня, когда перестал пугать сидящих вокруг людей своим истерическим хохотом.
– Что в ней написано, понятно уже из названия, – мне уже не хотелось дальше ничего рассказывать, потому что он опять начнет издеваться надо мной. И сейчас меня больше занимали мысли о содержимом моего шкафа.
– А, так вы только название на обложке прочитали? – и начал опять так громко смеяться, что напугал официантку, которая принесла нам кофе. – Кстати, ненастоящий руководитель – это самозванец, человек, который не имеет морального права занимать эту должность. Если у вас этих качеств нет, то вы, Алексей Владимирович, тоже самозванец.
Казалось, что конца его шуткам и смеху не будет никогда. Я скорчил рожицу.
– Сам пошутил, сам и посмеялся. Прекрати надо мной издеваться и цепляться к каждому моему слову! Статью я прочитал полностью. Там написано, что руководитель должен обладать такими качествами как: последовательность, дисциплинированность и пунктуальность, умение слушать. А еще там написано, что руководитель должен быть примерным образцом для своих сотрудников.
– И это вся статья? Прекрасно! Очень познавательно, Алексей Владимирович!
– Нет, это все, что я запомнил.
– А мне кажется, что коммуникабельность является одним из важных качеств для руководителя и предпринимателя. Слышали такое слово?
– Конечно. Когда говорят, что человек коммуникабелен, то это значит, что он общителен и способен к установке связей. Обычно об этом все пишут в резюме. И кому надо, и кому не надо.
– Есть такое. Помните высказывание: «не имей сто рублей, а имей сто друзей»?
– Его все знают, даже дети. И почему ты считаешь, что это так важно?
– Представьте себе, что любая проблема могла бы решиться с помощью одного телефонного звонка. Если у тебя есть знакомый человек, способный тебе помочь, то решение проблемы занимает десять минут, а если нет, то значительно дольше. Обладая огромным количеством знакомых, которые к тебе хорошо относятся, можно наладить контакты с кем угодно. Даже с президентом. Общение – это обмен информацией и опытом. Вы же не будете звонить маме, если у вас возникли проблемы с бизнесом? Или будете?
– Нет, не буду. Но позвоню друзьям, они наверняка знают ответ.
«Маме-то я опять не позвонил, а ведь обещал. Надо хотя бы сообщение вечером написать. Главное, чтобы она опять про папу не начала» – вдруг пришла мне мысль.
– Об этом и речь. Ваши знакомые могут сыграть важную роль в вашей жизни и жизни других ваших знакомых.
«Ну да, особенно папины знакомые. Если попросить у папы о помощи, то можно забыть про все свои беды. Мигом все решит».
– Где могут быть налажены эти самые связи? – решил спросить я. Не папиными же знакомствами пользоваться. Я самостоятельная личность и все должен делать сам.
– Да где угодно: на курсах, в институте, на конференциях и даже в социальных сетях. Глава города периодически проводит встречи с предпринимателями. Убедительно советую вам сходить туда и пообщаться с людьми. Послушаете интересную информацию и узнаете предпринимателей этого города. Кто-то из них – ваши конкуренты, кто-то – потенциальные клиенты. Проведите время с пользой. Не упускайте такой шанс.
– Хорошо, именно так и сделаю. Я, по правде говоря, не согласен с тобой, что важное качество для руководителя – это общительность. Есть очень хорошие руководители, которые замкнуты и не любят общение. Для них это лишнее.
– Алексей Владимирович, не буду даже спорить с вами. Есть много замечательных книг, в которых написано, что деловому человеку просто жизненно необходимо налаживать связи. Почитайте, интересно. Не исключено, что у вас изменится мнение. Кстати, у вас визитки есть?
– Нет, я не заказывал. Пока некогда этим заниматься. Я их и не использую. У меня были на прошлой работе. В ящике лежали, пылились.
– Печальный случай. Визитки обязательно должны быть, и всегда при вас. И при любом удобном случае эти визитки надо раздавать.
– Не думаю, что это необходимо. Кому надо, то найдет, как со мной связаться.
Ваня не стал со мной спорить и меня переубеждать, а просто перевел разговор совершенно на другую тему, которая была для меня более интересна и приятна. Для меня была приятна любая тема, лишь бы опять не учил жизни. Польза, безусловно, была от его советов и нравоучений, но иногда он доводил меня почти до обморочного состояния.
Где-то через час мы с Ваней распрощались, и я достал из внутреннего кармана телефон. Так и есть, целый ворох пропущенных звонков. На время разговора с Ваней я уже давно взял привычку ставить телефон в беззвучный режим, поскольку разговаривать было невозможно. Именно в этот момент про меня вспоминали все, и телефон не умолкал.
Несколько пропущенных звонков было от Катюхи. Вот и сообщение от нее: «Лешик, позвони мне, пожалуйста, я скучаю. Даже поговорить не с кем. Ты совсем забыл про меня».
Приеду домой, надо первым делом позвонить. Мне ее тоже не хватало, и я подумал об этом только сейчас. Я так погрузился в свою работу и свои переживания по этому поводу, что забыл про все на свете. Сейчас бы пригласить ее в гости и попить с ней пива, как раньше, но нас разделяли километры. Жизнь сложная штука и иногда разводит с людьми, с которыми до этого не расставался годами. Будем ли мы общаться через год? Наверно, она привыкнет, что меня нет рядом, что я вечно занят, и перестанет во мне нуждаться. Перестанет звонить и писать, а потом ей будет просто не интересно со мной общаться. Мы станем совершенно чужими людьми и будем жить каждый в своем мире. Когда встретимся, нам, наверно, даже поговорить будет не о чем. Я на всю жизнь потеряю свою верную подругу. Встречу ли я кого-то, кто будет похож на нее? Вряд ли.
Эти мысли меня ужаснули, и я решил, что обязательно буду звонить ей каждый вечер. Надо будет пригласить ее в гости. И пусть только откажется.
***
Следующие несколько недель я бегал и разрывался между делами. Ежедневно у меня был «день сурка». Я вставал, на ходу завтракал, летел в офис, крутился весь день как белка в колесе и вечером без сил падал на кровать. Хотя нет, иногда у меня оставались силы, чтобы почитать.
После прочтения книги, подаренной Ваней, у меня в голове начала складываться головоломка. Он вроде хорошо объясняет, но все слишком отрывочно и разрозненно. К сожалению, у нас мало времени и научить всему он меня не сможет. Именно это он мне и сказал при самой первой встрече.
Так вот, прочитав еще только некоторые главы, я вспомнил про свою проблему и проблему своей компании. Я должен был наладить взаимодействие между отделами, чтобы не страдали наши клиенты.
Больше всего мне понравился совет о схематическом отражении бизнес-процессов и необходимости составления из них логической цепочки действий, которая должна привести к желаемому результату. В нашем случае желаемый результат – это поставка товара в максимально короткий срок. Если процессы отразить графически на блок-схемах, то они понимаются быстрее. Так легче найти ошибки, ненужные элементы и связи между этими элементами. Проще говоря, видна вся картина целиком. Сразу понятно, куда необходимо внести изменения и что лишнее надо убрать. В тех схемах, которые были в книге, даже рассчитывалась потеря времени. Многие действия, которые совершаются в компании в течение нескольких дней и даже недель, можно сократить до нескольких часов.
Я об этом раньше даже не задумывался. Для меня было только важно, чтобы товар оказался вовремя у клиента. Про сокращение сроков поставки речи никогда и не шло. Ваня прав, иногда действительно полезно читать книги. Однако это давалось мне с трудом.
Еще мне понравился совет по рисованию этих блоков на бумаге. Я хорошо знаю компьютер и многие компьютерные программы, но с графикой у меня не сложилось. А в книге написано, что лучше взять лист А3 и самоклеящуюся бумагу для обозначения блоков. Эти блоки разместить на листе в том порядке, в котором нужно, а если надо внести изменения, то можно быстро переклеить листочек на нужное место. Этот совет помог мне сейчас и в будущем сэкономить много времени.
Значительно позже я в интернете смотрел запись одной лекции. Там преподаватель клеил на листы А3 листочки, распечатанные заранее на компьютере, малярным скотчем. Когда ему было необходимо, он просто отклеивал и приклеивал в новом месте. Вопрос в том, что блоки маленькие и не все могут понимать почерк (особенно мой, я его и сам иногда не понимаю), а так вполне все видно. Я каждый раз благодарил мысленно Ваню за его советы. Если бы не он, то неизвестно, как бы сложилась моя судьба.
Следующий совет, который я для себя выделил в книге, заключался в том, чтобы сначала описать процесс в реальном времени, а затем изобразить в состоянии, близком к идеальному. Необходимо при оптимизации не только сокращать время, но и финансовые затраты.
Надо ли говорить, что моя голова дымилась от количества идей? Я вызвал к себе всех сотрудников, которые участвуют в процессе поставки товара покупателям, начиная от менеджеров и заканчивая экспедиторами. Позвал не только руководителей отделов и управлений, но и рядовых сотрудников, потому что именно они являются конечными исполнителями и от них зависит работа компании (про это я тоже прочитал в чудо-книжке). Зала для переговоров еле хватило, пришлось приносить дополнительные стулья.
На большом экране я вывел изображение блок-схемы процесса поставки товара, который я нашел ранее в Интернете и мне показался он подходящим для нашей компании. В книге я прочитал, что люди должны понимать, что от них требуется. Представив наглядное изображение того результата, который хочу получить, я как нельзя лучше донесу до сотрудников свое видение выполненного поручения. Помимо этого, я раздал всем эти схемы в распечатанном виде, чтобы никто ничего не забыл. На листке так же коротко было написано само поручение о необходимости подготовки аналогичной блок-схемы каждым подразделением, но таких схем должно было быть две: одна отражает текущее состояние, а вторая – процесс в идеале. Затем на каждой блок-схеме должны быть определены сроки каждого действия и, соответственно, общий срок всего процесса. От каждого подразделения необходимо было назначить ответственного сотрудника, который будет заниматься этим проектом от своего отдела, вносить предложения и участвовать в совещаниях. Общим голосованием был выбран руководитель проекта.
Я был доволен собой. Еще немного, и у меня будет самая лучшая компания в городе, а потом и в области. Я-то думал, что наладить работу невозможно. И вот результат. И это всего от одной книги, а Ваня говорил, что одна книга не может принести успеха. Надо рассказать ему, как он ошибался. Я был так впечатлен своими успехами. Все получилось так ловко.
Почти каждый день я представлял себя собственником белоснежной яхты с огромным бассейном. Вот я плыву с красоткой по морю недалеко от берегов Греции, рядом плавают дельфины, летают чайки и ярко светит солнце. Вечером мы пьем шампанское и едим мидии. У меня лучший повар на острове. И все это я могу себе позволить, потому что у меня крупный холдинг с многомиллиардным оборотом. Я так живо себе представлял это, что фактически уже поверил, что это правда. Не знаю, как долго я витал в облаках и рисовал свое шикарное будущее, но произошло нечто, что вернуло меня в суровую действительность.
В один из дней – в какой конкретно, не помню, они слились у меня уже в один – мне принесли на подпись несколько договоров по закупкам, включая оборудование, канцелярские товары и питьевую воду. Первым попался на глаза договор поставки воды. Сначала было все вроде бы нормально. Договор составлен юридически грамотно, что меня очень обрадовало. Стоимость поставляемой воды тоже была на первый взгляд приемлемой, пока я не обратил внимания на спецификацию к договору и не увидел количество бутылок и стоимость за одну единицу. Если бы я не заказывал именно эту воду себе домой, я бы даже не задавал лишних вопросов и подписал без всяких замечаний. Но получалось, что вода для компании обходилась в три раза дороже, чем заказывал я для себя. Если мы постоянные покупатели и покупаем воду в больших количествах, то компании, наоборот, должны предоставляться скидки. И в итоге вода должна стоить дешевле. Затем я обратил внимание на доставку. Цифра меня ошеломила. Недолго думая, я зашел на сайт продавца и посмотрел, сколько стоит эта вода и доставка. Как я и предполагал, вода стоила намного дешевле при заказе в больших количествах и доставка у них бесплатная независимо от количества товара и того, кто ее покупает. Стоит отметить, что и при заказе одной единицы вода стоила ненамного дороже, чем при заказе в больших количествах.
Уже зная ответ на свой вопрос, я посмотрел в Интернете стоимость оборудования, которое мы собирались закупать. Как я и предполагал, стоимость также была завышена. Разница между тем, за сколько мы продаем и за сколько покупаем, была мизерной. Мы работали себе в убыток.
На изучение стоимости канцелярских товаров я даже не стал тратить время, и так было все понятно. Я перелистал все документы и не нашел ни одного листочка, где бы указывался исполнитель этого документа, а также не нашел виз юристов, финансистов и бухгалтеров.
Поочередно обзвонив юристов, финансистов и бухгалтеров, я выяснил, что с ними договоры не согласовывались и, более того, такой практики в компании нет и никогда не было. Они поднимали этот вопрос при прежнем руководителе, но он сказал, что все решения принимает самостоятельно. Бухгалтерия видела документы только когда получала первичные документы, оплата производилась тоже по распоряжению генерального директора без каких-либо документов. Менеджер приносил реквизиты, и больше ничего. Единственное, чего удалось добиться, так это разработки типового контракта, потому что ранее постоянно возникали юридические проблемы. Юристы сказали, что они видят договоры, только если дело поступает в суд. А такое бывает довольно часто.
Никто мне не смог сказать, как учитывается потребность компании в том или ином товаре. Я позвонил начальнику склада и выяснил, что воду уже несколько раз заказывают еще задолго до того, как она заканчивается. На складе полно нетронутых бутылок, и они занимают слишком много места. Но так как их больше негде хранить, для их хранения выделили угол на складе.
Я вызвал к себе Марину и, поставив секундомер, ожидал ее. Она зашла ровно через сто двадцать секунд, то есть две минуты. Идти до моего кабинета, даже не спеша, можно секунд за десять, ну плюс еще пару секунд на то, чтобы встать из-за стола. Ничего не меняется.
– Марина, скажи мне, пожалуйста, кто принес на подпись эти документы?
– Не помню, Алексей Владимирович.
– Как так?
– Ну я же вам отдала их, ничего не потеряла. Принесли, значит, так надо, подпишете, так они сами придут и заберут. Зачем мне это знать?
– Катастрофа. Короче так. Я их не подписал и подписывать не собираюсь. Бери листочек и записывай. Без листа согласования с указанием фамилии, имени, отчества исполнителя, а также без подписей юристов, финансистов и бухгалтеров ты мне на подпись документы не принимаешь и не отдаешь. Ты записала?
– Нет еще. Кого подписи нужны?
– Юристов, финансистов и бухгалтеров. А, и еще запиши: а также подписи начальника того подразделения, для которого производится закупка. И запомни: если мне попадет хотя бы один договор без подписей и исполнителя, останешься без премии.
– Могу напомнить, что вы меня уже лишили премии.
– Зато я тебя еще не уволил, а желание очень большое.
Я опять набрал бухгалтерию и попросил главного бухгалтера сделать мне все договоры по закупкам за последний год в максимально короткие сроки, сделать расчет сумм по оплате оборудования и воды. Остальное я посмотрю позже. Наверно, все, кроме коммунальных услуг, компания оплачивала по завышенным ценам.
Часа через два, документы уже лежали у меня на столе и вызвали у меня бурный восторг. Сотрудники бухгалтерии отлично выполнили поручение. Все договоры были разложены по пачкам в зависимости от того, что закупалось. Сверху был прикреплен листочек, на котором была нарисована табличка, правда от руки, с указанием номера договора, вида товара, количества товара и цены за единицу.
На отдельном листочке была сделана небольшая справка, сколько всего договоров было заключено и на какую сумму, и сделана разбивка по товарам. Так я узнал, что мы потратили на оборудование огромные суммы, а количеством этого оборудования можно было обеспечить, наверно, весь город. Но мы столько не продали, это точно. Я смотрел документы, когда впервые сел за свое кресло. Первое, что я сделал, это посмотрел количество продаж и был в шоке от тех цифр, которые мне дали. Для маленькой компании такой объем, может, и нормальный, но не для этой. Есть два варианта. Либо это оборудование еще пылится на складе, либо его там уже давно нет.
Внутренне я был рад, что смог обнаружить все это. Но мои радость и восторг от такой находки были однобоки, поскольку периодически мне становилось очень грустно. Как говорят, было бы смешно, если б не было так грустно. Случай помог мне выявить колоссальные траты денег компании, которые надлежало прекратить немедленно. Если бы я просто подписал эти бумаги, то стал бы автоматически соучастником этого преступления. С другой стороны, я расстраивался самому факту наличия таких обстоятельств и ругал себя, что я не провел анализ и не оценил происходящее в компании сразу. Я должен был сразу проверить работу всех подразделений.
Я вызвал к себе начальника финансового отдела.
Мы с ним долго беседовали на финансовые вопросы, я расспрашивал, как они считают бюджет, как его проверяют, составляют ли заранее график закупок, считают ли они себестоимость и каким образом определяются цены на оборудование. Почему мы закупаем оборудование по одной цене, а продаем всего на десять процентов дороже? Есть ли в этом какой-то экономический смысл?
Этот дядечка пятидесяти лет долго объяснял мне основы экономики и экономического анализа, так тщательно употребляя разные термины, что я, имея экономическое образование, окончательно запутался. Точнее, я периодически понимал, что он говорил. Но на свои вопросы я так и не получил ни одного ответа. Меня он этим раздражал. Я, не получив ответа, спрашивал еще раз, и опять он объяснял, и опять я не находил ответа на свой вопрос. В итоге я просил его записать все мои вопросы и ответить на них в письменном виде. Мне требовались четкие ответы с указанием фактов и цифр.
Когда он вышел из моего кабинета, у меня было крайне неприятное чувство. Он него исходила какая-то жуткая энергетика. Вроде и дядька приятной наружности, но что-то в нем было отталкивающее. Возможно потому, что он каждый раз странно и с подозрением на меня смотрел.
Я позвонил главному бухгалтеру и попросил высказать свое мнение по данному субъекту, стоит ли ему доверять и нужен ли он вообще компании. На что получил ответ, что начальник финансового отдела немного странноват, но он свое дело знает. Надо просто ставить ему задачи, а так он не занимался фактически тем, чем должен был, а решал отдельные вопросы, поставленные прошлым руководителем.
Раз профессионал в своем деле, то надо его терпеть и относиться с уважением.
Ровно через три часа ко мне в кабинет буквально ворвался начальник отдела сбыта, у него были в подчинении и менеджеры по продажам и менеджеры по закупкам. Когда еще я изучал штатное расписание, я обратил внимание на этот странный факт. Но руки никак не доходили все исправить.
Я оторвал глаза от документов и посмотрел на него. Честно говоря, я надеялся, что кто-то из менеджеров ко мне придет. Мне надо было прояснить ситуацию, но с психологической точки зрения я предполагал: будет лучше, если менеджер придет сам, а не я его вызову к себе. Ко мне явился не просто обычный менеджер, а их начальник. Про себя я его называл «главный менеджер».
– Я вас к себе не вызывал. Дверь закройте, пожалуйста, с другой стороны. И потом вам не говорили, что без стука входить неэтично?
– Алексей Владимирович, почему вы не подписали мои контракты? В них ничего нет такого существенного. Они стандартные, – оставил он мои слова без всякого внимания.
– Вы полагаете, что я должен перед вами отчитываться?
– Как вы не понимаете? Если я сейчас не закажу оборудование, то работа остановится. Люди останутся без воды.
– И ручки придется покупать самостоятельно, – съязвил я.
– Вы не понимаете всю серьезность положения, Алексей Владимирович, – сказал он, покачивая головой.
– Я? Я очень даже понимаю всю серьезность положения, а вот ты, пожалуй, нет. – Я перешел резко на «ты». Вообще, учитывая всю серьезность нашего положения, мне очень хотелось придать его лицу приятный оттенок темно-синего цвета. Проще говоря, съездить пару раз по его роже. Но я держался. Еще не хватало генеральному директору руки распускать. Хотя очень уж хочется.
– Что вы имеете в виду? – спросил он, недоумевая. Я своим поведением поставил его в тупик.
– А ты присаживайся, и мы поговорим с тобой. Смотри, сейчас я тебе нарисую одну картинку интересную. На несколько миллионов рублей, ну или на несколько лет колонии строгого режима. Там сам выбирай, что тебе больше нравится.
Главный менеджер при упоминании о миллионах и колонии явно занервничал. Он сидел на стуле как на раскаленных углях. Вся его наглость прошла, он осунулся, но продолжал меня слушать.
– А картинка такова: вот этот кружочек – это стоимость воды, которую ты указал в договоре. Этот кружочек – это реальная стоимость этой воды за единицу товара у этого поставщика. И не надо на меня так смотреть, я все проверил. А теперь сюрприз: минусуем циферки и умножаем на количество заказанного тобой товара. Разницу чуешь? А теперь к этой сумме прибавим доставку, которая у этого поставщика бесплатно. В этом тоже можешь не сомневаться, я это тоже выяснил. Сумма небольшая, да, получилась? Маловато? Ну, ничего, я расскажу тебе один маленький секрет: я запросил у бухгалтерии сведения обо всех контрактах, которые вами заключались. И все суммы вывел. За три года неплохая сумма вышла, – это я, конечно, приукрасил, потому что проверял только последний год. Но он же об этом не знает и даже не догадывается. – А еще я звонил на склад, и мне сказали, что той воды, что ты заказал, хватит ровно на два года вперед. А про оборудование я вообще молчу. Это я тебе только цифры про воду привел. Дальше продолжать? Мне интересно, а на что ты ее потратил? Машину купил или квартиру?
– Ваши обвинения ничем не подтверждаются. И вы не имеете никакого права меня обвинять. Я свои права знаю.
– А я этого и не делал, уважаемый. Я дал пищу для размышлений. У тебя ровно неделя, чтобы принять верное и единственно правильное решение. Документы у меня все лежат, и ничего не мешает мне отдать их для возбуждения уголовного дела. Теперь иди и поговори со своими коллегами, которые в этом участвовали. И помни, ровно неделя, чтобы мне рассказать все.
Он вышел из кабинета, даже не прикрыв дверь. Я думаю, он прекрасно понял, что я не шутил и у меня достаточно оснований и доказательств, чтобы их всем отделом отправить за решетку. Документы я убрал со стола в тумбочку, пусть пока там полежат.
– Марина, – заорал я.
– Что? – прибежала она почти сразу.
– Дверь закрой с той стороны, пожалуйста. И молодец, бегаешь уже быстро! Еще раз пустишь в кабинет кого-то без моего разрешения, получишь по шапке, – выдавил я из себя злобную улыбку. – Понятно?
– Понятно, – сказала она и громко захлопнула дверь.
«Я только пришел в компанию, а уже все меня ненавидят» – сказал я, покачал головой, а потом вдруг улыбнулся.
Об обнаруженных фактах я рассказал Ивану вечером за ужином и честно рассчитывал на похвалу, но вместо этого Иван отметил мои недоработки.
– Просто отлично. Но есть уточняющий вопрос.
– Какой?
– А вы все выводы сделали, какие должны были сделать из этой ситуации? Вас все устраивает?
– Мне кажется, я сделал все, что мог. Конечно, мы проработаем вопрос с юристами, как можно взыскать суммы переплат с компаний, которым мы платили все это время.
– Я не об этом. Вам не приходила в голову мысль об инвентаризации?
– Инвентаризации чего?
– Оборудования, которое находится на складе. Я бы это сделал первым делом после того, как узнал, что творят менеджеры. Вы уверены, что весь заказанный товар на складе? Был ли он в действительности поставлен?
– Да я уже и сам думал о том, что товара этого нет. Ты тоже думаешь, там может быть недостача? Они же его по двойной цене покупали. Было бы слишком нагло, если они его еще и недовезли до компании.
– А я уверен, что ничего не мешало им это сделать. В любом случае инвентаризация нужна.
– И почему мне это сразу в голову не пришло? О том, что товара может и не быть на складе, я подумал, но про инвентаризацию даже и мысли не было.
